Tệp nhân viên của nhân viên thường được lưu trữ trong một tủ hồ sơ bị khóa, chống cháy ở một vị trí bị khóa mà nhân viên có thể truy cập được.
Tính bảo mật của thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân sự là hết sức quan trọng.
Trong tất cả các hồ sơ của nhân viên được công ty lưu giữ, hồ sơ nhân viên của nhân viên thường xuyên được truy cập hàng ngày để biết thông tin của người sử dụng lao động, người giám sát hoặc nhân viên Nhân sự.
Cân nhắc về nội dung tệp nhân viên của nhân viên
Các nguyên tắc cơ bản và câu hỏi cần xem xét khi nộp bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ nhân viên của nhân viên là những điều này.
- Người sử dụng lao động có cần một tài liệu cụ thể để biện minh cho các quyết định nếu người sử dụng lao động bị kiện không? Chủ nhân có cần tài liệu trong một tòa án của pháp luật không?
- Nhân viên có biết và hiểu rằng tài liệu sẽ được nộp trong hồ sơ nhân sự của họ không? Trong hầu hết các trường hợp, người sử dụng lao động phải yêu cầu nhân viên ký tên vào tài liệu, chứ không phải để biểu thị thỏa thuận với nội dung của tài liệu, nhưng để thừa nhận rằng họ biết và đã đọc tài liệu.
- Không có bất ngờ, ý kiến, hoặc ghi chú cá nhân về các nhân viên nên bao giờ được đặt trong một tập tin nhân viên của nhân viên. Chỉ là sự thật, không có suy nghĩ suy đoán, thuộc về một hồ sơ nhân viên của nhân viên.
Nội dung của một tệp nhân viên của nhân viên
Sau đây là các khuyến nghị về tài liệu mà chủ nhân nên giữ trong hồ sơ nhân viên của nhân viên.
Lịch sử việc làm
- Đơn xin việc
- Tiếp tục
- Tiếp tục thư giới thiệu
- Xác minh giáo dục
- Xác minh việc làm
- Thư từ chối
- Mô tả công việc vị trí
- Hồ sơ phân tích công việc
- Thư mời làm việc hoặc hợp đồng lao động
- Cơ quan tuyển dụng hoặc thỏa thuận đại lý tạm thời, nếu được sử dụng
- Thông tin liên hệ khẩn cấp
- Biểu mẫu xác nhận sổ tay nhân viên đã ký tên hiển thị biên nhận sổ tay nhân viên
- Danh sách kiểm tra từ định hướng của nhân viên mới hiển thị các chủ đề được đề cập và ai
- Bất kỳ thỏa thuận di dời và tài liệu nào
- Bất kỳ hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận hoặc xác nhận nào giữa nhân viên và chủ nhân (chẳng hạn như thỏa thuận không thỏa thuận , hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận liên quan đến xe do công ty cung cấp), ví dụ
- Cuộc sống của các hình thức chính thức tuyển dụng bao gồm: yêu cầu chuyển , khuyến mãi , ứng dụng công việc nội bộ, v.v.
- Bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến việc làm
Phát triển và cải thiện hiệu suất nhân viên
- Bản sao của bất kỳ đánh giá hiệu suất được sử dụng hoặc kế hoạch phát triển nhân viên
- Nhân viên tự đánh giá
- Hồ sơ từ bất kỳ buổi tư vấn chính thức nào
- Ghi chú đi học hoặc đi học trễ
- Tài liệu kế hoạch cải thiện hiệu suất
- Báo cáo hành động kỷ luật
- Nhận dạng nhân viên được trình bày như chứng chỉ, thư nhận dạng, v.v.
- Đề xuất và khuyến nghị chính thức của nhân viên, phản hồi của tổ chức
- Hồ sơ đào tạo
- Yêu cầu đào tạo
- Đánh giá năng lực
- Thông báo hoặc lịch trình của lớp đào tạo hoặc phiên
- Đánh giá nhu cầu đã ký
- Báo cáo chi phí đào tạo
- Khiếu nại của khách hàng hoặc đồng nghiệp
Hồ sơ chấm dứt việc làm
- Thư từ chức của nhân viên
- Thoát tài liệu phỏng vấn
- Thông báo Cobra
- Danh sách kiểm tra kết thúc việc làm
- Kế toán cuối cùng cho tất cả các khía cạnh của việc làm của nhân viên như tiền lương cuối cùng, tiền nghỉ, trả lại tài sản của công ty, v.v.
Các tài liệu bổ sung liên quan đến các tệp nhân sự có sẵn.