Cho dù đó là một đánh giá hiệu suất , một cuộc họp điều chỉnh lương, hoặc thực hiện một kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) , những lời khuyên này sẽ giúp bạn tự tin hơn dẫn dắt cuộc họp.
Những mẹo này được áp dụng trong các cuộc trò chuyện hàng ngày của bạn với nhân viên. Họ cũng rất quan trọng trong các cuộc họp chính thức, định kỳ của bạn với nhân viên để thảo luận về mục tiêu và hiệu suất công việc. Mười mẹo này sẽ giúp bạn thực hiện các đánh giá hiệu quả tích cực và động lực. Họ sẽ cải thiện — không giảm phát — khả năng tương tác với nhân viên báo cáo của bạn.
Mẹo đánh giá hiệu suất
Nhân viên không bao giờ nên nghe về hiệu suất tích cực hoặc hiệu suất cần cải thiện lần đầu tiên tại cuộc họp thảo luận chính thức về hiệu suất của bạn trừ khi đó là thông tin hoặc thông tin chi tiết mới. Người quản lý hiệu quả thảo luận cả hiệu suất tích cực và các khu vực để cải thiện thường xuyên, thậm chí hàng ngày hoặc hàng tuần. Nhằm mục đích làm cho nội dung của cuộc thảo luận đánh giá hiệu suất nhấn mạnh lại các điểm quan trọng.
Vì lợi ích của việc cung cấp phản hồi thường xuyên, đánh giá hiệu suất không phải là sự kiện thường niên . Các cuộc họp hàng quý được đề nghị với nhân viên.
Trong một công ty cỡ vừa, lập kế hoạch và đánh giá công việc diễn ra hai lần một năm. Lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên cũng được lên kế hoạch hai lần một năm, vì vậy nhân viên thảo luận về công việc và nghề nghiệp của mình, chính thức, bốn lần một năm.
Bất kể thành phần của quá trình xem xét hiệu suất của bạn là gì, bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu .
Điều bắt buộc là nhân viên biết chính xác những gì được kỳ vọng về hiệu suất của họ. Các cuộc thảo luận định kỳ của bạn về hiệu suất cần tập trung vào những phần quan trọng này của công việc của nhân viên.
Bạn cần ghi lại kế hoạch công việc này: các mục tiêu và kỳ vọng trong một kế hoạch công việc hoặc định dạng mong đợi công việc , hoặc theo định dạng của chủ lao động của bạn. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản và một hình ảnh chia sẻ về mục tiêu của nhân viên, thành công cho nhân viên là không thể.
Trong quá trình chuẩn bị và thiết lập mục tiêu, bạn cần phải làm thế nào bạn sẽ đánh giá hiệu suất của nhân viên rõ ràng. Mô tả chính xác những gì bạn đang tìm kiếm từ nhân viên và chính xác cách bạn sẽ đánh giá hiệu suất. Thảo luận với nhân viên vai trò của cô trong quá trình đánh giá. Nếu quá trình xem xét hiệu suất của tổ chức của bạn bao gồm tự đánh giá nhân viên , hãy chia sẻ biểu mẫu và nói về những gì tự đánh giá đòi hỏi.
Chia sẻ định dạng đánh giá hiệu suất
Đảm bảo rằng bạn cũng chia sẻ định dạng đánh giá hiệu suất với nhân viên, vì vậy cô không ngạc nhiên khi kết thúc khoảng thời gian xem xét hiệu suất. Một thành phần quan trọng của cuộc thảo luận đánh giá này là chia sẻ với nhân viên cách tổ chức của bạn sẽ đánh giá hiệu suất.
Nhân viên cần phải hiểu rằng nếu anh ta làm những gì được mong đợi, anh ta sẽ được coi là một nhân viên thực hiện.
Trong một số tổ chức xếp hạng nhân viên, điều này tương đương với ba người trên thang điểm năm điểm. Một nhân viên phải làm nhiều hơn là chỉ thực hiện để được coi là một nhân viên xuất sắc.
Tránh các hiệu ứng sừng và quầng trong đó tất cả mọi thứ được thảo luận trong cuộc họp liên quan đến các sự kiện tích cực và tiêu cực gần đây. Các sự kiện gần đây tô màu cho sự đánh giá của bạn về hiệu suất của nhân viên. Thay vào đó, bạn chịu trách nhiệm ghi lại các sự kiện tích cực như các dự án đã hoàn thành và các lần xuất hiện tiêu cực như thời hạn bị bỏ lỡ, trong toàn bộ thời gian mà đánh giá hiệu suất bao gồm.
(Trong một số tổ chức, chúng được gọi là báo cáo sự việc quan trọng.) Yêu cầu nhân viên làm như vậy để cùng nhau phát triển một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên trong khoảng thời gian thảo luận của bạn.
Thu hồi phản hồi
Thu hút phản hồi từ các đồng nghiệp đã làm việc chặt chẽ với nhân viên. Đôi khi được gọi là phản hồi 360 độ vì bạn đang nhận phản hồi cho nhân viên từ ông chủ, đồng nghiệp và bất kỳ nhân viên báo cáo nào, bạn sử dụng phản hồi để mở rộng thông tin hiệu suất mà bạn cung cấp cho nhân viên.
Bắt đầu với các cuộc thảo luận không chính thức để có được thông tin phản hồi. Cân nhắc phát triển một định dạng để phản hồi dễ tiêu hóa và chia sẻ với người quản lý. Nếu công ty của bạn sử dụng biểu mẫu mà bạn điền vào trước cuộc họp, hãy cung cấp đánh giá hiệu suất cho nhân viên trước cuộc họp. Điều này cho phép nhân viên tiêu hóa nội dung trước khi thảo luận về các chi tiết với bạn. Cử chỉ đơn giản này có thể loại bỏ rất nhiều cảm xúc và kịch tính từ cuộc họp đánh giá hiệu suất.
Chuẩn bị cho một cuộc thảo luận
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận với nhân viên. Không bao giờ đi vào một đánh giá hiệu suất mà không cần chuẩn bị. Nếu bạn đánh nó, đánh giá hiệu suất sẽ thất bại. Bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội chính để phản hồi và cải thiện, và nhân viên sẽ không cảm thấy được khuyến khích về thành công của mình. Tài liệu mà bạn duy trì trong giai đoạn xem xét hiệu suất sẽ phục vụ bạn tốt khi bạn chuẩn bị cho việc đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Nếu cần, hãy thực hành các phương pháp tiếp cận với nhân viên Nhân sự, đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn. Jot ghi chú với các điểm phản hồi chính. Bao gồm các dấu đầu dòng minh họa rõ ràng điểm bạn dự định thực hiện cho nhân viên. Bạn càng có thể xác định các mẫu và đưa ra các ví dụ, nhân viên sẽ hiểu và có thể hành động theo phản hồi tốt hơn.
Gặp gỡ với một nhân viên
Khi bạn gặp gỡ nhân viên, hãy dành thời gian cho những khía cạnh tích cực trong hoạt động của mình. Trong hầu hết các trường hợp, các cuộc thảo luận về các thành phần tích cực của hiệu suất của nhân viên sẽ mất nhiều thời gian hơn so với các thành phần tiêu cực của nhân viên.
Đối với nhân viên hoạt động trung bình ở trên và nhân viên thực hiện của bạn, phản hồi tích cực và thảo luận về cách nhân viên có thể tiếp tục phát triển hiệu suất của mình nên bao gồm phần lớn cuộc thảo luận. Các nhân viên sẽ tìm thấy điều này bổ ích và động viên.
Không có hiệu suất của nhân viên là hoàn toàn tiêu cực - nếu vậy, tại sao nhân viên vẫn làm việc cho tổ chức của bạn? Nhưng, đừng bỏ bê những khu vực cần cải thiện. Đặc biệt là đối với một nhân viên kém hiệu quả, nói chuyện trực tiếp và đừng nói những từ nhỏ nhặt. Nếu bạn không trực tiếp, nhân viên sẽ không hiểu được mức độ nghiêm trọng của tình hình thực hiện. Sử dụng các ví dụ từ toàn bộ khoảng thời gian được bao gồm trong đánh giá hiệu suất.
Cuộc hội thoại là chìa khóa cho một cuộc họp hiệu suất sản phẩm
Tinh thần mà bạn tiếp cận cuộc trò chuyện này sẽ tạo ra sự khác biệt trong việc liệu nó có hiệu quả hay không. Nếu ý định của bạn là chính hãng, để giúp nhân viên cải thiện và bạn có mối quan hệ tích cực với nhân viên, cuộc trò chuyện dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.
Các nhân viên phải tin tưởng rằng bạn muốn giúp anh ta cải thiện hiệu suất của mình. Anh ấy cần nghe bạn nói rằng bạn có niềm tin vào khả năng của mình để cải thiện. Điều này giúp anh ta tin rằng anh ta có khả năng và sự hỗ trợ cần thiết để cải thiện.
Cuộc hội thoại là từ khóa khi bạn xác định cuộc họp đánh giá hiệu suất. Nếu bạn đang làm tất cả các cuộc nói chuyện hoặc cuộc họp trở thành một bài giảng, việc xem xét hiệu suất là ít hiệu quả. Nhân viên sẽ cảm thấy như thể bị la mắng và đối xử bất công. Đây không phải là cách bạn muốn nhân viên cảm thấy như họ để lại đánh giá hiệu suất của họ.
Bạn muốn một nhân viên được thúc đẩy và vui mừng về khả năng của mình để tiếp tục phát triển, phát triển và đóng góp. Nhằm mục đích cho các cuộc họp đánh giá hiệu suất trong đó nhân viên nói hơn một nửa thời gian. Bạn có thể khuyến khích cuộc trò chuyện này bằng cách đặt câu hỏi như thế này.
- Bạn mong đợi điều gì là thách thức nhất về các mục tiêu của mình trong quý này?
- Bộ phận hỗ trợ nào có thể cung cấp cho bạn điều đó sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu này?
- Hy vọng của bạn cho những thành tựu của bạn tại công ty chúng tôi trong năm nay là gì?
- Làm thế nào tôi có thể trở thành người quản lý tốt hơn cho bạn?
- Bạn muốn nhận phản hồi bao lâu một lần?
- Chúng tôi có thể thiết lập loại lịch trình nào để bạn không cảm thấy bị vi phạm, nhưng tôi nhận được phản hồi mà tôi cần cho sự tiến bộ của bạn đối với mục tiêu của bạn?
- Điều gì sẽ là một chương trình hữu ích cho các cuộc họp trực tiếp hàng tuần của chúng tôi?
Nếu bạn thực hiện các mẹo đánh giá hiệu suất này thành trái tim và thực hành các đề xuất này trong các cuộc họp đánh giá hiệu suất của mình, bạn sẽ phát triển một công cụ quan trọng cho túi công cụ quản lý của mình. Việc đánh giá hiệu suất có thể tăng cường mối quan hệ của bạn với nhân viên, cải thiện hiệu suất cho tổ chức của bạn và tăng cường đáng kể sự liên lạc của nhân viên-người quản lý - một lợi ích cho khách hàng và mối quan hệ công việc.