Hình thành các đội để theo đuổi một mục đích hoặc một mục tiêu với các nhân viên phụ thuộc lẫn nhau
Khi bạn tham gia một công việc, bạn cũng đang ở trong một nhóm. Về cơ bản, định nghĩa của một nhóm là bất kỳ nhóm người nào được tổ chức để làm việc cùng nhau một cách phụ thuộc và hợp tác để hoàn thành mục đích hoặc mục tiêu.
Bạn có thể tham gia vào nhiều nhóm khác nhau tại nơi làm việc — và bạn có thể đã làm. Tuy nhiên, nhóm cơ bản nhất của bạn thường là nhóm bộ phận của bạn, nhóm mà bạn được tổ chức để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ. Sản phẩm cuối cùng của bạn phục vụ trực tiếp cho khách hàng bên ngoài của công ty hoặc khách hàng nội bộ mà bạn hỗ trợ trong việc sản xuất sản phẩm trực tiếp phục vụ khách hàng.
Làm thế nào để các đội kinh doanh giành chiến thắng?
Một đội thể thao muốn giành chiến thắng, tất nhiên. Một nhóm kinh doanh cũng muốn giành chiến thắng - nhưng chiến thắng của nó không rõ ràng như của một đội thể thao. Làm thế nào để một đội giành chiến thắng? Bằng cách hoàn thành những gì nhóm đã đặt ra để thực hiện.
Các nhóm được tạo ra cho cả tương tác dài hạn và ngắn hạn. Nhóm phát triển sản phẩm, nhóm lãnh đạo điều hành và nhóm bộ phận là các nhóm lập kế hoạch và hoạt động lâu dài. Cách chiến thắng của họ là tiếp tục sản xuất chất lượng công việc và cung cấp giá trị liên tục cho công ty.
Họ có thể hoàn thành giá trị của mình thông qua việc bán hàng mạnh (trong trường hợp nhóm bán hàng), hoặc thông qua việc giảm chi phí (chẳng hạn như nhóm nhân sự làm việc để giảm doanh thu). Các đội cũng có thể giành chiến thắng khi sản phẩm mới của họ (cho một nhóm phát triển sản phẩm) vượt trội so với đối thủ cạnh tranh. Khi bạn nghĩ về chiến thắng cho một đội ngũ sản xuất, thiết lập hồ sơ về các bộ phận được sản xuất là chiến thắng.
Các tổ chức thường có các nhóm không dành riêng cho việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bên ngoài. Thay vào đó, mục đích của họ là tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy hạnh phúc, cam kết , chăm sóc sức khỏe và an toàn của nhân viên.
Các đội thường hạn chế các điều khoản của các thành viên của họ trong một năm để nhiều nhân viên có cơ hội phục vụ và mang lại ý tưởng cho các đội này. Ví dụ về các nhóm này bao gồm ủy ban sự kiện của nhân viên, nhóm an toàn sức khỏe, nhóm môi trường xanh , ủy ban chăm sóc sức khỏe của nhân viên, ủy ban hoạt động và động lực của nhân viên và ủy ban tinh thần.
Các nhóm ngắn hạn có thể bao gồm một nhóm để phát triển quy trình tham gia của nhân viên, một nhóm lập kế hoạch cho nhóm công ty hàng năm, một nhóm để thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu về khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ hoặc nhóm phản hồi một vấn đề cụ thể của khách hàng hoặc khiếu nại.
Những đội ngắn hạn này giành chiến thắng bằng cách hoàn thành mục tiêu của họ. Đảng của công ty có thành công không? Quy trình giới thiệu mới có tốt hơn quy trình cũ không?
Nhóm kích thước nào là tối ưu cho hiệu suất công việc?
Quy mô đội bóng tối ưu cho hiệu suất của đội là một chủ đề được nghiên cứu và tranh luận nhiều. Vấn đề là bạn cần cân nhắc một số yếu tố khi xác định kích thước đội tối ưu.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kích thước đội tối ưu bao gồm:
- mục đích mà bạn đã thành lập nhóm,
- những kỳ vọng bạn có của đội và các thành viên,
- vai trò mà các thành viên trong nhóm cần phải chơi,
- số lượng liên kết và kết nối cần thiết cho hiệu suất nhóm tối ưu và
- chức năng, hoạt động và mục tiêu của nhóm .
Vì vậy, kích thước đội tối ưu không phải là một câu trả lời dễ dàng. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu, kích thước đội tối ưu là 5-7 thành viên. Quy mô đội tiếp tục hoạt động hiệu quả là 4-9 thành viên. Các nhóm được biết là có chức năng kết hợp với kích thước tối đa 12 thành viên.
Nếu bạn tìm kiếm đầu vào hiệu quả, kích thước nhóm tối ưu dao động từ hơn 2 đến 18-20 thành viên, nhưng những cá nhân này không được dự kiến sẽ tạo thành một nhóm liên kết kết nối cao.
Có nhiều khả năng là các đội thuộc các đội phụ và nhóm làm việc có kích thước lớn để hoàn thành công việc thực tế của một dự án.
Các nhóm lớn hơn này có hiệu quả, ví dụ, cho đầu vào kế hoạch chiến lược, truyền thông dự án tổng thể, hỗ trợ xây dựng cho một ý tưởng, v.v.
Các đội chung trong tổ chức
Ba loại nhóm phổ biến bao gồm chức năng hoặc bộ phận, chức năng chéo và tự quản lý.
Đội ngũ chức năng hoặc bộ phận
Các nhóm người từ cùng một khu vực làm việc hoặc bộ phận thường xuyên gặp gỡ để phân tích nhu cầu của khách hàng, giải quyết vấn đề, cung cấp cho các thành viên hỗ trợ, thúc đẩy cải tiến liên tục và chia sẻ thông tin.
Đây là những đội bạn có lẽ là người quen thuộc nhất ở nơi làm việc. Bạn thậm chí có thể không sử dụng đội ngũ hạn nhưng thay vào đó, nói bộ phận nhưng nó thực sự là một đội. Họ làm việc cùng nhau để hoàn thành mục tiêu.
Làm việc cùng nhau không nhất thiết có nghĩa là có sự tương tác thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ, trong một nhóm quan hệ nhân viên, bạn có thể có bảy chuyên gia quan hệ nhân viên, những người hỗ trợ bảy phòng ban khác nhau (hoặc các nhóm khác).
Chúng có thể hoạt động rất độc lập. Tuy nhiên, một nhóm tốt chia sẻ thành công để giúp các thành viên trong nhóm xây dựng các phương pháp hay nhất. Một nhóm tốt cũng chia sẻ thất bại để các thành viên khác trong nhóm có thể tìm hiểu và giúp phát triển các giải pháp.
Các đội chéo chức năng
Các nhóm người được kéo lại với nhau từ các phòng ban hoặc chức năng công việc để giải quyết một sản phẩm cụ thể, vấn đề, vấn đề của khách hàng hoặc để cải tiến một quy trình cụ thể là các nhóm đa chức năng. Đây thường là các đội có mục tiêu cụ thể với ngày kết thúc.
Ví dụ, một công ty có thể tập hợp một đội để xử lý một sự sa thải. Nhóm này sẽ bao gồm các đại diện từ Nhân sự, Tài chính, Pháp lý, Nhóm điều hành và nhân viên từ các khu vực bị ảnh hưởng. Họ làm việc chặt chẽ với nhau để phát triển một kế hoạch hoạt động tốt nhất cho công ty.
Mỗi người đi kèm với một trách nhiệm khác nhau và một đóng góp cần thiết. Ví dụ, pháp lý có liên quan đến việc tuân thủ, tài chính có liên quan đến ngân sách và nhân sự muốn đảm bảo rằng những người tốt nhất được giữ lại.
Nhóm tự quản lý
Các nhóm người dần chịu trách nhiệm tự định hướng trong mọi khía cạnh của công việc được gọi là các nhóm tự quản lý . Một số đội, tất nhiên, có một người quản lý những người quy tắc với một nắm tay sắt, nhưng các nhóm tự quản lý làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu mà không có rất nhiều giám sát.
Các đội này cực kỳ hiệu quả khi bạn có năng lực, công nhân độc lập trong đội. Họ thường báo cáo những phát hiện hoặc tiến bộ của họ với một ông chủ hoặc trưởng nhóm, nhưng ông chủ đó không nhất thiết phải tham gia tích cực vào đội.
Phần kết luận
Làm việc theo nhóm luôn tồn tại ở nơi làm việc, nhưng nhấn mạnh vào việc tiếp cận giải quyết vấn đề, cải tiến quy trình và hoàn thành mục tiêu với một nhóm nhân viên, nhóm nghiên cứu, có nguồn gốc từ cuối những năm 1920 và 30.
Nghiên cứu của Elton Mayo trong các nghiên cứu của Hawthorne đã kiểm tra những gì đã xảy ra với một nhóm làm việc trong các điều kiện khác nhau. Họ xác định rằng yếu tố quan trọng nhất trong thành công là xây dựng một ý thức về bản sắc nhóm.
Bất kỳ định nghĩa nào của một nhóm phải bao gồm ý thức về nhận dạng nhóm, làm việc cùng với các nhân viên khác để hoàn thành một mục tiêu quan trọng.