Những gì nên (và không nên) Bạn đặt trong một tập tin nhân viên nhân viên
Ở những người khác, quyền truy cập bị hạn chế đối với nhân viên nhân sự và nhân viên có thể yêu cầu quyền truy cập vào hồ sơ của họ. Luật sư cũng có thể trát hầu tòa các nội dung của hồ sơ nhân sự cho các vụ kiện và khiếu nại Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC) .
Một cựu nhân viên cũng có thể yêu cầu một bản sao hồ sơ nhân sự của mình.
Với tất cả những người sử dụng tiềm năng và người xem tiềm năng hồ sơ nhân sự của bạn, chủ nhân phải cẩn thận để duy trì tài liệu thực tế không thiên vị, thực tế về lịch sử việc làm của nhân viên trong hồ sơ nhân sự của bạn. Do đó, áp dụng các nguyên tắc chung này cho tài liệu mà bạn lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của tổ chức của bạn.
Hướng dẫn chung về nội dung của hồ sơ nhân viên
- Thông tin trong hồ sơ nhân sự phải thực tế. Cán bộ giám sát hoặc nhân sự; ghi chú ngẫu nhiên; Mach lẻo; tin đồn vô căn cứ; câu hỏi, báo cáo hoặc cáo buộc tattletale từ các nhân viên khác chưa được khám phá; cáo buộc không theo đuổi, điều tra và kết luận; và bất kỳ thông tin, bình luận hoặc ghi chú không thực tế nào khác phải được loại trừ khỏi hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Một trong những ví dụ tồi tệ nhất của bình luận xúc phạm mà một người quản lý nhân sự được tìm thấy nộp trong hồ sơ nhân sự, liên quan đến ghi chú phỏng vấn của người quản lý thuê. Một tuyên bố: "Có thể quá béo để lên xuống cầu thang khi cần thiết." Hãy tưởng tượng nhân viên, luật sư, và thậm chí cả nhân viên và giám sát viên trong tương lai đọc những bình luận như thế này.
Ở một công ty khác, người quản lý đã tìm thấy những ghi chú không được chứng minh rằng những người quản lý và những người khác đã đặt trong hồ sơ của nhân viên như, "Mary tức giận vì cô ấy không được tăng lương. Cô ấy làm chậm công việc của mình để có được ngay cả với người quản lý của mình." Xem vấn đề?
- Hồ sơ nhân sự phải được phân bổ chu đáo đến vị trí tệp thích hợp của họ. Xác định một giao thức cho hồ sơ nhân sự của công ty bạn dựa trên luật pháp tiểu bang và liên bang , luật lao động như Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế năm 1996 (HIPAA) và các phương pháp hay nhất của nhà tuyển dụng.
Sau đó, gắn bó với giao thức. Bạn không muốn tìm lý do của bác sĩ ngẫu nhiên nhét vào tập tin nhân sự khi họ thuộc về một tập tin y tế. Ngoài ra, bạn có muốn lý do và biện minh cho quảng cáo của nhân viên trong hồ sơ biên chế hay không.
Bạn cũng không muốn các hồ sơ của một quyết định tuyển dụng liên quan đến kiểm tra lý lịch hoặc ghi chú từ các cuộc thảo luận với các nhà tuyển dụng cũ trong hồ sơ nhân sự.
- Giám sát viên, người quản lý và nhân viên khác đặt tài liệu trong hồ sơ nhân sự phải được huấn luyện để viết tài liệu một cách thích hợp. Nói trong một lời khiển trách của nhân viên rằng nhân viên là một deadbeat hoàn toàn sẽ không giành được nhân viên của bạn ghi lại bất kỳ giải thưởng nào, nhưng những người giám sát chưa được đào tạo đã được biết viết những câu tương tự.
Tốt hơn, giới hạn truy cập vào các tập tin để nhân viên nhân sự của bạn, người chịu trách nhiệm về hồ sơ và biết những gì nên và không nên được đặt trong một tập tin nhân sự. - Cân bằng thông tin bạn đặt vào hồ sơ nhân sự để bao gồm cả các khía cạnh tích cực và tiêu cực của lịch sử việc làm của nhân viên. Thông thường, hồ sơ nhân sự nhấn mạnh mọi sự xuất hiện tiêu cực và bỏ lỡ các thành phần tích cực.
- Nhận biết sự khác biệt giữa ghi chú cá nhân của người giám sát về nhân viên báo cáo của mình và hồ sơ nhân sự của công ty chính thức. Các ghi chú của người giám sát được sử dụng để cải thiện hiệu suất , theo dõi các dự án và hoàn thành mục tiêu, và để xác định mức tăng và kế hoạch phát triển hiệu suất , ví dụ, thuộc hồ sơ cá nhân của người giám sát chứ không phải trong hồ sơ nhân sự chính thức của công ty.
Cũng cần thừa nhận sự cần thiết phải đào tạo các giám sát viên về cách ghi chép và duy trì tài liệu trong hồ sơ quản lý của họ. Các tiêu chí tương tự cho các sự kiện, không phải ý kiến, và các ví dụ cụ thể, không phải là tin đồn, áp dụng cho các ghi chú riêng tư.
Các ghi chú riêng của người giám sát có thể được giải trình trong trường hợp vụ kiện, vì vậy cần thận trọng ngay cả đối với ghi chú riêng. Thực hành giám sát lưu giữ bản sao hồ sơ tồn tại trong hồ sơ nhân viên chính thức trong hồ sơ quản lý của họ không được khuyến nghị.
- Thuê tài liệu và ghi chú phỏng vấn trình bày một chút của một quandary. Cách tốt nhất là duy trì một tệp riêng biệt cho từng vị trí bạn điền bao gồm tất cả tài liệu liên quan đến việc điền vị trí đó từ công việc đăng lên kiểm tra tham chiếu. Hồ sơ xin việc, thư xin việc, và đơn đăng ký của đương đơn thuộc về hồ sơ này, ngoại trừ việc bạn nên chuyển hồ sơ của nhân viên đã thuê sang hồ sơ nhân viên của nhân viên.
Tệp này có các danh sách kiểm tra và biểu mẫu chính thức cố gắng cho đại diện không thiên vị về trình độ của nhân viên tiềm năng và hỗ trợ quyết định của bạn khi thuê ứng viên đủ điều kiện nhất. Ý kiến của người quản lý tuyển dụng và ghi chú đã được thực hiện trong quá trình tuyển dụng không thuộc về tập tin này. Nhân sự có thể thu thập các ghi chú này để duy trì tài liệu hoàn chỉnh về quyết định việc làm, nhưng chúng không thuộc hồ sơ nhân sự.
- Tài liệu thực tế về các quyết định về việc làm như thăng chức , chuyển sang cơ hội bên , và tăng lương thuộc về hồ sơ nhân sự. Quan điểm của người giám sát hoặc nhân sự về nhân viên thì không. Tài liệu hành động kỷ luật chính thức như cảnh báo bằng văn bản cũng thuộc hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Ví dụ cụ thể về tài liệu không nên có trong hồ sơ nhân sự
Các thông tin sau đây không nên được đặt trong hồ sơ nhân sự. Các tài liệu có thể yêu cầu một tập tin riêng biệt, có thể được phân loại như giám sát hoặc quản lý ghi chú, hoặc không nên được giữ ở tất cả bởi một chủ nhân.
- Bất kỳ thông tin y tế nào thuộc về hồ sơ y tế .
- Thông tin biên chế thuộc về hồ sơ biên chế .
- Các tài liệu bao gồm số an sinh xã hội của nhân viên hoặc thông tin về các phân loại được bảo vệ của nhân viên như tuổi tác, chủng tộc, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng tôn giáo và vân vân không bao giờ được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự.
- Tài liệu giám sát cho mục đích quản lý công việc của một nhân viên, đặt ra các mục tiêu, phản hồi được cung cấp và vân vân phải được nộp trong một thư mục riêng tư, giám sát hoặc quản lý.
- Tài liệu điều tra bao gồm khiếu nại của nhân viên, phỏng vấn nhân viên, phỏng vấn nhân viên, phát hiện, đề xuất luật sư và giải pháp, cộng với việc theo dõi để đảm bảo không trả thù , phải nằm trong hồ sơ điều tra riêng biệt với hồ sơ nhân sự.
- Nộp mẫu đơn I-9 của nhân viên trong một tập tin hoặc vị trí I-9 , cách xa hồ sơ nhân viên của nhân viên.
- Đặt kiểm tra lý lịch bao gồm tiền sử tội phạm, báo cáo tín dụng, v.v. và kết quả kiểm tra thuốc trong một tệp riêng biệt mà người giám sát, người quản lý và nhân viên không thể truy cập. SHRM đề xuất tệp riêng biệt này hoặc đề xuất rằng thông tin này cũng có thể được nộp trong hồ sơ y tế của nhân viên.
- Các hồ sơ Cơ hội Bình đẳng của Nhân viên như các biểu mẫu tự nhận dạng và các báo cáo của chính phủ không được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự cũng như bất kỳ nơi nào mà người giám sát có quyền truy cập.
Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, tổ chức của bạn có hiệu quả lưu trữ lịch sử việc làm thực tế, có thể hỗ trợ và hồ sơ nhân sự ở các vị trí thích hợp.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.