Làm thế nào để viết thư khiển trách cho hiệu suất nhân viên
Thư khiển trách là một thành phần quan trọng trong tài liệu về vấn đề hiệu suất của nhân viên đối với nhân viên và chủ nhân.
Viết thư khiển trách rõ ràng và cụ thể nêu rõ hiệu suất phải cải thiện và hậu quả nếu việc thực hiện không cải thiện.
Thư khiển trách thường tuân theo lời huấn luyện bằng lời của người giám sát. Chúng thường được bắt đầu bằng cách điều chỉnh bằng lời nói cho nhân viên, được gọi là cảnh báo bằng lời nói hoặc cảnh báo bằng lời nói chính thức, về vấn đề hiệu suất hoặc các vấn đề về hiệu suất liên quan.
Tùy thuộc vào sự tức thời và mức độ nghiêm trọng của vấn đề hiệu suất, tuy nhiên, thư khiển trách có thể bắt đầu thảo luận về hiệu suất, nhưng điều này là không bình thường.
Các thành phần của thư khiển trách
Các bức thư khiển trách hiệu quả có những thành phần này.
- Một tuyên bố rõ ràng về vấn đề hoặc vấn đề hiệu suất mà nhân viên phải cải thiện.
- Bức thư khiển trách có thể liệt kê một số ví dụ về cách thức mà nhân viên có thể thay đổi hiệu suất của mình để tuân thủ các kỳ vọng về hiệu suất . (Điều này cung cấp cho nhân viên một hình ảnh được chia sẻ hoặc ý nghĩa được chia sẻ xung quanh kỳ vọng của người giám sát.)
- Tác động của việc không thực hiện đến thành công của nhân viên và của tổ chức. (Làm thế nào sự thất bại để thực hiện là có tác động tiêu cực tại nơi làm việc.)
- Nếu có liên quan, một mốc thời gian trong đó hiệu suất của nhân viên phải cải thiện.
- Nếu có liên quan, ngày đến hạn hoặc ngày kết thúc vào thời điểm đó, người giám sát sẽ đánh giá lại hiệu suất của nhân viên.
- Một tuyên bố rõ ràng về hậu quả mà một nhân viên có thể mong đợi nếu hiệu suất của họ không cải thiện như được mô tả trong thư khiển trách.
- Chữ ký của người giám sát hoặc người quản lý của nhân viên.
- Chữ ký của nhân viên có hiệu suất là trọng tâm của bức thư khiển trách. Bức thư nói chung có chứa một tuyên bố rằng chữ ký của nhân viên đại diện cho họ đã nhận được thư, không nhất thiết là họ đồng ý với nội dung của nó.
- Một cơ hội cho nhân viên phản đối, bằng văn bản, với nội dung của thư khiển trách. Nhân viên có thể đồng ý, không đồng ý, thể hiện sự tương phản, v.v. Các bác bỏ được viết bởi người lao động được đính kèm với các chữ cái ban đầu của sự khiển trách.
Sau đây là hai ví dụ về các bức thư chính thức khiển trách. Sử dụng chúng khi bạn phát triển các chữ cái khiển trách của riêng bạn.
Mẫu thư khiển trách
Đến:
Từ:
Ngày:
Re: Thư khiển trách
Đây là một bức thư chính thức khiển trách để thông báo cho bạn rằng hiệu suất của bạn không đáp ứng mức đóng góp dự kiến. Trong công việc của bạn như là một chuyên gia kỹ thuật hỗ trợ khách hàng, kỳ vọng công việc được phát triển bởi toàn bộ nhóm chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật và người quản lý của họ. Điều này có nghĩa rằng chúng là tiêu chuẩn được chấp nhận cho từng hoạt động của chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật.
Bạn không thực hiện được theo các cách sau.
- Số lượng khách hàng mà bạn phục vụ trong một tuần thấp hơn 30% so với tiêu chuẩn mà các chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật còn lại đang họp.
- Mức độ khó khăn của các vấn đề bạn chọn để đáp ứng là thấp hơn 40% so với tiêu chuẩn mà phần còn lại của nhân viên đang đạt được.
- Khoảng thời gian mà khách hàng chi tiêu trên điện thoại với bạn vượt quá phần còn lại của nhân viên 25%.
Như bạn thấy, trong ba số đo hiệu suất quan trọng nhất cho công việc của bạn, bạn không thành công. Người giám sát của bạn đã nói chuyện với bạn nhiều lần và bạn đã được đào tạo thêm. Do đó, chúng tôi tin rằng bạn không sẵn sàng thực hiện. Điều này ảnh hưởng xấu đến khối lượng công việc của các nhân viên công nghệ còn lại.
Chúng ta cần thấy sự cải thiện ngay lập tức trong cả ba lĩnh vực thực hiện hoặc hành động kỷ luật bổ sung cho đến và bao gồm việc chấm dứt việc làm sẽ xảy ra.
Chúng tôi tin rằng bạn có khả năng cải thiện. Chúng ta cần thấy sự cải thiện ngay lập tức.
George Peterson
Giám sát viên
Marian Demark
quản lý nguồn nhân lực
Thư Tái Chế Mẫu Thứ Hai
Đến:
Từ:
Ngày:
Re: Thư khiển trách
Mục đích của lá thư khiển trách này là để thông báo cho bạn một cách chính thức rằng sự tham dự của bạn ảnh hưởng xấu đến khả năng hoàn thành công việc của bạn. Trong khi trả lương, các nhân viên được miễn không bắt buộc phải làm việc theo giờ cụ thể, một tuần làm việc bốn mươi giờ là tiêu chuẩn và được mong đợi.
Bạn đã không xuất hiện để làm việc ít nhất một ngày một tuần kể từ khi bắt đầu công việc mới của bạn và chỉ làm việc ba mươi hai giờ một tuần. Người quản lý của bạn đã thông báo cho bạn về tính sẵn có của thời gian FMLA cho các vấn đề y tế cá nhân hoặc gia đình. Anh ta cũng hỏi bạn có cần chỗ ở để bạn có thể thực hiện công việc của bạn một cách hiệu quả không.
Ông đã gợi ý rằng bạn nên đến phòng Nhân sự để thảo luận những vấn đề này và sự tham dự của bạn. Bạn đã từ chối cả ba cơ hội mà chúng tôi cung cấp để giúp bạn cải thiện hiệu suất kém này.
Thực tế là bạn không thể thực hiện công việc của bạn trong chưa đầy bốn mươi giờ. Bạn đang thiếu thời hạn cho nhiệm vụ công việc của bạn và độ trễ của bạn là ảnh hưởng xấu đến công việc của các đồng nghiệp tiếp thị bộ phận của bạn. Họ đang thiếu thời hạn của họ như là kết quả của sự thất bại của bạn để thực hiện.
Ngoài ra, công việc chưa hoàn thành của bạn khi được giao cho đồng nghiệp của bạn đang khiến khối lượng công việc của họ bị quá tải vì họ đã có công việc cần 40 giờ làm việc một tuần. Điều này là không công bằng và chúng tôi sẽ không chịu đựng những tác động tiêu cực này đối với nơi làm việc bắt đầu từ bây giờ.
Chúng tôi cần thấy sự cải thiện ngay lập tức trong sự tham gia của bạn hoặc chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn . Điều này có nghĩa là bạn phải tham dự công việc năm ngày một tuần. Nếu bạn không tham dự công việc năm ngày một tuần, bạn không thể đáp ứng các mục tiêu mà bạn đã được tuyển dụng.
Chính sách trả lương tiêu chuẩn của chúng tôi cung cấp cho bạn sáu ngày bị ốm và hai ngày nghỉ phép cá nhân mà bạn phải sử dụng trong suốt một năm. Bạn phải đăng ký trước ngày nghỉ .
Bạn đã sử dụng bốn ngày bệnh của bạn và tất cả các ngày cá nhân của bạn với sự vắng mặt hiện tại của bạn. Chúng tôi không có kế hoạch để dành nhiều thời gian cho bạn. Điều này khiến bạn chỉ có hai ngày bị bệnh và thời gian nghỉ có lương của bạn mà bạn phải yêu cầu trước.
Nếu bạn vắng mặt vượt quá thời gian trả lương hiện có của bạn, chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng bạn hiểu bạn gần như mất việc làm như thế nào. Bạn sẽ không nhận được cảnh báo nào nữa.
Trân trọng,
Mary Wilmont, Quản lý
Thomas Credence, Giám đốc Nhân sự
Xem xác nhận mẫu về biên lai để được hướng dẫn cách một nhân viên nhận được một khiển trách có quyền trả lời.
Mẫu thư khiển trách
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.