Các nhà lãnh đạo cuộc họp là chìa khóa cho một cuộc họp thành công đạt được mục tiêu của nó
Ai dẫn đầu cuộc họp?
Người đứng đầu cuộc họp là chìa khóa trong việc đưa ra các cuộc họp và các nhóm thành công .
Các nhân viên phục vụ như là người lãnh đạo cuộc họp là cực kỳ quan trọng. Trong một số cuộc họp, người đứng đầu là trưởng bộ phận, trưởng nhóm hoặc người được chỉ định bởi quản lý cấp cao để lãnh đạo một sáng kiến. Những nhân viên này được chọn vào vai trò lãnh đạo của họ bởi vì những kỹ năng nhận thức của họ là người quản lý hoặc người lãnh đạo.
Lần khác, một nhân viên có thể nổi lên như một nhà lãnh đạo một cách tự nhiên. Những nhà lãnh đạo này là những nhân viên mà các nhân viên khác nhìn lên và tôn trọng . Trong những dịp khác, một nhóm có thể quyết định xoay vai trò lãnh đạo trong số tất cả các thành viên. Điều này cho phép tất cả các thành viên trong nhóm tiếp tục phát triển các kỹ năng của họ khi gặp gỡ các nhà lãnh đạo và trong việc tạo ra các cuộc họp thành công, nói chung.
Trách nhiệm của Lãnh đạo Hội nghị
Sau đây là trách nhiệm chính của một người lãnh đạo cuộc họp.
- Xác định mục tiêu, nhiệm vụ hoặc mục đích phải được thực hiện. Đây thường là một nhiệm vụ hoặc một phần của mô tả công việc của người lãnh đạo.
- Quyết định xem một cuộc họp là phương pháp tốt nhất có thể để đạt được mục tiêu hoặc mục đích hoặc đạt được kết quả mong muốn. Trả lời câu hỏi, Cuộc họp có cần thiết không?
- Xác định ai cần giúp lên kế hoạch cuộc họp.
- Với một nhóm hoặc là người lãnh đạo, hãy quyết định chương trình nghị sự cho cuộc họp . (Trong các cuộc họp liên tục, nhiệm vụ này được thực hiện vào cuối cuộc họp hiện tại.)
- Xác định ngày, giờ và vị trí thường xuyên nhất bằng lịch tổ chức được chia sẻ.
- Cùng nhau họp trước khi làm việc như đọc, thông tin tài chính, lịch sử, các phút họp nhóm liên quan, v.v.
- Mời người tham gia và phân phối bài tập và công việc trước cho phép càng nhiều thời gian càng tốt để người tham gia chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp.
- Đảm bảo rằng cuộc họp có một người ghi âm hoặc người lập biên bản để ghi lại các thủ tục tố tụng và mọi cam kết, các hành động hoặc quyết định. Chỉ định một máy chấm công, khi cần thiết để tiến hành một cuộc họp có trật tự.
- Có thể sử dụng một tàu phá băng để làm ấm những người tham gia và tạo ra một môi trường mà trong đó những người tham gia cuộc họp được thoải mái giao tiếp với nhau và trao đổi ý tưởng và thông tin.
- Đến sớm và dẫn dắt cuộc họp bằng cách giữ nó trong công việc, theo dõi và liên quan đến tất cả những người tham gia để mỗi người cảm thấy rằng sự hiện diện của họ là cần thiết tại cuộc họp. Điều này đảm bảo sự tham gia của họ trong cuộc họp tiếp theo
- Gia vị cuộc họp của công ty để người tham gia không cảm thấy buồn tẻ và buồn chán. Cho dù sử dụng phá băng, hài hước, hoặc ví dụ thú vị, không cuộc họp nào sẽ kết thúc mà không có tiếng cười.
- Đảm bảo rằng các bước tiếp theo và các mục hành động được gán và xử lý.
- Khẳng định cuộc họp và lên kế hoạch chương trình cho cuộc họp tiếp theo.
- Theo dõi những người tham gia giữa các cuộc họp để đảm bảo rằng các mục hành động được theo dõi và cung cấp hỗ trợ và / hoặc tài nguyên nếu tình nguyện viên đang gặp vấn đề.
Vai trò lãnh đạo bổ sung
Người lãnh đạo cuộc họp đảm nhận những trách nhiệm này nhưng cũng có vai trò liên quan đến giao tiếp , báo cáo và hiệu suất đồng đội .
Mọi thành viên của một nhóm hoặc cuộc họp có chức năng chéo đều có nghĩa vụ giữ cho bộ phận hoặc chức năng của họ được thông báo về các hoạt động và tiến độ của một cuộc họp hoặc nhóm liên tục. Họ cũng có trách nhiệm tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các đồng nghiệp không có mặt trong nhóm hoặc trong cuộc họp. Không phải mọi nhân viên đều có thể tham dự mọi cuộc họp.
Lãnh đạo có trách nhiệm bổ sung trong việc giữ các nhà quản lý cấp cao liên quan và được thông báo thông qua giao tiếp và phản hồi hiệu quả.
Xây dựng quyền sở hữu từ nhân viên bên ngoài nhóm hoặc cuộc họp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo tổ chức, đảm bảo rằng nhóm hoặc cuộc họp thành công trong việc phát triển, triển khai và tích hợp các giải pháp hoặc ý tưởng của mình.
Nếu một người tham gia cuộc họp đang thực hiện không hiệu quả trong cuộc họp, người lãnh đạo có trách nhiệm sửa chữa hành vi thông qua các kỹ thuật lãnh đạo cuộc họp hiệu quả trong cuộc họp và huấn luyện hiệu quả bên ngoài cuộc họp . Một người tham gia cuộc họp độc quyền cuộc họp với ý kiến của mình hoặc chỉ trích các thành viên khác cho họ phải được sửa chữa trước khi cá nhân phá hoại thành công của cuộc họp.
Những hành động này là cần thiết cho đến khi những người tham gia cuộc họp đạt đến một mức độ thoải mái và trưởng thành, cho phép họ hỗ trợ người lãnh đạo bằng cách tự nói chuyện với họ khi những sự kiện không hiệu quả diễn ra và các thành viên rối loạn chức năng làm gián đoạn tiến bộ .
Một nhà lãnh đạo cuộc họp hiệu quả không đảm bảo rằng một dự án hoặc một nhóm thực hiện thành công, nhưng anh ta hoặc cô ấy là một yếu tố đóng góp quan trọng khi các dự án, các phòng ban, các cuộc họp hoặc các đội thành công.
Biên bản cuộc họp là một đóng góp hiệu quả cho các cuộc họp thành công khi biên bản được viết và phân phối một cách thích hợp một cách kịp thời.