Hoàn thành mẫu I-9 cho mọi nhân viên là doanh nghiệp nghiêm túc - Nghiêm túc
Tất cả nhân viên, công dân và người không phải công dân, được thuê sau ngày 6 tháng 11 năm 1986, phải hoàn thành Phần 1 của Mẫu I-9 tại thời điểm thuê.
Chủ lao động có trách nhiệm đảm bảo rằng Mục 1 của Mẫu I-9 được nhân viên hoàn thành kịp thời và đúng cách.
Chủ sử dụng lao động phải kiểm tra việc xác minh việc làm và đảm bảo Mục 2 và 3 của Mẫu đơn I-9 cũng được điền đầy đủ. Chủ sử dụng lao động phải hoàn thành Phần 2 của Mẫu I-9 bằng cách kiểm tra bằng chứng đầu tiên (chỉ các tài liệu gốc, chưa hết hạn) về nhận dạng và đủ điều kiện làm việc trong vòng ba (3) ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu tuyển dụng.
Nhân viên phải có mặt trên thực tế và tài liệu gốc của họ phải được xem xét trực tiếp. Nhân viên đánh giá các tài liệu gốc phải ký tên vào phần 2 của I-9.
Biểu mẫu xác minh rằng bạn đã kiểm tra hai hình thức nhận dạng được chấp thuận chứng minh rằng nhân viên được ủy quyền hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ.
Người sử dụng lao động hoặc người đại diện được ủy quyền của họ cần phải điền vào phần 3 khi xác minh lại rằng một nhân viên đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ.
Khi phục hồi một nhân viên trong vòng ba năm kể từ ngày I-9 được hoàn thành ban đầu, nhà tuyển dụng có tùy chọn hoàn thành một mẫu đơn I-9 mới hoặc hoàn thành phần 3.
Định kỳ, bạn cần phải kiểm tra các mẫu đơn I-9 để đảm bảo rằng bạn có một mẫu đơn hoàn chỉnh cho mỗi nhân viên. Bạn cần phải kiểm tra tính xác thực và đầy đủ và lưu bằng chứng về kiểm toán và của bất kỳ đào tạo nào mà nhân viên hoàn thành hoặc lưu trữ các I-9 đã nhận được.
Vị trí của các biểu mẫu I-9 đã hoàn thành
Bạn sẽ muốn giữ tất cả các I-9 của nhân viên và tài liệu đi kèm, trong một tệp nhân sự riêng biệt vì những lý do này.
Chính phủ có thể kiểm tra các hình thức này. Nếu nhân viên chính phủ kiểm tra các mẫu đơn I-9 của bạn, bạn không muốn cho phép họ truy cập vào hồ sơ cá nhân của nhân viên và thông tin bí mật mà họ chứa.
Vì vậy, vì lợi ích của tính bảo mật của nhân viên và quyền truy cập bị hạn chế, bạn muốn tách riêng các I-9 của nhân viên trong một thư mục được dành riêng cho lưu trữ I-9.
Điều này bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên của bạn và cũng tiết kiệm cho người sử dụng lao động có khả năng phải trả lời các câu hỏi bổ sung được nêu ra bởi nội dung của hồ sơ nhân viên của nhân viên . Bạn có thể vô tình mở công ty của bạn để tăng cường điều tra của nhân viên USCIS. Tránh điều này.
Điều tra tệp I-9 hiện tại
Theo Cơ quan Di trú và Hải quan Hoa Kỳ (ICE), chính phủ có thể kiểm tra các I-9 của bạn: "Quá trình kiểm tra hành chính được bắt đầu bằng dịch vụ Thông báo Thanh tra (NOI) khi người sử dụng lao động sản xuất Mẫu I-9.
"Theo luật, người sử dụng lao động được cung cấp ít nhất ba ngày làm việc để xuất trình Mẫu đơn I-9.
Thông thường, ICE sẽ yêu cầu chủ lao động cung cấp tài liệu hỗ trợ, có thể bao gồm bản sao biên chế, danh sách nhân viên hiện tại, Điều lệ thành lập và giấy phép kinh doanh. "
Xu hướng hiện tại là ICE đang gia tăng các nỗ lực thực thi của nó. Người sử dụng lao động ngày càng phải đối mặt với các cáo buộc hình sự được áp dụng đối với các nhà quản lý, chủ sở hữu và nhân viên nhân sự vì không hoàn thành đúng cách và lưu trữ các mẫu đơn I-9 cho mỗi nhân viên. Các doanh nghiệp ngày càng nhận được tiền phạt đáng kể và bị debarred.
Người sử dụng lao động cần xem xét các mẫu đơn I-9 một cách nghiêm túc. Nghiêm túc. Cần chúng tôi nói nhiều hơn?
Xem Mẫu I-9 hiện tại và hướng dẫn đầy đủ để thực hiện tại Bộ An ninh Nội địa - Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS).
Còn được gọi là: tệp nhân viên, hồ sơ nhân viên, tệp nguồn nhân lực, tài liệu