Xem Chính sách email và Internet mẫu mà bạn có thể sử dụng với nhân viên của mình
Với hơn 85% người dân Hoa Kỳ truy cập mạng xã hội, hướng dẫn về những gì nhân viên có thể nói và chia sẻ đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Nhân viên không quan tâm đến hướng dẫn bởi vì họ không muốn hành động không thích hợp và vượt qua một dòng mà họ không biết tồn tại. Vì vậy, sự phát triển của một chính sách hợp lý, dễ hiểu, hợp lý được khuyến khích mạnh mẽ.
Miễn là các hướng dẫn không quá mức hoặc quá hạn chế quyền của nhân viên, khi họ xác định chúng, chính sách của bạn sẽ cung cấp hướng đi rõ ràng cho nhân viên . Một ví dụ về một chính sách quá hạn chế có thể bao gồm các quy tắc như nhân viên không bao giờ có thể thảo luận về công việc trực tuyến.
Ví dụ thứ hai là cấm nhân viên xuất bản hình ảnh của chính họ với đồng nghiệp trưởng thành của họ tại sự kiện công việc. (Xuất bản hình ảnh của con cái của họ là mạnh mẽ khuyến khích.)
Bạn có thể xem xét việc sử dụng chính sách email và internet mẫu này để cung cấp hướng dẫn cho nhân viên của bạn về việc sử dụng phù hợp trong công việc là gì. Thích ứng với nó, tất nhiên, để phù hợp với nhu cầu của văn hóa của bạn và môi trường bạn muốn cung cấp cho nhân viên tại nơi làm việc.
Chính sách email và Internet mẫu cho nhân viên
Việc sử dụng thư thoại, email và internet được gán cho máy tính của nhân viên hoặc tiện ích mở rộng điện thoại chỉ nhằm mục đích tiến hành kinh doanh của Công ty. Một số trách nhiệm công việc tại Công ty yêu cầu truy cập Internet và sử dụng phần mềm ngoài bộ sản phẩm Microsoft Office.
Chỉ những người được ủy quyền thích hợp, cho mục đích Công ty mới có thể sử dụng Internet để truy cập và tải xuống phần mềm bổ sung. Sự ủy quyền này nói chung là độc quyền đối với các quyết định mà bộ phận CNTT kết hợp với Nhân sự.
Thủ tục truy cập phần mềm
Phần mềm cần thiết, ngoài bộ sản phẩm Microsoft Office, phải được người quản lý của bạn ủy quyền và được bộ phận CNTT tải xuống. Nếu bạn cần quyền truy cập vào phần mềm hoặc trang web, không phải hiện tại trên mạng Công ty, hãy trao đổi với người quản lý của bạn và tham khảo ý kiến của bộ phận CNTT để giải thích bạn sẽ nhận được lợi nhuận nào từ sản phẩm.
Tất cả các yêu cầu hợp lý không được coi là rủi ro mạng sẽ được xem xét cho bạn và các nhân viên khác. Mục đích của chính sách này không nhằm hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào các sản phẩm sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn. Mục đích là để giảm thiểu rủi ro cho mạng của tổ chức.
Công ty sở hữu thiết bị
Mọi thiết bị hoặc máy tính bao gồm, nhưng không giới hạn, điện thoại bàn, điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, máy tính để bàn và iPad mà Công ty cung cấp cho bạn sử dụng, chỉ nên được sử dụng cho doanh nghiệp của Công ty. Hãy nhớ rằng Công ty sở hữu các thiết bị và thông tin trong các thiết bị này.
Nếu bạn rời Công ty vì bất kỳ lý do gì , Công ty sẽ yêu cầu bạn trả lại thiết bị vào ngày làm việc cuối cùng của bạn.
Bạn có thể sử dụng các thiết bị điện tử cá nhân không được kết nối với mạng Công ty để truy cập bất kỳ trang web internet thích hợp nào trong giờ nghỉ và bữa trưa.
Sử dụng Internet
Sử dụng Internet, vào thời gian Công ty, sử dụng các thiết bị do công ty sở hữu được kết nối với mạng Công ty, chỉ được phép thực hiện công việc của Công ty. Việc sử dụng Internet mang đến khả năng vi phạm bảo mật thông tin bí mật của Công ty.
Việc sử dụng Internet cũng tạo ra khả năng gây ô nhiễm cho hệ thống của chúng tôi thông qua vi-rút hoặc phần mềm gián điệp. Phần mềm gián điệp cho phép những người không được phép, bên ngoài Công ty, có thể truy cập vào mật khẩu Công ty và các thông tin bí mật khác.
Việc loại bỏ các chương trình như vậy từ mạng Công ty đòi hỏi nhân viên CNTT phải đầu tư thời gian và sự chú ý tốt hơn để tạo ra tiến bộ công nghệ.
Vì lý do này, và để đảm bảo việc sử dụng thời gian làm việc phù hợp cho công việc, chúng tôi yêu cầu nhân viên hạn chế sử dụng Internet.
Ngoài ra, trong mọi trường hợp, công ty có thể sở hữu máy tính hoặc thiết bị điện tử khác, bao gồm thiết bị do nhân viên sở hữu, được sử dụng trong thời gian Công ty tại nơi làm việc để có được, xem hoặc truy cập bất kỳ nội dung khiêu dâm hoặc không liên quan đến kinh doanh trang web internet. Làm như vậy có thể dẫn đến hành động kỷ luật lên đến và bao gồm chấm dứt việc làm .
Truyền thông xã hội
Chủ lao động của bạn hiểu rằng một phần của những gì bạn làm trong truyền thông xã hội là tiếp cận cộng đồng để tuyển dụng nhân viên mới và nâng cao thương hiệu của Công ty chúng tôi. Nhiều nhân viên có trách nhiệm truyền thông xã hội trong mô tả công việc của họ bao gồm các nhà tiếp thị truyền thông xã hội, hỗ trợ kỹ thuật và nhà tuyển dụng .
Chủ nhân của bạn cũng hiểu rằng mối quan hệ của nhân viên của chúng tôi với một thế giới trực tuyến mà bạn dành nhiều thời gian trong 24/7 có thể dẫn đến việc làm mờ thời gian làm việc và thời gian làm việc. Chúng tôi đặc biệt khuyến khích bạn giới hạn việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cho nội dung liên quan đến công việc và tiếp cận cộng đồng trong giờ làm việc.
Ngoài ra, bạn bị cấm chia sẻ bất kỳ thông tin bí mật hoặc được bảo vệ thuộc về hoặc là về Công ty. Bạn được khuyến khích không nên chia sẻ thông tin về sự gian lận để đặt Công ty hoặc đồng nghiệp của bạn trong một ánh sáng không thuận lợi.
Danh tiếng và thương hiệu của Công ty cần được bảo vệ bởi tất cả nhân viên. Cuộc sống và hành động của đồng nghiệp của bạn sẽ không bao giờ được chia sẻ trực tuyến. Xin lưu ý các ưu tiên của các nhân viên là cha mẹ trước khi bạn sử dụng tên của con mình trực tuyến.
Trong phương tiện truyền thông xã hội tham gia từ các thiết bị làm việc hoặc trong giờ làm việc, nội dung truyền thông xã hội phân biệt đối xử với mọi phân loại được bảo vệ bao gồm tuổi tác , chủng tộc, màu da, tôn giáo , giới tính, nguồn gốc quốc gia, khuyết tật hoặc thông tin di truyền bị cấm.
Chính sách của công ty chúng tôi cũng công nhận sở thích và trọng lượng tình dục là đủ điều kiện để bảo vệ phân biệt đối xử. Bất kỳ nhân viên nào tham gia truyền thông xã hội, những người vi phạm chính sách này sẽ bị xử lý theo chính sách quấy rối Công ty.
Sử dụng email tại công ty
Email cũng chỉ được sử dụng cho doanh nghiệp của Công ty. Thông tin mật của công ty không được chia sẻ bên ngoài Công ty, mà không được phép, bất cứ lúc nào. Bạn cũng không được tiến hành kinh doanh cá nhân bằng cách sử dụng máy tính hoặc email của Công ty.
Cũng xin lưu ý điều này, cũng như khi bạn cân nhắc chuyển tiếp email không phải doanh nghiệp đến cộng sự, gia đình hoặc bạn bè. Các email liên quan đến doanh nghiệp không lãng phí thời gian và sự chú ý của công ty.
Xem nội dung khiêu dâm hoặc gửi truyện cười hoặc truyện khiêu dâm qua email, được coi là quấy rối tình dục và sẽ được giải quyết theo chính sách quấy rối tình dục của chúng tôi. Việc chấm dứt ngay lập tức là hành động kỷ luật thường xuyên nhất mà Công ty có thể thực hiện trong những trường hợp này.
Email phân biệt đối xử
Bất kỳ nội dung email nào phân biệt đối xử với bất kỳ phân loại được bảo vệ nào bao gồm tuổi tác, chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, khuyết tật hoặc thông tin di truyền đều bị cấm. Chính sách của công ty chúng tôi cũng công nhận sở thích và trọng lượng tình dục là đủ điều kiện để bảo vệ phân biệt đối xử. Bất kỳ nhân viên nào gửi email vi phạm chính sách này sẽ bị xử lý theo chính sách quấy rối.
Những email này bị cấm tại Công ty. Việc gửi hoặc chuyển tiếp email phi kinh doanh sẽ dẫn đến hành động kỷ luật có thể dẫn đến chấm dứt việc làm .
Công ty sở hữu Email của nhân viên
Hãy nhớ rằng Công ty sở hữu bất kỳ thông tin liên lạc nào được gửi qua email hoặc được lưu trữ trên thiết bị của công ty. Quản lý và nhân viên được ủy quyền khác có quyền truy cập bất kỳ tài liệu nào trong email của bạn hoặc trên máy tính của bạn bất kỳ lúc nào. Vui lòng không xem xét giao tiếp, lưu trữ hoặc truy cập điện tử của bạn là riêng tư nếu nó được tạo hoặc lưu trữ trên các hệ thống làm việc.
Nếu bạn cần thêm thông tin về ý nghĩa của bất kỳ thông tin liên lạc nào, vui lòng liên hệ với người quản lý của bạn hoặc nhân viên Nhân sự để được giải thích.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý , hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.