10 mẹo này sẽ giúp nhân viên đánh giá cao cuộc họp của bạn
Mọi người quan tâm, nhưng các cuộc họp hiệu quả nhất sẽ thu hút sự chú ý của họ bằng các câu hỏi và câu trả lời kích thích tư duy, nghe nhìn và tham gia. Những lời khuyên này mang lại cho bạn thành công.
- Bắt đầu các cuộc họp, các bài thuyết trình và các buổi đào tạo của bạn với một máy cắt băng hoặc hoạt động khởi động. Trong một cuộc họp lớn hoặc một cuộc họp ngắn, người phá băng có thể là một câu hỏi duy nhất khiến mọi người suy nghĩ và nói chuyện với người hàng xóm của họ. Ví dụ, đặt một câu hỏi khiến mọi người giơ tay lên. Chiều dài của bộ phận ngắt băng phụ thuộc vào độ dài của cuộc họp, vì vậy hãy lên kế hoạch một cách khôn ngoan.
- Đa dạng hóa các phương pháp trình bày của bạn. Nếu mọi người nói chuyện với khán giả, ở định dạng bài giảng, ngay cả những người đứng đầu quan tâm cũng sẽ sớm gật đầu. Yêu cầu mọi người nói chuyện theo nhóm nhỏ.
Sử dụng các tài liệu nghe nhìn như video, trang trình chiếu và các bản trình bày và hình ảnh PowerPoint. Nếu bạn đang nói về một quá trình vẽ mới, hãy cho nhân viên của bạn xem trước và sau khi sơn các bộ phận. Vượt qua các cuộc khảo sát và thẻ nhận xét tích cực của khách hàng. - Mời các diễn giả khách mời tham gia và phấn khích khán giả. Khách hàng của bạn có rất nhiều điều để nói với lực lượng lao động của bạn về nhu cầu và yêu cầu chất lượng của họ. Một tổ chức khách hàng hợp tác với các tổ chức phi lợi nhuận, từ thiện có các diễn giả từ các tổ chức nhận được khoản đóng góp của họ. Diễn giả từ các tổ chức mà nhân viên của bạn hỗ trợ về mặt tài chính là thuốc nổ.
- Khuyến khích các câu hỏi để có được một cuộc đối thoại. Yêu cầu mọi người viết ra câu hỏi của họ trước cuộc họp và trong cuộc họp. Cho phép thời gian cho các câu hỏi được hướng đến từng loa khi bạn đi.
Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay lập tức và chính xác, hãy nói cho mọi người biết bạn sẽ liên hệ lại với họ khi bạn có câu trả lời đúng. Nếu câu hỏi vượt quá thời gian, hãy lên lịch cuộc họp về chủ đề.
- Một chiến thuật cuộc họp thường xuyên bị bỏ qua, nhưng rất quan trọng, thành công là yêu cầu mỗi người nói to lặp lại mọi câu hỏi mà họ được hỏi. Người hỏi câu hỏi sau đó biết người nói đã hiểu câu hỏi. Những người khác tham dự cuộc họp cũng có thể nghe và biết câu hỏi, không chỉ phỏng đoán câu hỏi - có lẽ không chính xác - từ phản ứng của người nói.
- Đặt mục tiêu cho cuộc họp định kỳ của bạn. Bạn không thể trình bày mọi khía cạnh của doanh nghiệp của công ty tại một cuộc họp một giờ. Vì vậy, hãy quyết định các vấn đề quan trọng, kịp thời và dành thời gian họp cho họ. Hãy xem xét lợi ích của đa số người tham dự là tốt.
Hãy nhớ rằng, bạn có các phương pháp khác để giao tiếp thông tin công ty bao gồm các chương trình như Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Lưu lượng truy cập, email và IM. Việc giao tiếp thông tin chiến lược của công ty không phải diễn ra tại một cuộc họp. - Xây dựng chương trình nghị sự một cách cẩn thận. Xác định nhu cầu và lợi ích của đa số những người tham gia. Bắt đầu với những tin tức tốt sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy tốt.
Thay đổi thứ tự của các diễn giả trong chương trình nghị sự mỗi tháng. Bạn không muốn mọi người chán bởi sự giống nhau. Phân phối các mục cần thiết trong chương trình làm việc để mọi người không điều chỉnh kết thúc cuộc họp hoặc nghĩ rằng các mục cuối cùng ít quan trọng hơn. - Một bài báo trên tờ Wall Street Journal, cách đây vài năm, nói rằng các nhà quản lý Mỹ sẽ tiết kiệm 80% thời gian họ lãng phí trong các cuộc họp nếu họ làm hai việc chính xác. Đầu tiên là luôn luôn có một chương trình nghị sự. Thứ hai là bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ . Tôi sẽ bổ sung thêm rằng bạn cần cho phép mỗi người nói khoảng thời gian cần thiết để đề cập đến chủ đề của họ. Giữ chúng đến giới hạn thời gian của chúng - độc đáo.
- Tổ chức môi trường vật lý để mọi người chú ý đến nội dung cuộc họp. Không ai nên ngồi phía sau hoặc bên cạnh loa của bạn. Đảm bảo có chỗ ngồi cho tất cả những người tham dự, và nếu cần ghi chú, một bề mặt cũng phải viết. Đảm bảo hình ảnh hiển thị và mọi người có thể nghe thấy. Bạn có thể cần sử dụng micrô. Bạn có thể chuyển đạo cụ hoặc mẫu xung quanh phòng để xem.
- Không bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của thực phẩm tại một cuộc họp. Thực phẩm thư giãn bầu không khí, giúp mọi người cảm thấy thoải mái, giúp mọi người duy trì mức năng lượng tích cực và xây dựng tình bạn thân thiết của nhóm. Đảm bảo bạn đáp ứng các nhu cầu đa dạng của nhóm với thực phẩm bạn phục vụ. Ví dụ, cung cấp trái cây và sữa chua ngoài bánh rán. Cung cấp xúc xích chay và kosher với các món ăn thường xuyên.
Những gì bạn cần cho một cuộc họp thành công:
- Loa đứng hoặc bàn
- Microphone
- Chương trình làm việc
- Hỗ trợ trực quan