Mẫu I-9 là gì?
Người sử dụng lao động được yêu cầu phải xác minh danh tính và đủ điều kiện để làm việc cho tất cả nhân viên mới. Một Mẫu Đơn Đủ Điều Kiện Việc Làm (I-9) là một mẫu được tạo ra bởi khu vực Dịch Vụ Công Dân và Di Trú Hoa Kỳ (USCIS) của Bộ An Sinh Nội Địa (DHS) phải được hoàn tất cho mỗi nhân viên được thuê tại Hoa Kỳ.
Biểu mẫu I-9 được sử dụng để xác minh danh tính của nhân viên và để xác định rằng họ có đủ điều kiện để bắt đầu làm việc cho công ty hay không. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản I-9 mới nhất, biểu mẫu đã được sửa đổi có hiệu lực từ ngày 17 tháng 7 năm 2017.
Khi các Biểu mẫu đủ điều kiện tuyển dụng được hoàn tất
Mẫu Đơn Đủ Điều Kiện Việc Làm (I-9) phải được hoàn thành cho tất cả các nhân viên mới . Chủ sử dụng lao động phải xác minh tính đủ điều kiện tuyển dụng và các giấy tờ nhận dạng do nhân viên trình bày và ghi lại thông tin tài liệu trên mẫu đơn I-9 trong vòng ba ngày làm việc.
Nếu một chủ nhân không hoàn thành và duy trì các mẫu đơn I-9 cho mỗi lần thuê mới, họ có thể bị phạt tiền hoặc các chi nhánh pháp lý khác của Bộ Lao Động. Nhân viên phải cung cấp tài liệu để hỗ trợ yêu cầu của họ và chứng minh họ có quyền làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ
Ngoài ra, nhân viên phải xuất trình các tài liệu gốc, không phải sao chụp.
Ngoại lệ duy nhất là nhân viên có thể xuất trình bản sao giấy khai sinh có chứng thực.
Trên mẫu đơn, chủ sử dụng lao động phải xác minh tính đủ điều kiện tuyển dụng và các giấy tờ nhận dạng do nhân viên trình bày và ghi lại thông tin tài liệu trên mẫu đơn I-9.
Bối cảnh về Pháp luật
Đạo luật Cải cách và Kiểm soát Nhập cư năm 1986 (IRCA) coi người sử dụng lao động Mỹ chịu trách nhiệm pháp lý về việc xác minh đủ điều kiện làm việc cần thiết cho tất cả nhân viên mới.
Phần đầu tiên của mẫu đơn I-9 sẽ được nhân viên hoàn thành, và chủ nhân phải hoàn thành phần thứ hai trong vòng ba ngày kể từ ngày bắt đầu của nhân viên. Trong khi mẫu I-9 không bắt buộc đối với tình nguyện viên hoặc nhân viên hợp đồng, công dân nước ngoài về thị thực việc làm được yêu cầu điền vào mẫu đơn để cho biết tình trạng pháp lý của họ tại Hoa Kỳ.
Nếu một nhân viên không thể đọc hoặc viết bằng tiếng Anh, biểu mẫu này cho phép người phiên dịch hoặc người chuẩn bị hợp pháp điền vào mẫu thay mặt cho nhân viên. Kể từ tháng 10 năm 2004, quy trình xác minh I-9 có thể được hoàn thành bằng điện tử.
Tài liệu cần thiết để chứng minh đủ điều kiện làm việc
Ngoài thông tin cá nhân cơ bản của bạn, khi bạn điền vào Mẫu đơn I-9, bạn cần phải cung cấp một tài liệu xác minh danh tính của bạn và điều kiện làm việc của bạn tại Hoa Kỳ . Tài liệu này thường bao gồm một số loại giấy tờ tùy thân có ảnh và xác nhận tư cách pháp lý trong nước để kiểm tra chéo tính đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ.
Tài liệu I-9 được chấp nhận
Có ba loại tài liệu mà bạn được phép gửi. Nhân viên được yêu cầu trình bày một trong các tài liệu từ Danh mục A hoặc một trong các tài liệu từ Danh mục B và một trong các tài liệu từ Danh mục C.
Danh sách A (Các tài liệu thiết lập cả danh tính và điều kiện làm việc)
- Hộ chiếu Hoa Kỳ
- Thẻ Thường Trú Nhân Dân Sự hoặc Thẻ Tiếp Nhận Người Nước Ngoài (I-551)
- Thẻ tạm trú (I-688)
- Tài liệu Ủy quyền Việc làm (I-766, I-688B hoặc I-688A)
- Hộ chiếu nước ngoài có tem I-551 tạm thời
- Đối với người nước ngoài được ủy quyền chỉ làm việc cho một chủ nhân cụ thể, hộ chiếu nước ngoài với Mẫu đơn I-94 cho phép làm việc với chủ nhân này
Danh sách B (Các tài liệu chỉ thiết lập danh tính)
- Bằng lái xe do nhà nước cấp hoặc sở hữu bên ngoài
- Chứng minh thư do nhà nước cấp hoặc sở hữu bên ngoài
- Tài liệu bộ lạc người Mỹ bản xứ
- Bằng lái xe Canada hoặc chứng minh thư có ảnh (đối với người ngoài hành tinh Canada được ủy quyền chỉ làm việc cho một chủ nhân cụ thể)
- Thẻ ID trường học với một nhiếp ảnh
- Thẻ đăng ký cử tri
- Thẻ quân sự Hoa Kỳ hoặc bản ghi dự thảo
- Thẻ ID phụ thuộc quân sự
Danh sách C (Các tài liệu chỉ thiết lập tư cách đủ điều kiện làm việc)
- Thẻ số tài khoản an sinh xã hội không có giới hạn việc làm
- Bản gốc giấy chứng nhận khai sinh hoặc bản sao có con dấu chính thức do cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương cấp
- Chứng nhận sinh ở nước ngoài
- Thẻ ID công dân Hoa Kỳ
- Tài liệu bộ lạc người Mỹ bản xứ
- Mẫu I-94 cho phép làm việc với chủ nhân này (đối với người ngoài hành tinh được ủy quyền chỉ làm việc cho một chủ nhân cụ thể)
- Báo cáo Lãnh sự ở nước ngoài (Mẫu FS-240)
Khi nào bạn không cần hoàn thành mẫu I-9
Kể từ khi luật được thành lập vào ngày 6 tháng 11 năm 1986, hầu hết công nhân được trả lương phải nộp mẫu I-9. Tuy nhiên, có một số ngoại lệ đối với quy tắc. Bạn không cần mẫu I-9 nếu bạn:
- Được thuê vào hoặc trước ngày 6 tháng 11 năm 1986 và đang tiếp tục công việc của họ với kỳ vọng sẽ tiếp tục với công ty của bạn trong tương lai.
- Bạn được thuê cho "công việc bình thường trong nước", như giữ trẻ, làm sạch hoặc làm sạch, trong một ngôi nhà riêng trên cơ sở liên tục.
- Bạn là một nhà thầu độc lập.
- Bạn không thể chất ở Hoa Kỳ.
Không có tài liệu I-9?
Một nhân viên không xuất trình tài liệu cần thiết, hoặc biên nhận cho một tài liệu thay thế (trong trường hợp tài liệu bị mất, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy), trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu làm việc, có thể chấm dứt . Một nhân viên cho thấy biên lai có chín mươi ngày để xuất trình các tài liệu gốc.
Quy trình khôi phục biểu mẫu I-9
Các mẫu đơn I-9 của công dân Hoa Kỳ có giá trị vô thời hạn trừ khi có khoảng cách làm việc vượt quá một năm. Công dân nước ngoài trên thị thực làm việc hoặc sinh viên và khách trao đổi phải có I-9 của họ reverified với mỗi phần mở rộng, hoặc sau khi thị thực của họ đã hết hạn với một giấy phép ủy quyền việc làm mới được ban hành.
Các mẫu đơn I-9 bắt buộc phải được giữ lại bởi nhà tuyển dụng trong ba năm sau ngày bắt đầu của nhân viên hoặc một năm sau khi công việc của họ bị chấm dứt, tùy theo điều kiện nào sau này.
Điều khoản chống phân biệt đối xử
IRCA cũng bao gồm các điều khoản chống phân biệt đối xử . Theo IRCA, Công dân Hoa Kỳ, Thường trú nhân, và Người xin tị nạn hợp pháp được phép làm việc tại Hoa Kỳ một cách hợp pháp không thể bị từ chối việc làm hoặc bị chấm dứt một cách mạnh mẽ dựa trên nguồn gốc hoặc quốc tịch. Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải chấp nhận bất kỳ tài liệu nào nói trên đối với mẫu I-9 miễn là tài liệu là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. IRCA có thể thi hành cho tất cả các nhà tuyển dụng có ba công nhân.
Xác minh thông tin I-9 của nhà tuyển dụng
Người sử dụng lao động có thể xác minh thông tin I-9 của nhân viên trực tuyến để tránh bị phạt tiền hoặc phạt tiền bằng cách sử dụng hệ thống E-Verify. Đây là một dịch vụ trực tuyến được cung cấp bởi chính phủ liên bang so sánh thông tin từ Mẫu I-9 của một nhân viên, Xác minh Tình trạng Đủ điều kiện làm việc, với thông tin từ Bộ hồ sơ Quản lý An ninh Quốc gia và An ninh Xã hội Hoa Kỳ để xác nhận điều kiện làm việc.
Hình phạt cho người sử dụng lao động thuê người lao động trái phép
Sử dụng lao động thuê lao động trái phép có thể bị phạt từ $ 250 đến $ 5.500 cho mỗi công nhân tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của tình huống. Việc chấp nhận tài liệu gian lận cũng có thể khiến một công ty phải trả từ 375 đô la đến 3.200 đô la cho lần vi phạm đầu tiên và gấp đôi số tiền trên mỗi tài liệu cho các lần xuất hiện bổ sung.
Cuối cùng, người sử dụng lao động có thể bị phạt hoặc chịu hậu quả khác đối với phân biệt đối xử dựa trên quốc tịch, nguồn gốc quốc gia, gian lận tài liệu hoặc từ chối, hoặc trả thù.