Tại sao các nhân viên không tham gia vào các cuộc phỏng vấn xuất cảnh với nhà tuyển dụng của họ?
Tỷ lệ tham gia tốt cho các cuộc phỏng vấn thoát là gì?
Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ đáp ứng trung bình cho các cuộc phỏng vấn giấy và bút chì là khoảng 30-35%.
Điều này có nghĩa là một công ty có 2000 nhân viên và tỷ lệ doanh thu 15% dự kiến sẽ nhận được khoảng 100 cuộc phỏng vấn hoàn thành xuất cảnh mỗi năm. Ở cấp độ tham gia này, tổ chức đang nhận được phản hồi thoát khỏi chỉ 5% tổng số nhân viên.
Chỉ với một chút nỗ lực, bạn sẽ có thể tăng gấp đôi tỷ lệ phản hồi đó. 65 phần trăm hoặc tốt hơn là một mục tiêu tốt để tham gia cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Bạn có thể thực hiện việc này với các cuộc phỏng vấn xuất cảnh bằng giấy và bút chì, các cuộc phỏng vấn thoát trực tuyến dựa trên web và các cuộc phỏng vấn qua điện thoại.
Đo lường sự tham gia của bạn trong cuộc phỏng vấn thoát
Để đo lường tỷ lệ trả lời của bạn, hãy chia số lần phỏng vấn thoát hoàn thành cho số nhân viên mà bạn yêu cầu một cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Lý tưởng nhất, số thứ hai nên bằng tổng số chấm dứt nhưng vì lý do thực tế, điều này thường không phải là trường hợp.
Ví dụ, nếu bạn có 125 cuộc phỏng vấn hoàn thành xuất cảnh từ 300 người mà bạn đã yêu cầu hoàn thành một cuộc phỏng vấn xuất cảnh, tỷ lệ tham gia của bạn là 125/300 tương đương với 4,16 hoặc 41,6 phần trăm.
Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn có một phương pháp tốt để theo dõi loại tham gia này. Ở mức tối thiểu, bạn muốn theo dõi tỷ lệ tham gia khi bắt đầu một dự án cải tiến và sau đó định kỳ sau đó.
Một kịch bản lý tưởng là giữ mức trung bình mà bạn có thể tham khảo thường xuyên.
Con số thời gian thực này ngay lập tức thông báo cho bạn một sự sụp đổ (hoặc tăng) trong sự tham gia của nhân viên trong các cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Hệ thống quản lý cuộc phỏng vấn thoát trực tuyến sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn.
Các công ty lớn có thể muốn theo dõi tỷ lệ tham gia riêng cho các công ty con, đơn vị lớn hoặc khu vực địa lý. Các công ty vừa và nhỏ thường có thể hưởng lợi từ tổng tỷ lệ tham gia cho tổ chức.
Nếu bạn quyết định rằng tỷ lệ tham gia của bạn trong các cuộc phỏng vấn xuất cảnh có thể được cải thiện, bước tiếp theo là phân tích quá trình phỏng vấn xuất cảnh hiện tại của bạn . Hai lĩnh vực quan trọng nhất để xem xét là:
- Tại sao nhân viên chọn không hoàn thành cuộc phỏng vấn thoát?
- Có vấn đề hậu cần nào ngăn cản nguồn nhân lực đưa thông tin đến nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả không?
Nhân viên không hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh của họ
Một số lý do mà nhân viên chọn không hoàn thành các cuộc phỏng vấn thoát là:
- Cuộc phỏng vấn xuất cảnh quá dài.
- Các câu hỏi phỏng vấn xuất cảnh là khó hiểu hoặc xâm lấn cá nhân.
- Nhân viên không tin rằng cuộc phỏng vấn xuất cảnh sẽ được đọc hoặc tạo sự khác biệt.
- Người lao động sợ hậu quả.
- Nhân viên giận dữ với công ty.
- Nhân viên trì hoãn hoặc quên.
- Quá trình này khó hoặc khó chịu.
Nếu bạn đang sử dụng một cuộc khảo sát phỏng vấn xuất cảnh với các câu hỏi được xếp hạng, 35-60 câu hỏi là về độ dài khảo sát phù hợp. Hơn 60 câu hỏi bắt đầu cảm thấy dài và khó chịu cho nhân viên. Nếu bạn vượt qua 70 câu hỏi, bạn nên chuẩn bị cho số lượng cao hơn các cuộc phỏng vấn xuất cảnh chưa hoàn thành.
Xem lại câu hỏi phỏng vấn xuất cảnh của bạn để đơn giản. Đặt mình vào vị trí của nhân viên và tự hỏi mình sẽ cảm thấy thế nào khi trả lời các câu hỏi. Tránh rất nhiều câu hỏi phỏng vấn xuất cảnh yêu cầu cảm xúc và cảm xúc.
Nhiều nhân viên không hòa hợp với cảm xúc của họ (hoặc nếu họ có thể không muốn chia sẻ với bạn). Việc nhân viên đánh giá hiệu quả của quy trình dễ dàng hơn nhiều so với cách họ cảm nhận về quy trình.
Phản hồi thoát khỏi phản hồi bị bỏ qua
Nhân viên sẽ không hoàn thành các cuộc phỏng vấn xuất cảnh của họ nếu họ tin rằng phản hồi mà họ cung cấp sẽ không được đọc hoặc sẽ bị bỏ qua ngay lập tức. Điều quan trọng là để cho nhân viên biết rằng bạn coi trọng phản hồi của họ . Khi bạn thực hiện các cải tiến dựa trên các đề xuất từ các cuộc phỏng vấn thoát, đừng ngại nói cho nhân viên biết ý tưởng xuất phát từ đâu.
Theo thời gian, nhân viên sẽ biết rằng bạn lắng nghe . Khi điều này trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp , bạn có thể yên tâm về nhiều ý tưởng, đề xuất và phê bình chân thực và cởi mở.
Hậu quả từ phản hồi trung thực
Ngoài ra, hãy rõ ràng với nhân viên rằng phản hồi trung thực sẽ không dẫn đến hậu quả . Báo cáo được thực hiện trong một cuộc phỏng vấn xuất cảnh không bao giờ nên được sử dụng để ngăn chặn đủ điều kiện trong tương lai cho thuê lại.
Có rất nhiều chuyên gia cho rằng nhân viên không nên trung thực trên mẫu phỏng vấn xuất cảnh của họ hoặc không hoàn thành một trong tất cả. Họ cho rằng các công ty sử dụng thông tin này đối với nhân viên. Các chuyên gia nhân sự biết rằng điều này là vô nghĩa, tuy nhiên, họ vẫn phải chiến đấu với nhận thức vô căn cứ này.
Phản hồi nhân viên tức giận
Nhân viên tức giận với công ty có thể cảm thấy rằng họ không muốn giúp đỡ bằng cách tham gia vào cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Bạn có thể khuyến khích những nhân viên này trêu chọc sự tức giận của họ trong cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Nhiều người trong số những nhân viên giận dữ này vui mừng khi có cơ hội được lắng nghe giọng nói của họ - đặc biệt nếu họ biết rằng nó sẽ được quản lý cấp cao nghe thấy.
Một quá trình sạch sẽ và đơn giản cũng rất quan trọng. Cho dù đó là dựa trên web hoặc giấy và bút chì, mẫu phỏng vấn xuất cảnh phải được đặt ra độc đáo với một mẫu khảo sát trực quan và dễ hiểu.
Các vấn đề về hậu cần là lĩnh vực chính thứ hai để xem xét trong quá trình phỏng vấn xuất cảnh của bạn. Thường có các liên kết yếu trong bất kỳ quá trình và các cuộc phỏng vấn thoát nào cũng không ngoại lệ. Kiểm tra của bạn nên bao gồm toàn bộ chuỗi sự kiện bắt đầu khi một nhân viên đưa ra thông báo và kết thúc khi nhân viên gửi cuộc phỏng vấn thoát.
Kiểm tra quá trình phỏng vấn thoát của bạn
Bạn có thể bắt đầu kiểm tra quá trình phỏng vấn xuất cảnh của mình bằng cách tìm hiểu thông tin sau.
- Làm thế nào để nhân viên thường đưa ra thông báo về ý định của họ để chấm dứt ?
- Ai là người đầu tiên được thông báo và có bao nhiêu thông báo thường được đưa ra?
- Ai nói với bộ phận Nhân sự và làm thế nào? Làm thế nào ngay sau khi nhân viên đưa ra thông báo là thông báo nhân sự? Ai trong HR được thông báo trước?
- Ai chịu trách nhiệm bắt đầu cuộc phỏng vấn thoát? Khi nào người này được thông báo về chấm dứt nhân viên ?
- Nhân viên được thông báo về cuộc phỏng vấn xuất cảnh như thế nào? Bởi ai? Phương pháp gì? Khi nào?
- Có quyền sở hữu rõ ràng trong Nhân sự của quá trình phỏng vấn xuất cảnh không? Những người tham gia vào quá trình này có hiểu tầm quan trọng và tính cấp bách của các cuộc phỏng vấn xuất cảnh không?
- Nhân viên nói gì về cuộc phỏng vấn xuất cảnh? Họ được khuyến khích hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh theo cách nào? Nhân viên có nói nhiều lần và theo nhiều cách không?
- Là cuộc phỏng vấn thoát dễ dàng để hoàn thành?
- Khi nào và ở đâu nhân viên sẽ hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh? Có dễ dàng truy cập các tài nguyên cần thiết không?
- Nhân viên có quyền riêng tư để hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh nếu họ đang hoàn thành nó tại nơi làm việc không?
- Người giám sát và người quản lý có hỗ trợ quá trình phỏng vấn xuất cảnh không? Họ có sợ nhận phản hồi tiêu cực từ nhân viên không? Bạn có dựa vào những người giám sát đáng sợ để chuyển tiếp thông tin về cuộc phỏng vấn xuất cảnh cho nhân viên không?
- Nhân viên có dễ dàng gửi các cuộc phỏng vấn xuất cảnh của họ không?
Xem lại từng câu hỏi kiểm tra ở trên và xem xét kỹ lưỡng quá trình phỏng vấn xuất cảnh của bạn. Xác định những gì bạn có thể làm để cải thiện từng khu vực này . Sau khi bạn hoàn thành đánh giá của mình, bạn có thể bắt đầu thực hiện các cải tiến ngay lập tức.
Đo lại quy trình phỏng vấn thoát của bạn
Một số thay đổi mà bạn thực hiện sẽ mang lại sự cải thiện đáng kể về tỷ lệ tham gia rất nhanh. Những người khác sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn để có hiệu quả tràn ngập văn hóa công ty.
Đánh giá lại tỷ lệ tham gia của bạn sau ba tháng, sáu tháng, chín tháng và mười hai tháng. Theo đánh dấu tháng mười hai, bạn sẽ thấy một sự cải thiện đáng kể trong tỷ lệ tham gia cuộc phỏng vấn thoát của bạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có nhiều dữ liệu hơn có thể được sử dụng để hạn chế doanh thu và tăng tỷ lệ giữ chân của nhân viên.
Phần kết luận
Bạn có thể tăng giá trị của các cuộc phỏng vấn xuất cảnh của bạn đáng kể bằng cách tăng số lượng nhân viên chấm dứt tham gia vào quá trình phỏng vấn xuất cảnh. Bằng cách xem xét và cải thiện cả nội dung và cấu trúc của cuộc phỏng vấn thoát, cùng với các quy trình nội bộ của riêng bạn, bạn có thể mang lại sự gia tăng đáng kể về tỷ lệ tham gia của bạn.
Cuối cùng, hãy xem xét khả năng một cuộc phỏng vấn trực tiếp thực sự với một nhân viên nhân sự có thể không chỉ cải thiện tỷ lệ tham gia của bạn mà còn cung cấp thông tin tốt hơn. Bạn không thể đánh giá thấp giá trị của việc hỏi tiếp theo.
Xem các câu hỏi phỏng vấn xuất cảnh được đề xuất .