Ai nên xem xét một thư đề nghị cho một ứng viên công việc?
Nói về thư mời, mức độ nhân viên hoặc người quản lý nhân sự dự kiến sẽ xem xét thư mời của Trợ lý Nhân sự và quá trình xem xét này sẽ tiếp tục trong bao nhiêu tháng nếu Trợ lý Nhân sự là một nhân viên mới? Nếu Trợ lý Nhân sự là một nhân viên có kinh nghiệm?
Ai nên là người ký tên vào thư đề nghị? Có nên là Trợ lý Nhân sự chuẩn bị thư mời hoặc nhân viên hoặc người quản lý cấp cao hơn, người đánh giá thư mời (nếu việc đánh giá dự kiến xảy ra) không?
Cảm ơn bạn rất nhiều vì bất kỳ sự hỗ trợ nào mà bạn có thể cung cấp để trả lời những câu hỏi này.
Belinda thân mến,
Câu trả lời của tôi cho hai câu hỏi này hoàn toàn là ý kiến của tôi, vì không có vấn đề pháp lý nào liên quan đến phản hồi. Khi tôi làm Giám đốc Nhân sự tạm thời cho một công ty khách hàng, giữa cựu nhân sự của tôi rời đi và tôi tiếp quản, Trợ lý Nhân sự đã gửi một lá thư đề nghị với mức lương sai. Tôi biết ngay khi tôi kéo nó từ đống tài liệu chào đón tôi khi tôi đến vì nó quá thấp cho công việc.
Nói về điểm học tập tức thời.
Trong khi tôi nhận ra rằng trong một số tổ chức, giám đốc nhân sự, giám đốc hoặc VP - không bao giờ là trợ lý nhân sự, theo kinh nghiệm của tôi - ký tên vào thư mời làm việc cho ứng cử viên, đây là hành vi xấu trong khu vực tư nhân. Nó không phải là người nhân sự đang đưa ra đề nghị. Nhân sự đang tư vấn với người quản lý tuyển dụng , người nên đưa ra quyết định cuối cùng về một ứng cử viên và ký tên vào thư mời.
Thư đề nghị là cam kết của người quản lý đối với nhân viên mới. Bằng cách đưa ra đề nghị, anh ấy hoặc cô ấy xác nhận cam kết của mình đối với thành công của nhân viên mới. Chào đón một nhân viên mới là một phần của toàn bộ quá trình tuyển dụng, tuyển chọn và tuyển dụng. Chúng là tất cả các thành phần trong quá trình giới thiệu .
Đề nghị việc làm là một phần khác của việc chào đón nhân viên mới vào tổ chức của bạn và làm cho nhân viên mới cảm thấy muốn. Nó gửi một thông điệp mạnh mẽ hơn khi nó đến từ ông chủ mới của nhân viên tiềm năng.
Ngoại lệ đối với thực tiễn được đề xuất
Trong khu vực công, trong các công ty trong danh sách 500 công ty và trong các nơi làm việc do công đoàn đại diện, tôi nhận ra rằng thực hành này có thể khác nhau. Khi một tổ chức lớn và các nhân viên nằm rải rác trên nhiều địa điểm, một cách logic, điều này làm tăng thêm thời gian và sự nhầm lẫn với quá trình tạo việc làm.
Các tổ chức lớn hơn có thách thức bổ sung về sự nhất quán trên nhiều địa điểm, vì vậy nhiều hệ thống hóa các hoạt động việc làm thuộc về HR.
Trong một nơi làm việc công đoàn, đặc biệt là trong khu vực công, người quản lý có thể không có tiếng nói cuối cùng trong việc có được công việc. Nó có thể được xác định theo hợp đồng bởi các yếu tố như thâm niên và giáo dục. Trong những trường hợp này, nó cũng có ý nghĩa cho các thủ tục giấy tờ đến từ các nhân viên nhân sự. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các điều kiện và thực tiễn làm việc tuân theo hợp đồng.
Trong bất kỳ trường hợp nào trong số này, nhân sự nên yêu cầu luật sư của họ xem xét định dạng và quy trình thư cung cấp để đảm bảo rằng chúng phù hợp, hợp pháp và bảo vệ người sử dụng lao động.
Trừ khi thư đề nghị khác với định dạng chuẩn, tuy nhiên, thường không cần phải nhờ luật sư xem xét từng thư riêng.
Nhân viên quản lý nhân sự hoặc Giám đốc có nên xem tất cả thư mời làm việc không?
Tôi lấy đi từ những kinh nghiệm tôi đã đề cập trước đó trong bài viết này, là bất kỳ tài liệu nào bắt buộc công ty một cách hợp pháp hoặc tài chính phải được xem xét bởi một người quản lý nhân sự hoặc giám đốc. Đây là lý do tại sao:
- Thư mời và nhiều tài liệu khác được gửi bởi nhân viên nhân sự bắt buộc công ty. Chắc chắn, khi bạn tìm thấy lỗi 10.000 đô la, bạn có thể rút lại phiếu mua hàng và giải thích rằng đó là lỗi đánh máy do một nhân viên thiếu kinh nghiệm thực hiện, nhưng tại sao mở công ty cho một tình huống trong đó mức lương thay đổi phải được gia hạn, nhân viên vẫn có thể đảm nhận công việc, hoặc bạn có thể mất một ứng cử viên hoàn toàn phù hợp bị xì hơi và bị thương, vì lỗi. Ngoài ra, nó có thể mở công ty của bạn lên cho hành động pháp lý.
- Để tôn vinh lời mời làm việc không chính xác, sử dụng cùng một ví dụ, không kém phần hấp dẫn. Trước khi công ty mở rộng đề nghị, một ai đó trong nhân sự nghiên cứu thị trường, xem xét những gì các nhân viên khác trong các công việc tương tự đang thực hiện, và kết luận với một lời mời làm việc phù hợp. Vì vậy, các chi nhánh tiếp tục đạt được nếu các nhân viên khác tìm hiểu sự khác biệt về lương.
- Bất kể mức độ kinh nghiệm của trợ lý nhân sự, trong văn phòng nhân sự, chuẩn bị đề nghị gửi, đôi mắt thứ hai xem xét bất cứ thứ gì có khả năng bắt buộc công ty tài chính hoặc mở cửa cho một hành động pháp lý, là thông minh. Các tổ chức mong đợi nhiều cảnh giác và giám sát hơn từ các nhân viên có tên là người quản lý hoặc giám đốc.
- Việc không giao tiếp có thể dẫn đến các điều khoản và điều kiện làm việc không chính xác mà không được thương lượng hoặc được hứa hẹn cho một ứng cử viên. Ví dụ, trợ lý nhân sự có thể biết rằng công việc sẽ trả 40.000 đô la nhưng trong quá trình đàm phán, ứng cử viên được cung cấp nhiều hơn cộng với tiền thưởng ký kết và, trong bận rộn hàng ngày, người quản lý không nói với trợ lý nhân sự.
Khi một ứng cử viên công việc nhận được một đề nghị không chính xác, người đó sẽ đánh giá lại tính toàn vẹn của công ty bạn. Bạn tạo ra một rào cản đối với sự chấp nhận không cần thiết vì ứng cử viên lo lắng về cách xử lý tình huống. - Tài liệu đi đến những người bạn đang cố gắng tuyển dụng cho công ty của bạn phải hoàn hảo. Họ báo hiệu một thông điệp tới nhân viên tiềm năng về văn hóa của công ty bạn. Ngay cả một lỗi đánh máy có thể cho một ứng cử viên tạm dừng. Một bản sao của tài liệu cũng sẽ tồn tại trong các tệp công ty của bạn trong nhiều năm. Vì vậy, trong hầu hết các trường hợp, một cặp mắt thứ hai xem xét tài liệu là một thực hành thông minh.
Tôi không thấy việc xem xét các tài liệu bắt buộc công ty tài chính hoặc có khả năng, một cách hợp pháp, như những lời chỉ trích về kiến thức, kinh nghiệm hoặc sự siêng năng của trợ lý nhân sự. Đó là một thực hành kinh doanh thông minh cho tất cả những lý do này.
Lưu ý về cung cấp việc làm: Nhân sự nên yêu cầu luật sư của họ xem xét định dạng và quy trình thư cung cấp để đảm bảo rằng họ là hợp pháp, hợp pháp và cung cấp cho người sử dụng lao động sự bảo vệ pháp lý. Trừ khi thư đề nghị khác với định dạng chuẩn, tuy nhiên, thường không cần phải nhờ luật sư xem xét từng thư riêng.
Có một câu hỏi để hỏi?
Vui lòng bao gồm Ask Susan trong dòng chủ đề của bạn để tôi có thể dễ dàng xác định câu hỏi của người đọc. Nhấp vào đây để gửi câu hỏi của bạn.
Vì số lượng email tôi nhận được, tôi xin lỗi vì tôi không thể trả lời riêng cho tất cả các câu hỏi hoặc cung cấp các đề xuất xem xét, nghiên cứu hoặc trường học riêng lẻ.
Đọc thêm: Đặt câu hỏi và trả lời của Susan
Tuyên bố từ chối trách nhiệm:
Susan Heathfield cố gắng hết sức để cung cấp tư vấn quản lý nguồn nhân lực, nhà tuyển dụng và nơi làm việc chính xác, thông thường trên trang web này và được liên kết từ trang web này, nhưng cô không phải là luật sư và nội dung trên trang web, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp, và không được hiểu là lời khuyên pháp lý.
Trang web có đối tượng trên khắp thế giới và luật và quy định về việc làm khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia, vì vậy trang web không thể dứt khoát trên tất cả chúng cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn luôn tìm kiếm tư vấn pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ, liên bang hoặc quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác. Thông tin trên trang này chỉ dành cho hướng dẫn, ý kiến và trợ giúp.