Nếu bạn được yêu cầu viết một lá thư tham khảo, hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là để chứng minh rằng người đó là một ứng cử viên mạnh mẽ cho công việc.
Đơn giản thể hiện sự ngưỡng mộ của bạn sẽ không đủ; bức thư nên tập trung vào các ví dụ cụ thể cho thấy rằng nhân viên là một người biểu diễn cao. Bức thư cũng phải chuyên nghiệp về ngoại hình và được viết theo định dạng kinh doanh và được chỉnh sửa tốt.
Để tìm hiểu thêm về cách viết thư tham khảo để tìm việc làm, hãy xem các mẹo và thư tham khảo mẫu dưới đây.
Lời khuyên cho việc viết một thư tham khảo
- Hãy suy nghĩ cẩn thận trước khi nói có. Chỉ nói “có” để viết thư tham khảo nếu bạn có thể viết thư tích cực cho người đó. Nếu bạn không biết rõ người đó, hoặc không nghĩ rằng bạn có thể tự tin giới thiệu người đó cho công việc, bạn nên nói không . Hãy nhớ rằng bạn không bao giờ có nghĩa vụ cung cấp thư giới thiệu và bạn có các tùy chọn để thực hiện một cách khéo léo. Ví dụ, bạn có thể nói rằng bạn không quen thuộc với công việc của người đó để cung cấp một tham chiếu hoặc trích dẫn chính sách của nhà tuyển dụng về việc không cung cấp tài liệu tham khảo . (Nếu, trên thực tế, một tồn tại. Đừng nói dối, hoặc bạn sẽ có nguy cơ bị bắt và xấu hổ trước đồng nghiệp của bạn.)
- Sử dụng định dạng thư kinh doanh. Thực hiện theo định dạng thư kinh doanh cho thư của bạn. Bao gồm thông tin liên hệ, ngày tháng và thông tin liên hệ của chủ nhân. Địa chỉ công việc cho người sử dụng lao động, hoặc, nếu bạn không biết ai để giải quyết bức thư , bạn có thể nói "Để nó có thể quan tâm," hoặc chỉ đơn giản là bắt đầu với đoạn đầu tiên của bạn.
- Tập trung vào mô tả công việc. Yêu cầu bản sao mô tả công việc từ người bạn đang đề xuất. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào các yêu cầu cụ thể của vị trí. Cố gắng bao gồm các từ khóa từ mô tả công việc trong thư của bạn. Ngay cả khi bạn đang viết một đề nghị tổng quát hơn, bạn vẫn có thể hỏi nhân viên về các loại công việc mà họ sẽ áp dụng.
- Bao gồm các ví dụ cụ thể. Trong thư giới thiệu, cung cấp các ví dụ cụ thể về thời gian mà nhân viên đã trình bày các đặc điểm hoặc kỹ năng khác nhau cần thiết cho công việc. Nếu có thể, hãy sử dụng các con số để định lượng thành công của chúng . Ví dụ: bạn có thể giải thích số tiền mà người đó kiếm được cho công ty của bạn hoặc số lượng khách hàng mà người đó đã tương tác hàng ngày.
- Vẫn tích cực. Nhà nước mà bạn nghĩ rằng người này là một ứng cử viên mạnh mẽ. Bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi khuyên người này không cần đặt trước” hoặc “Tôi sẽ thuê lại người này nếu có thể.” Hãy nhớ rằng, bạn muốn giúp ứng viên này nổi bật.
- Chia sẻ thông tin liên hệ của bạn. Cung cấp một cách để người sử dụng lao động liên hệ với bạn nếu họ có thêm câu hỏi. Bao gồm địa chỉ email, số điện thoại của bạn hoặc cả hai trong thư.
- Thực hiện theo các hướng dẫn gửi. Yêu cầu nhân viên gửi thư. Đảm bảo bạn tuân thủ mọi yêu cầu, đặc biệt là về nơi gửi và thời gian, cũng như định dạng (ví dụ: PDF, thư thực, v.v.)
Cách sử dụng Ví dụ về thư tham chiếu
Bạn nên xem lại thư giới thiệu mẫu và thư giới thiệu mẫu trước khi viết thư của bạn. Ví dụ có thể giúp bạn xem loại nội dung nào bạn nên đưa vào tài liệu của mình, trong khi các mẫu có thể giúp bạn hiểu được bố cục tốt nhất và phần nào cần sử dụng (chẳng hạn như phần giới thiệu và đoạn nội dung).
Khi định dạng thư giới thiệu của bạn , hãy sử dụng loại khoảng cách đơn với khoảng cách giữa mỗi đoạn. Căn chỉnh văn bản của bạn ở bên trái và sử dụng lề 1 inch xung quanh. Chọn phông chữ truyền thống như Times New Roman hoặc Arial. Chụp tối thiểu một trang; nếu thư của bạn quá ngắn, có vẻ như bạn không biết đủ về ứng cử viên để đưa ra đề xuất.
Mặc dù các ví dụ, các mẫu và hướng dẫn là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho thư của bạn, bạn nên luôn luôn chỉnh sửa một ví dụ thư để phù hợp với lịch sử công việc của ứng cử viên và công việc mà người đó đang áp dụng.
Thư tham khảo Ví dụ về việc làm
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi muốn giới thiệu Sharon Doe làm ứng cử viên cho một vị trí với tổ chức của bạn. Trong cương vị là Trợ lý Nhân viên, Sharon được tuyển dụng trong văn phòng của chúng tôi từ 20XX-20XX. Sharon đã làm một công việc tuyệt vời ở vị trí này và là một tài sản cho tổ chức của chúng tôi trong nhiệm kỳ của cô với văn phòng. Cô ấy có kỹ năng giao tiếp bằng lời và bằng văn bản tuyệt vời, được tổ chức cực kỳ, có thể làm việc độc lập và có thể làm theo để đảm bảo rằng công việc được thực hiện.
Trong nhiệm kỳ của cô với công ty chúng tôi, Sharon chịu trách nhiệm giám sát các trợ lý văn phòng. Những trợ lý này, dưới sự quản lý của Sharon, chịu trách nhiệm về nhiều chức năng hành chính và văn thư cơ bản của văn phòng.
Sharon đã lên kế hoạch hiệu quả và quản lý một số trợ lý để duy trì hoạt động văn phòng hiệu quả.
Cô đã phát triển một chương trình đào tạo cho những trợ lý này đã giúp họ trở nên thành thạo trong các hoạt động văn phòng trong một nửa thời gian họ từng làm.
Sharon luôn sẵn lòng hỗ trợ và có mối quan hệ tuyệt vời với nhiều thành phần được phục vụ bởi văn phòng của chúng tôi bao gồm khách hàng, nhà tuyển dụng và các tổ chức chuyên nghiệp khác. Khả năng của cô để giao tiếp hiệu quả với tất cả những người này qua email, trên điện thoại, và đích thân biến cô thành một tài sản như vậy cho văn phòng của chúng tôi.
Cô ấy sẽ thêm giá trị cho bất kỳ công ty nào, và tôi khuyên cô ấy nên cố gắng theo đuổi bất kỳ nỗ lực nào. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Trân trọng,
Chữ ký ( bản sao cứng )
Jane Smith
Đọc thêm: Cách viết thư tham khảo | Ví dụ về thư tham chiếu khác