Bạn muốn biết cách quản lý dự án hoàn hảo?

Các bước và mẹo này sẽ hoàn thành mục tiêu của bạn trong dự án của bạn

Bạn muốn hoàn thành dự án thành công? Đúng giờ, trong phạm vi ngân sách và liên quan đến những người thích hợp để đảm bảo tích hợp? Các bước quản lý dự án này sẽ đảm bảo rằng bạn thực hành quản lý dự án hiệu quả.

Các bước trong quản lý dự án

1. Chọn dự án dựa trên nhu cầu thể hiện của khách hàng, mục tiêu hiện tại của tổ chức của bạn hoặc ưu tiên của tổ chức bạn.
2. Tập hợp đội phải sở hữu dự án để tạo ra một sự tích hợp và thực hiện tích cực. Hãy xem xét những điểm mạnh khác nhau và chuyên môn bạn cần để sản xuất kết quả mong muốn của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét những lĩnh vực nào trong tổ chức của bạn sẽ cần phải triển khai và tích hợp các giải pháp.

1. Xác định các yêu cầu của khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài từ kết quả hoặc đầu ra của dự án.
2. Xác định phạm vi của dự án và kết quả mong muốn. Là một phần của định nghĩa này, xác định nơi dự án bắt đầu và kết thúc. bước đầu tiên là gì? Cái cuối cùng là gì?
3. Xác định các mục tiêu có thể đo lường sẽ cho phép bạn biết rằng dự án đã hoàn thành. Xác định ngân sách của bạn cho dự án. Xác định người và giờ được yêu cầu để hoàn thành dự án.
4. Xác định cách bạn sẽ giao tiếp tiến bộ và thành tích trong tổ chức của bạn và thu thập ý kiến ​​từ các thành viên tổ chức không thuộc nhóm.
5. Flow biểu đồ quá trình hiện tại. Hoặc, đối với một dự án cụ thể, hãy liệt kê các bước cần thiết để hoàn thành dự án.
6. Đo lường cách dự án hiện tại đang hoạt động ngay bây giờ nếu đây là dự án đang diễn ra. Nghiên cứu dữ liệu để điều chỉnh mục tiêu và kỳ vọng của bạn.
7. Xác định xem thông tin bổ sung, tài nguyên hoặc người có cần thiết để hoàn thành dự án hay không. Đưa mọi người và tài nguyên được xác định vào nhóm. Hãy nhớ rằng mỗi khi bạn thêm người vào nhóm, nhóm sẽ nhập lại năm giai đoạn phát triển nhóm , vì vậy hãy thêm mọi người vào đầu dự án khi có thể.

1. Tạo một kế hoạch hành động để hoàn thành các bước của dự án. Chỉ định những người thích hợp để hoàn thành từng bước. Thiết lập ngày đáo hạn khi bạn hoàn thành từng bước. Đảm bảo mọi người có thời gian cần thiết để phân bổ cho dự án.
2. Xác định một phương pháp đang diễn ra để theo dõi xem bạn có hoàn thành các bước như kế hoạch hay không. Tổ chức các cuộc họp hàng tuần, thiết lập lịch hoạch định ở trung tâm, phân phối rộng rãi các phút họp hoặc liệt kê các bước trên bảng trắng công khai.

1. Triển khai kế hoạch hành động. Ghi lại các phương thức được sử dụng để thực hiện từng bước. Bạn sẽ muốn có thể chia sẻ các bước và mục tiêu và sao chép các hành động mà nhóm đã thực hiện thành công, nếu đây là một dự án lặp đi lặp lại hoặc định kỳ lặp lại.
2. Xác định cách nhóm sẽ đo lường, ghi lại và theo dõi hiệu quả của quá trình thực hiện dự án và quy trình lập kế hoạch cho tương lai.
3. Sử dụng dữ liệu thu thập được, đánh giá kết quả. Dự án đã đáp ứng kỳ vọng và thỏa mãn các nhà hoạch định và người tham gia như thế nào? Nếu không, tai sao không? Tài liệu cho các dự án trong tương lai.
4. Kỷ niệm những thành tựu của đội.
5. Xác định cách bạn có thể áp dụng các bài học kinh nghiệm và các bước có kinh nghiệm trong dự án này cho các dự án tương lai của bạn. Tìm một phương pháp để tích hợp các bước thực hành tốt nhất để quản lý dự án.

Các mẹo bổ sung để đảm bảo thành công của dự án

1. Liên kết những người thích hợp, những người sở hữu quy trình và có thể thực hiện hoặc phá vỡ sự thành công của việc triển khai và tích hợp của bạn.
2. Ghi lại các bước của bạn để nhóm thực hiện hoặc triển khai dự án của bạn vào năm tới có thông tin phù hợp mà họ cần để sao chép các bước thành công và quy trình lập kế hoạch của bạn.
3. Giữ bất kỳ biểu mẫu, tờ rơi, quảng cáo, tài liệu giao tiếp, phút nhóm và tất cả các dữ liệu khác liên quan đến dự án trong một tệp mà bạn có thể truy cập để lập kế hoạch dự án tiếp theo.

1. Giữ mọi người có trách nhiệm trong nhóm. Các dự án có một cách để trượt thời hạn và thất bại khi các thành viên trong nhóm không chịu trách nhiệm về các cam kết và kết quả.
2. Đừng hành động như thể một đội là một nền dân chủ, nơi mọi người đều có một cuộc bỏ phiếu cho mỗi thành phần của dự án. Nó không phải và nếu bạn cư xử theo cách đó, những nỗ lực của bạn sẽ thất bại. Hãy nhớ rằng các nhà lãnh đạo thiết lập các giai điệu và tốc độ . Các nhà lãnh đạo đi đầu về kỳ vọng và quyết định cuối cùng .
3. Việc ra quyết định đồng thuận là một cái bẫy. Nó khiến các nhóm chìm xuống mẫu số chung thấp nhất, không phải là giải pháp tốt nhất, trong các quyết định của nó. Đây là cách để thành công không đồng ý với tư cách là trưởng nhóm hoặc thành viên nhóm.