Làm thế nào nhân viên có thể có quyền truy cập để xem tệp nhân sự của họ?
Bởi vì nhân viên biết những hồ sơ này tồn tại, họ sẽ muốn xem chúng theo thời gian để xem những gì tập tin chứa.
Khi quyết định cách cung cấp nhân viên (và quyền truy cập của nhân viên cũ), hãy nhớ mọi luật áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Nhiều tiểu bang có luật yêu cầu một công ty để làm cho các phần cụ thể của tập tin có sẵn cho nhân viên hiện tại và cựu nhân viên. Kiểm tra với luật sư công việc của bạn để đảm bảo rằng chính sách của bạn tuân thủ tất cả các luật.
Luật liên bang, ví dụ, yêu cầu các hồ sơ liên quan đến Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật được giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự. Nếu công ty của bạn phải tuân theo HIPAA, hãy đảm bảo rằng việc lưu giữ hồ sơ y tế của bạn cũng tuân thủ điều đó.
Bạn có thể mất nhiều thời gian trong những gì bạn cho phép nhân viên xem trong hồ sơ của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn xác định rằng một nhân viên không thể có quyền truy cập vào một số thông tin nhất định, chẳng hạn như kiểm tra tham chiếu, trong trường hợp xảy ra vụ kiện mà thông tin có thể phát hiện được.
Do đó, hướng dẫn nhân viên của bạn ghi lại mọi thứ một cách chính xác và tuân theo luật pháp mọi lúc. Hồ sơ nhân viên không phải là nơi dành cho các câu chuyện cười bên trong hoặc những câu nói đùa.
Những điều này không đi quá tốt trong một tòa án của pháp luật.
Như một quy luật chung, có một gatekeeper cho các hồ sơ đảm bảo rằng các thủ tục được theo dõi và nhất quán. Bạn không muốn một người quản lý nhân sự cho phép mọi người lấy hồ sơ của họ trở lại bàn làm việc của họ trong khi người khác từ chối truy cập.
Yêu cầu mọi người đi qua một nguồn duy nhất sẽ giúp mọi thứ nhất quán và hợp pháp.
Pháp luật về hồ sơ và lưu giữ hồ sơ và truy cập là khó khăn. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn cập nhật.
Chính sách dưới đây là một khởi đầu tốt cho doanh nghiệp của bạn , nhưng hãy nhớ rằng luật pháp tiểu bang và địa phương của bạn có thể thay đổi.
Chính sách truy cập hồ sơ của nhân viên mẫu
Tất cả nhân viên, cựu nhân viên và đại diện của nhân viên có thể xem một số nội dung trong hồ sơ nhân sự của họ với thông báo trước cho nhân viên Nhân sự. Các tài liệu liên quan đến trình độ của nhân viên cho thuê như ứng dụng, khuyến mãi , hành động kỷ luật và chuyển giao có thể được xem . Ngoài ra, nhân viên có thể xem xét các biểu mẫu và hồ sơ đào tạo chính sách.
Các tài liệu mà nhân viên có thể không xem xét bao gồm tài liệu tham khảo hoặc kiểm tra tham chiếu, hồ sơ của bất kỳ điều tra nào được thực hiện bởi quản lý, hồ sơ y tế, tài liệu liên quan đến thủ tục tố tụng tư pháp, bất kỳ tài liệu nào vi phạm tính bảo mật của nhân viên khác.
Thủ tục
Một nhân viên muốn xem xét nội dung cho phép của hồ sơ nhân sự của họ nên liên hệ với Nhân sự với thông báo 24 giờ (không bao gồm ngày nghỉ cuối tuần). Cựu nhân viên, hoặc những người không biết đến nhân viên Nhân sự, phải xuất trình giấy tờ tùy thân và / hoặc bằng chứng cho phép để truy cập hồ sơ nhân sự.
Nhân viên phải xem xét hồ sơ nhân sự của họ với sự hiện diện của một nhân viên Nhân sự.
Nhân viên không được loại bỏ khỏi văn phòng bất kỳ phần nào của hồ sơ nhân sự .
Nhân viên có thể yêu cầu bản sao của tập tin hoặc một phần của tập tin. Trong vòng lý do, nhân viên Nhân sự sẽ cung cấp bản sao. Để sao chép rộng rãi, nhân viên sẽ cần phải trả tiền cho các bản sao.
Nếu nhân viên không hài lòng với một tài liệu trong hồ sơ nhân sự của mình, với sự hiện diện của nhân viên Nhân sự, nhân viên có thể viết giải thích hoặc làm rõ và đính kèm nó vào tài liệu tranh chấp. Trong mọi trường hợp, nhân viên nhân sự hoặc nhân viên sẽ thay đổi tài liệu thực tế.
Nhân viên cũng có thể yêu cầu xóa tài liệu khỏi hồ sơ nhân sự. Nếu nhân viên Nhân sự đồng ý, tài liệu có thể bị xóa.
Nếu nhân viên Nhân sự không đồng ý, vấn đề có thể bị kháng cáo theo cách thức được quy định trong Chính sách mở cửa của Công ty.