Thủ trưởng: Luật Liên bang và Luật Nhà nước có thể Khác nhau
Dưới đây là các nguyên tắc cơ bản để lưu giữ hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng luật tiểu bang có thể khác với các nguyên tắc này. Nếu luật tiểu bang và luật liên bang xung đột, hãy luôn giữ hồ sơ dựa trên bất kỳ yêu cầu nào dài hơn.
Tốt hơn là giữ gì đó quá lâu không đủ dài.
Hồ sơ tuyển dụng: 1 năm
Bạn cần phải lưu tất cả các hồ sơ, ghi chú phỏng vấn, đơn đăng ký và đăng tuyển dụng, và thậm chí là hồ sơ tìm kiếm của bạn thông qua hệ thống theo dõi người đăng ký của bạn trong một năm sau khi quyết định đưa ra lời mời làm việc. Vì vậy, nếu bạn phỏng vấn một người nộp đơn, và toàn bộ quá trình kéo trong ba tháng, nó không phải cho đến khi quyết định tuyển dụng cuối cùng được thực hiện rằng đồng hồ bắt đầu đánh dấu.
Tại sao bạn phải làm điều này? Nếu bất cứ ai bao giờ đặt câu hỏi về quyết định tuyển dụng của bạn, bạn sẽ cần phải chứng minh rằng bạn không phân biệt đối xử bất hợp pháp dưới bất kỳ hình thức , hình dạng hoặc hình thức nào. Các luật như Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật , Tiêu đề VII và nhiều luật khác yêu cầu bạn chứng minh bạn tuân thủ. Việc duy trì các hồ sơ này giúp bạn thực hiện việc này.
Hồ sơ xét nghiệm ma túy: 1 năm hoặc 5 năm cho công việc giao thông vận tải
Nếu bạn yêu cầu xét nghiệm ma túy cho việc làm trước , đó là một phần của hồ sơ tuyển dụng và bạn nên giữ một bản sao của kết quả trong một năm.
Nếu bạn làm xét nghiệm ma túy bổ sung, cho dù do một sự cố tại nơi làm việc hoặc là một phần của một kiểm tra ngẫu nhiên, bạn cũng cần phải duy trì các hồ sơ này trong một năm. Tuy nhiên, nếu bạn phải tuân thủ các quy định về giao thông vận tải, thì khung thời gian tối thiểu cho hồ sơ xét nghiệm ma túy là năm năm.
Biên chế / Timecards, vv: tối thiểu 3 năm, 5 năm sau khi chấm dứt
Luật pháp yêu cầu bạn duy trì các hồ sơ này trong ba năm, nhưng các vụ kiện gần đây có nghĩa là bạn sẽ thông minh hơn để giữ chúng lâu hơn.
Bạn muốn duy trì hồ sơ về số tiền mà mỗi nhân viên được trả và số giờ họ làm việc cho toàn bộ nhiệm kỳ của họ tại công ty bạn. Giữ hồ sơ của bạn trong ít nhất năm năm sau khi nhân viên rời đi, bất kể lý do gì.
Đối với nhân viên được miễn, tất nhiên, bạn không cần phải duy trì hồ sơ thời gian, vì tiền lương của họ là như nhau bất kể số giờ làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn từng phân loại sai một nhân viên được miễn trừ khi cô ấy không được miễn, những giờ làm việc này có thể hướng dẫn bạn trả tiền làm thêm giờ .
Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm cách công ty tính toán trả tiền. Ví dụ, bạn cần phải theo dõi xem đó là tiền lương thẳng, tiền lương cộng thêm hoa hồng, làm thêm giờ, làm thêm, hoặc trả lương theo giờ.
Bạn cần phải làm điều này không chỉ cho các câu hỏi trả tiền và thuế mà còn nhiều quyết định khác dựa vào số giờ làm việc. Ví dụ, tính đủ điều kiện cho FMLA phụ thuộc vào số giờ làm việc trong một năm. Nếu bạn có nhân viên được miễn trách nhiệm bán thời gian, bạn có thể muốn xem xét yêu cầu ghi thời gian để xác định tính đủ điều kiện của FMLA. Bạn cũng cần có khả năng chứng minh rằng bạn đã trả lương cho công nhân của bạn cho tất cả những giờ họ làm việc.
Mẫu I-9: 3 năm sau khi thuê, 1 năm sau khi chấm dứt, tùy theo điều kiện nào sau đó.
Duy trì Mẫu I-9 của nhân viên, được lưu trữ riêng với hồ sơ nhân sự của bạn, trong ba năm sau khi bạn thuê nhân viên và trong một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo điều kiện nào sau đó.
Lợi ích về sức khỏe / phúc lợi: 6 năm
Bạn cần lưu giữ hồ sơ về các kế hoạch của mình cho tất cả các quyền lợi của bạn trong tối thiểu sáu năm. Các tòa án đã cho rằng nếu một nhân viên kiện bạn, nói rằng người đó xứng đáng được hưởng lương hưu cao hơn, đó là trách nhiệm của người chủ để chứng minh rằng họ không nợ nhiều hơn, chứ không phải trách nhiệm của nhân viên chứng minh họ làm. Giữ tất cả các Mô tả tóm lược đó.
Nếu bạn có nhân viên cũ đủ điều kiện cho COBRA , mở rộng quyền lợi sức khỏe của họ, bạn cũng nên giữ những hồ sơ đó trong sáu năm chỉ để được an toàn. Luật không quy định lưu giữ, nhưng vì điều này có thể áp dụng theo Đạo luật An sinh Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên (ERISA), luật này yêu cầu lưu giữ trong sáu năm. Để an toàn, đừng ném những hồ sơ đó ra.
Bản ghi FMLA: 3 năm
Khi một nhân viên yêu cầu FMLA , bạn cần phải giữ đường dẫn giấy đó, ngay cả khi bạn từ chối nghỉ phép. Hãy chắc chắn rằng bạn theo dõi nghỉ phép của mỗi nhân viên - khi nó bắt đầu và bao nhiêu thời gian được sử dụng. Nếu nhân viên có FMLA không liên tục, hãy đảm bảo bạn theo dõi mọi thời gian nghỉ và ghi lại số giờ đã sử dụng. Ngày và số giờ phải được ghi lại. Hãy nhớ rằng, nghỉ phép gián đoạn có thể được sử dụng trong một vài giờ trong một ngày, hoặc một vài ngày trong một tuần. Ghi lại tất cả và lưu giữ các hồ sơ đó.
Hãy nhớ rằng, đây không phải là danh sách toàn diện và chỉ áp dụng cho các đạo luật Liên bang. Bạn có thể phải tuân theo luật lưu giữ hồ sơ bổ sung nếu, ví dụ, bạn là một nhà thầu liên bang hoặc tiểu bang của bạn có các tiêu chuẩn khác nhau. Khi nghi ngờ, đừng ném nó ra.
Bạn có thể truy cập thêm tài nguyên về lưu giữ hồ sơ và báo cáo bắt buộc tại Hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM).
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.