Nhân viên tiếp tân
Nhân viên lễ tân thực hiện các nhiệm vụ hành chính và văn phòng như trả lời điện thoại và email, tiếp nhận khách truy cập và cung cấp thông tin chung về tổ chức của họ cho công chúng và khách hàng.
Nhân viên lễ tân, theo định nghĩa, là người đầu tiên mà khách truy cập thường thấy. Lối vào phía trước của một văn phòng phức tạp hoặc một cơ sở y tế thường sẽ có một nhân viên tiếp tân mà công việc chính là để hướng dẫn du khách đến văn phòng chính xác trong cơ sở. Các văn phòng cá nhân cũng có thể có nhân viên tiếp tân riêng hoặc một trợ lý văn phòng hoặc người quản lý văn phòng có thể thực hiện vai trò đó. Thật vậy, ba cấp vào nhau ở một mức độ nào đó. Mặc dù đôi khi bị bỏ qua, nhân viên tiếp tân chiếm một vai trò quan trọng và đáng tin cậy trong bất kỳ công ty nào.
Mức lương
Mức lương trung bình cho kế toán là $ 27,920 mỗi năm vào tháng 5 năm 2016 theo Cục thống kê lao động. Nó sẽ thay đổi theo diện tích và mức độ kinh nghiệm.
Top 5 kỹ năng tiếp tân cần
Dưới đây là thông tin về các kỹ năng hàng đầu mà nhà tuyển dụng tìm kiếm khi thuê nhân viên lễ tân:
1. Tính chuyên nghiệp
Là nhân viên tiếp tân, bạn được cho là người đầu tiên mà khách hàng hoặc khách truy cập khác thấy khi đến.
Điều đó có nghĩa là bạn chịu trách nhiệm cung cấp ấn tượng đầu tiên của mọi người về chủ nhân của bạn. Bạn phải, do đó, thể hiện ý tưởng của công ty bạn, cả về hành vi của bạn và sự xuất hiện của bạn. Tìm phần. Chào tất cả mọi người với một nụ cười và một từ loại và cho thấy rằng bạn đang hạnh phúc để giúp đỡ.
2. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là rất quan trọng vì công việc chính của bạn là chào đón mọi người, tìm hiểu xem họ cần gì và giúp họ có được nó.
Hầu hết thông tin liên lạc này sẽ bằng lời nói, trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Bên cạnh việc tương tác với khách truy cập, bạn cũng sẽ phải làm việc chặt chẽ với tất cả những người khác nhau mà khách truy cập đến xem. Nếu một cuộc họp quan trọng rơi qua, bạn có thể phải giải thích tại sao. Nếu ai đó đang có một ngày tồi tệ, bạn có thể chịu đựng gánh nặng của nó.
Nếu trường hợp khẩn cấp phát triển trong hoặc trước địa điểm kinh doanh của bạn, bạn có thể là người đầu tiên phải trả lời và quyết định phải làm gì. Và luôn luôn bạn sẽ phải đảm bảo thông tin lưu thông qua chính xác và hiệu quả.
3. Kỹ năng công nghệ
Rõ ràng nhất, bạn sẽ sử dụng một hệ thống điện thoại, có lẽ một trong những tính năng nhiều dòng nội bộ và bên ngoài mà bạn phải tiếp tục hoạt động trơn tru. Bạn cũng sẽ cần phải quen thuộc với các bảng tính, phần mềm xử lý văn bản, email và các hệ thống chia sẻ tệp của công ty bạn và một số nền tảng truyền thông xã hội cũng như các giải pháp phần mềm của riêng công ty bạn. Luôn luôn có một máy sao chép và giấy sẽ luôn bị kẹt. Bạn có thể sửa nó không?
4. Tổ chức
Bạn sẽ là mối quan hệ của một phần lớn thông tin liên lạc nội bộ của chủ lao động của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không chỉ phải giữ cho mình được tổ chức , bạn sẽ phải giữ cho mọi người khác tổ chức, quá.
Bạn có thể chịu trách nhiệm thả giống và làm thẳng tài liệu đọc hoặc tài nguyên thông tin trong khu vực chờ đợi của bạn.
5. Khả năng đa nhiệm
Bạn sẽ hiếm khi chỉ có một điều để tham dự. Cuộc gọi điện thoại mới có thể đến trong khi bạn vẫn đang trực tuyến với cuộc gọi đầu tiên, vì vậy bạn phải chào người gọi mới và sau đó quay lại. Trong khi đó, ba người có thể chờ đợi để nói chuyện với bạn. Bạn sẽ phải giữ cho nhu cầu của mỗi người riêng biệt trong tâm trí bạn, không bỏ bê bất cứ ai, và không bị choáng ngợp hoặc thất vọng. Một số người thích thử thách. Một số thì không. Nếu bạn có thể đa nhiệm wel l, bạn có thể là một tài sản cho chủ nhân của bạn và công ty của bạn, và bạn sẽ có thể thành công như một nhân viên tiếp tân.
Danh sách kỹ năng tiếp tân
Các kỹ năng cần thiết cho công việc tiếp tân sẽ thay đổi dựa trên công việc bạn đang áp dụng.
Dưới đây là danh sách các kỹ năng có thể bạn có thể cần để được thuê.
A - G
- Độ chính xác
- Hỗ trợ hành chính
- Trả lời câu hỏi
- Lên lịch hẹn
- Hỗ trợ người khác
- Sự chú ý đến chi tiết
- Clerical Hỗ trợ
- Quan hệ khách hàng
- Giao tiếp
- Máy vi tính
- Xác nhận cuộc hẹn
- Thư tín
- Khách hàng trọng điểm
- Dịch vụ khách hàng
- Nhập dư liệu
- Gửi thư
- Ngoại giao
- Chỉ đạo khách truy cập
- Email Correspondence
- Lập kế hoạch sự kiện
- Nộp hồ sơ
- Chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại
- Thân thiện
- Hoạt động bàn trước
- Chào mừng khách truy cập
H - M
- Interpersonal
- Phát hành thẻ bảo mật
- Thư
- Quản lý sách của khách
- Cuộc họp
- Nhận tin nhắn
- Microsoft Office
N - S
- Công việc văn phòng
- Thiết bị văn phòng
- Văn phòng hỗ trợ
- Cơ quan
- Cuộc gọi điện thoại
- Ưu tiên
- Cung cấp thông tin
- Cung cấp tài liệu đọc
- Đúng giờ
- Đăng ký khách
- độ tin cậy
- Nghiên cứu
- Kiểm tra và chỉ đạo cuộc gọi
- Tự vận động
- Tổng đài
T - Z
- Làm việc theo nhóm
- Điện thoại
- Quản lý thời gian
- Xác nhận vé đậu xe
- Giao tiếp bằng lời nói
- Bảo trì khu vực chờ đợi
- Chào mừng khách truy cập
- Xử lý văn bản
- Thông báo bằng văn bản
Các cụm từ để bao gồm trong hồ sơ tiếp tân
Bản lý lịch cho vị trí tiếp tân nên chứa một số phần như mục tiêu hoặc hồ sơ , tóm tắt về trình độ , lĩnh vực chuyên môn, thành tích, lịch sử việc làm, kỹ năng và giáo dục.
Các cụm từ sau đây sẽ giúp bạn tạo bản lý lịch của mình Bạn có thể sử dụng các câu lệnh này trong phần kỹ năng, trình độ hoặc điểm mạnh trong hồ sơ của bạn:
• Có kỹ năng cao trong việc chào mừng khách truy cập và hướng họ đến đúng người hoặc phần
• Thành thạo trong việc quản lý khách đặt và phát hành thẻ bảo mật
• Kinh nghiệm thực tiễn trong việc cung cấp thông tin cho khách truy cập và trả lời câu hỏi của họ
• Đã chứng minh hồ sơ trả lời / chuyển tiếp cuộc gọi và nhận tin nhắn
• Chứng minh khả năng xử lý các yêu cầu về điện thoại và email
• Có thể duy trì khu vực lễ tân có tổ chức
• Kiến thức toàn diện về tổ chức tài liệu đọc trong khu vực chờ đợi
Các báo cáo công việc sau đây của nhân viên tiếp tân được đưa ra trong quá khứ và có thể được sử dụng để mô tả kinh nghiệm của bạn với một công việc bạn đã giữ trong quá khứ. Nếu bạn muốn viết một mô tả về công việc tiếp nhận hiện tại của bạn trong hồ sơ của bạn, bạn nên thay đổi các cụm từ này để trình bày căng thẳng.
• Được chào đón, hỗ trợ và hướng dẫn khách, công nhân, du khách và công chúng nói chung
• Đã trả lời tất cả các cuộc gọi đến và xử lý các yêu cầu của người gọi
• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ văn phòng để đảm bảo hiệu quả
• Đã trả lời cho khách và yêu cầu công khai
• Nhận, chuyển hướng và chuyển qua tin nhắn fax qua điện thoại
• Hướng dẫn nhân viên, khách và công chúng đến đúng nhân viên
• Duy trì một hồ sơ đầy đủ về vật tư văn phòng
• Cung cấp hỗ trợ xử lý văn bản và văn thư
• Nhận và gửi thư
• Duy trì hệ thống nộp đơn chung và nộp tất cả các chữ cái
• Phối hợp việc sửa chữa và bảo trì vật tư văn phòng
• Cung cấp dịch vụ quản trị cho người quản lý văn phòng
Ví dụ về tiếp tân của nhân viên tiếp tân
Nó luôn luôn giúp để có một ví dụ vì vậy đây là một cái nhìn vào những gì một nhân viên tiếp tân tiếp tân nên trông giống như và có thể được điều chỉnh cho nhu cầu tìm kiếm công việc của bạn:
Họ tên
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Kinh nghiệm làm việc
Nhân viên tiếp tân / Trợ lý hành chính
Văn phòng Luật của Smith và Reilly
Colonie, NY
Tháng 1 năm 201X - Hiện tại
- Lên lịch và tham dự các cuộc họp, lấy biên bản cuộc họp, phân phát phút qua email cho tất cả các đối tác.
- Tổ chức các tài liệu để chuẩn bị cho ngày ra tòa
- Người liên lạc đầu tiên cho khách hàng.
- Đặt hàng và duy trì vật tư văn phòng cho công ty.
- Đã tổ chức và trả lời email khi cần.
Lễ tân
Văn phòng Nha khoa của Tiến sĩ Smith
Albany, NY
Tháng 12 20XX - Tháng 12 - 20XX
- Bệnh nhân chào đón khi họ đến.
- Cuộc hẹn theo lịch trình trực tiếp và qua điện thoại.
- Xử lý các tập tin y tế (làm ký hiệu, phân loại và nộp hồ sơ).
- Nộp đơn khiếu nại với các công ty bảo hiểm nha khoa.
- Xử lý email và thư đến và gửi đi.
Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng
Công ty Điện lực Quốc gia
Albany, NY
Ngày 20 tháng 9 năm XX - ngày 20 tháng 12 năm XX
- Các cuộc gọi dịch vụ khách hàng được trả lời.
- Giải quyết các vấn đề và mối quan tâm của khách hàng.
- Hướng khách hàng đến các nguồn lực phù hợp.
- Hệ thống dịch vụ khách hàng dựa trên máy tính được sử dụng thoải mái.
Kinh nghiệm khác
Camp Happiness - Cố vấn trại
Mùa hè 199X
Latham High Gazette - Trình soạn thảo báo
Năm trung học cơ sở và cao cấp
Giáo dục
Cao đẳng ABC, Albany, NY
Cử nhân nghệ thuật
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Kỹ năng
- Kỹ năng MS Office xuất sắc.
- Kỹ năng ngữ pháp xuất sắc.
- Trải nghiệm trả lời cuộc gọi trên điện thoại nhiều đường.
- Thoải mái sử dụng nhiều loại thiết bị văn phòng.
- Khả năng duy trì một không gian làm việc có tổ chức và ngăn nắp.
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ.
Mẹo viết hồ sơ của bạn
Khi biên soạn hồ sơ của bạn, hãy chắc chắn đề cập đến tất cả các kỹ năng liên quan của bạn, ghi nhớ loại văn phòng bạn sẽ làm việc. Viết hồ sơ của bạn đặc biệt cho công việc bạn đang áp dụng.
Ví dụ, nếu bạn đang xin một vị trí trong một văn phòng y tế, hãy chắc chắn làm nổi bật các kỹ năng của bạn sẽ được sử dụng trong loại thiết lập đó như dịch vụ khách hàng, điện thoại hoặc kỹ năng nộp đơn bạn có. Dưới đây là cách kết hợp kỹ năng của bạn với mô tả công việc .