Kỹ năng quản lý cho người mới bắt đầu
Kỹ năng quản lý cơ bản
Có bốn kỹ năng quản lý cơ bản mà mọi người phải nắm vững để có bất kỳ thành công nào trong công việc quản lý .
Bốn kỹ năng cơ bản này là lập kế hoạch, tổ chức, trực tiếp và kiểm soát và được thảo luận chi tiết một cách riêng biệt bên dưới.
Kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ nhiệm vụ quản lý nào. Đây cũng là bước bỏ qua thường xuyên hoặc bị bỏ qua. Mặc dù số lượng lập kế hoạch và chi tiết được yêu cầu sẽ thay đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, để bỏ qua nhiệm vụ này là mời thảm họa chắc chắn ngoại trừ bởi sự may mắn mù quáng. Đó là những gì mang lại cho chúng ta câu ngạn ngữ về kế hoạch 6 P (hoặc 7 P phụ thuộc vào cách bạn đếm).
Mặc dù hầu hết mọi người liên kết với kế hoạch kỳ hạn với quy hoạch kinh doanh chung, cũng có các cấp độ lập kế hoạch khác nhau:
- Lập kế hoạch chiến lược
- Lập kế hoạch chiến thuật
- Kế hoạch hoạt động
Và có nhiều loại kế hoạch khác nhau:
- Kế hoạch thiên tai
- Kế hoạch thành công
- Lập kế hoạch khủng hoảng
- Lập kế hoạch bồi thường
Tổ chức
Người quản lý phải có khả năng tổ chức các nhóm, nhiệm vụ và dự án để hoàn thành công việc của nhóm theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất.
Là người quản lý ban đầu, bạn có thể tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc một nhóm dự án. Những kỹ năng này sẽ được yêu cầu sau này trong sự nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một bộ phận hoặc một bộ phận mới của công ty.
Rõ ràng, có rất nhiều sự chồng chéo giữa việc lập kế hoạch công việc và tổ chức nó. Trường hợp lập kế hoạch tập trung vào những gì cần phải được thực hiện, tổ chức hoạt động nhiều hơn và tập trung hơn vào cách để có được công việc làm tốt nhất.
Khi bạn tổ chức công việc, bạn cần phải:
- xác định vai trò cần thiết,
- phân công nhiệm vụ cho vai trò,
- xác định nguồn lực tốt nhất (con người hoặc thiết bị) cho vai trò,
- có được các nguồn lực và phân bổ chúng cho các vai trò , và
- phân công tài nguyên cho vai trò và ủy quyền và trách nhiệm đối với họ.
Cho dù bạn đã được chỉ định một nhóm nhỏ hay một dự án để quản lý, người quản lý bắt đầu cũng phải có khả năng tổ chức các văn phòng và hệ thống dữ liệu.
Bạn có thể không thể di chuyển mọi người xung quanh để có được nhóm của bạn với nhau, nhưng bạn nên xem xét nó. Mặt khác, bạn có thể cần phải di chuyển nhiều người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ để nhóm có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau đó trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể cần phải tổ chức một văn phòng để chứa các đội từ nhiều phòng ban khác nhau và nhu cầu cụ thể của họ.
Bạn cũng sẽ cần có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống sẽ xử lý dữ liệu mà nhóm của bạn cần thu thập hoặc phân phối. Những ngày này, đó có lẽ là những hệ thống máy tính. Bạn phải quyết định xem, ví dụ, bạn cần phải thiết lập các trang web được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hoặc chỉ một thư mục được chia sẻ trên máy chủ tệp. Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các hệ thống để mọi người cần thông tin có quyền truy cập vào nó (và rằng nó không có sẵn cho những người không nên nhìn thấy nó, như đối thủ cạnh tranh của bạn)?
Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất một thứ gì đó không phải là thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn nhận được những gì họ cần, khi họ cần, và có thể giao tiếp với những người khác mà nhóm của bạn sản xuất vào đúng thời điểm.
Đừng quên tự tổ chức. Chúng ta sẽ đi vào cấp độ cao hơn ở Cấp 3 của Kim tự tháp Kỹ năng Quản lý , nhưng ngay cả với tư cách là người quản lý ban đầu, bạn phải có khả năng tự tổ chức, thời gian và không gian của mình để có hiệu quả nhất.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng, nó hiếm khi đủ để tổ chức mọi thứ một lần. Với những thay đổi liên tục về tài nguyên, mục tiêu và các yếu tố bên ngoài, bạn thường cần phải tổ chức lại để điều chỉnh cho chúng.
Thẳng thắn
Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo nhóm của bạn để hoàn thành công việc. Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho mọi người trong nhóm.
Họ có biết mục tiêu là gì không? Họ có biết vai trò của họ trong việc đưa đội đến đích không? Họ có mọi thứ họ cần (tài nguyên, thẩm quyền, thời gian, v.v.) để làm phần của họ không?
Kéo, Không đẩy
Bạn sẽ có hiệu quả hơn trong việc chỉ đạo nhóm hướng tới mục tiêu của bạn nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) thay vì đẩy (ngồi lại và ra lệnh ). Bạn muốn động viên mọi người trong nhóm của bạn và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ về các mục tiêu của nhóm.
Điều khiển
Một số nhà văn cố gắng "làm mềm" kỹ năng này bằng cách gọi nó là "phối hợp" hoặc các thuật ngữ tương tự. Tôi thích thuật ngữ mạnh hơn, kiểm soát bởi vì điều quan trọng là người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của nhóm.
Trong các bước trên, bạn đã lên kế hoạch cho công việc, tổ chức các nguồn lực để làm cho nó hoạt động hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu công việc. Trong bước điều khiển, bạn theo dõi công việc đang được thực hiện. Bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác minh rằng tổ chức đang hoạt động khi bạn thiết kế nó.
Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, bạn không cần phải làm gì ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Một người nào đó bị bệnh, sắp xếp cơ sở dữ liệu mất nhiều thời gian lặp hơn dự kiến, một đối thủ cạnh tranh chính giảm giá, hỏa hoạn phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải sơ tán trong vài ngày hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn. Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải thực hiện hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt.
Thường thì điều này có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Đôi khi nó có thể yêu cầu một sự thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải hướng lại mọi người về các mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát gói mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Công cụ kiểm soát người quản lý
Trong bước điều khiển, bạn thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất và chất lượng và sau đó bạn theo dõi để đảm bảo chúng được đáp ứng. Có nhiều công cụ có sẵn cho bạn vì có những thứ bạn cần theo dõi.
- Công cụ lập kế hoạch - một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch biểu của mình và sau đó cập nhật tiến trình thường xuyên. Chương trình sẽ làm nổi bật những thay đổi trong lịch trình để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.
- Kiểm soát tài chính - với tư cách là người quản lý, bạn thường sẽ có ngân sách. Các báo cáo từ Bộ Tài chính sẽ cho bạn biết chi tiêu của bạn (về con người và các nguồn lực khác) phù hợp với kế hoạch như thế nào.
- Kiểm soát mọi người - bạn phải đảm bảo tất cả mọi người trong nhóm của bạn đang thực hiện theo kế hoạch. Nếu không, bạn cần phải tìm và sửa chữa nguyên nhân. Họ không hiểu mục tiêu? Họ không có một số tài nguyên hoặc kỹ năng họ cần? Nhiệm vụ có quá lớn đối với họ và cần được sửa đổi hoặc gán cho một tài nguyên khác không? Công việc của bạn với tư cách là người quản lý có nghĩa là cung cấp cho các thành viên trong nhóm phản hồi về hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch. Khi không, bạn cần thực hiện hành động khắc phục.