Chủ sử dụng lao động có lý do chính đáng để giữ một số hồ sơ nhân sự — một số pháp lý và một số mục đích thực hành tốt nhất cho việc làm.
Tài liệu là cần thiết để người sử dụng lao động có cái nhìn chính xác về lịch sử việc làm của nhân viên. Tài liệu hỗ trợ các quyết định của chủ nhân và có thể bảo vệ chủ nhân trong một vụ kiện — được bảo quản đúng cách.
Nội dung của hồ sơ nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan lịch sử về những diễn biến quan trọng trong sự nghiệp của một nhân viên. Họ hỗ trợ các quyết định được đưa ra về nhân viên và sự nghiệp của họ. Họ chứng minh lý do của chủ nhân sau khi tuyển dụng, khuyến mãi, chuyển nhượng, khen thưởng và công nhận, và quyết định bắn.
Các nguyên tắc khác nhau được liên kết với các loại tệp nhân viên khác nhau
Vì một số loại tệp nhân sự được khuyến nghị, các quy tắc và nguyên tắc khác nhau được liên kết với từng loại tệp nhân sự.
- Mỗi loại tệp nhân sự có một lý do khác nhau cho nội dung hiện có và khác nhau, dựa trên lý do đó.
- Mỗi loại tệp nhân sự được lưu trữ khác nhau.
- Quyền truy cập vào tệp nhân sự bị hạn chế đối với một số nhân viên nhất định trong hầu hết các tổ chức. Các loại tệp nhân sự khác nhau có các nguyên tắc truy cập khác nhau.
- Quyền truy cập của nhân viên vào hồ sơ nhân sự của họ được cho phép, nhưng hầu hết người sử dụng lao động thiết lập các hướng dẫn cho nhân viên truy cập với chính sách truy cập tệp nhân sự trong sổ tay nhân viên . (Các tiểu bang và khu vực pháp lý khác nhau có các quy tắc khác nhau, vì vậy hãy cập nhật thông tin vị trí của bạn.)
Hầu hết các tổ chức không cho phép người quản lý của nhân viên truy cập vào tệp nhân sự chung. Họ hy vọng các nhà quản lý để giữ tài liệu có liên quan trong tập tin nhân viên của riêng mình mà không phải là tập tin nhân sự chính thức.
- Phòng Nhân sự sở hữu và chịu trách nhiệm đối với các tệp nhân viên của nhân viên.
Tệp nhân sự được đề xuất
Dưới đây là các loại tệp nhân sự được đề xuất và những điều bạn cần biết về cách làm việc với chúng.
Tệp nhân viên của nhân viên
Đây là hồ sơ nhân sự chính mà một chủ nhân duy trì cho mỗi nhân viên. Hồ sơ nhân sự lưu trữ lịch sử việc làm của từng nhân viên. Đây là những gì bạn cần biết về hồ sơ nhân viên của nhân viên.
Tệp y tế
Hồ sơ y tế của nhân viên có những hạn chế pháp lý nghiêm trọng mà người sử dụng lao động phải biết và lưu ý. Đây là những gì bạn cần biết về tính bảo mật và nội dung của hồ sơ y tế của nhân viên.
Hồ sơ lương
Quyền truy cập của nhân viên vào tập tin biên chế của nhân viên ít hạn chế hơn việc truy cập vào hồ sơ y tế hoặc nhân sự. Hồ sơ biên chế nắm giữ thông tin về tiền lương, lựa chọn phúc lợi , thay đổi tỷ lệ tiền lương, trang trí và các giấy tờ pháp lý khác ảnh hưởng đến tiền lương của nhân viên. Nhiều nhân viên kế toán và Nhân sự khác nhau truy cập thông tin trong hồ sơ biên chế.
Mẫu đơn I-9 cho nhân viên
Vì quyền truy cập của các cơ quan chính phủ khác nhau, bạn nên thực hiện theo phương pháp hay nhất bằng cách duy trì một tệp riêng cho các biểu mẫu I-9 của nhân viên . Tìm hiểu thêm về lưu trữ các mẫu đơn I-9.
Tổng quan về tệp nhân sự
Chỉ muốn các chi tiết cơ bản về nhân viên của nhân viên ? Kiểm tra ở đây để biết tổng quan về các tệp nhân viên của nhân viên.
Chính sách truy cập tệp nhân viên cho nhân viên
Bạn muốn cho phép mỗi nhân viên biết những gì có trong hồ sơ nhân sự của mình, nhưng bạn cần phải kiểm soát tính toàn vẹn, đầy đủ và tính toàn vẹn của tập tin. Việc duy trì sự bảo mật của nhân viên và người sử dụng lao động và truy cập hạn chế được đảm bảo bằng chính sách truy cập tệp nhân sự.
Những gì không bao gồm trong tệp nhân viên của nhân viên
Bạn đang tìm kiếm các hướng dẫn về nội dung không bao giờ được đưa vào tệp nhân viên của nhân viên? Dưới đây là các khuyến nghị tốt nhất của tôi về nội dung mà bạn muốn duy trì ở vị trí riêng biệt, không chính thức hoặc không giữ lại. Duy trì tài liệu không cần thiết và hoàn toàn có ý kiến có thể làm tổn thương bạn.
Tài liệu
Bạn có biết tài liệu nào không? Từ ngữ, tài liệu, cây trồng thường xuyên trong thế giới của việc làm và nguồn nhân lực. Nhưng, ý nghĩa của tài liệu và lý do tại sao bạn có thể muốn ghi lại các sự kiện việc làm cụ thể được trình bày kỹ ở đây.
> Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này chỉ dành cho hướng dẫn.