Hồ sơ công việc phác thảo các thành phần chính của công việc
Hồ sơ công việc được phát triển tốt nhất bởi một đội ngũ nhân viên, những người hiểu được nhu cầu của tổ chức đối với nhân viên điền vào vị trí này. Nó thường là điểm khởi đầu để thảo luận trong cuộc họp hoặc quá trình lập kế hoạch tuyển dụng .
Hồ sơ công việc nêu rõ chi tiết công việc của nhân viên. Đây là những thành phần chính mà bạn thuê nhân viên để hoàn thành. Theo định dạng thẳng, có thể hành động, hồ sơ công việc trình bày một bức tranh về nhiệm vụ công việc chính của nhân viên.
Hồ sơ công việc sẽ chứa tổng quan về:
- trách nhiệm của công việc,
- kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc,
- kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc,
- yêu cầu giáo dục và chứng thực,
- nhu cầu vật chất công việc và môi trường làm việc,
- chuyển nhượng báo cáo và
- trả thông tin phạm vi.
Thường được sử dụng gần như thay thế cho nhau với một mô tả công việc, cả thuật ngữ và nội dung, tôi phân biệt một hồ sơ công việc từ một mô tả công việc. Sự khác biệt chính là mức độ chi tiết. Hồ sơ công việc cho phép thêm vĩ độ cho các mục tiêu và kỳ vọng hiện tại.
Mô tả công việc cung cấp một mức độ chi tiết cao để một sự hiểu lầm với nhân viên về trách nhiệm công việc của mình là không bao giờ nghi ngờ.
Trong khi mô tả công việc xác định tất cả các yêu cầu của từng lĩnh vực trách nhiệm chính, hồ sơ công việc chỉ có thể liệt kê trách nhiệm. Ví dụ, một Giám đốc Nhân sự , trong một hồ sơ công việc, có thể chịu trách nhiệm về đào tạo và phát triển nhân viên.
Trong mô tả công việc, sáu tám nhân tố chính của trách nhiệm này có thể xác định trách nhiệm tổng thể.
Hồ sơ công việc mẫu so với mô tả công việc
Sử dụng mô tả công việc của Giám đốc nhân sự nói trên, đây là so sánh một thành phần giữa hồ sơ công việc và mô tả công việc.
Hồ sơ công việc:
Đào tạo và phát triển
Chịu trách nhiệm phát triển chương trình đào tạo và phát triển nội bộ bao gồm định hướng nhân viên mới, phát triển quản lý, kế hoạch phát triển hiệu suất cho từng nhân viên, đánh giá nhu cầu đào tạo, lựa chọn hệ thống và phương pháp đào tạo phù hợp và quản lý ngân sách cho đào tạo và phát triển.
Mô tả công việc:
Đào tạo và phát triển
- Xác định tất cả các chương trình đào tạo nhân sự và phân công quyền / trách nhiệm của nhân sự và người quản lý trong các chương trình đào tạo đó. Cung cấp đào tạo cần thiết và củng cố tài liệu cho các nhà quản lý và nhân viên bao gồm hội thảo, sách hướng dẫn, sổ tay nhân viên và báo cáo được chuẩn hóa.
- Dẫn đầu việc thực hiện hệ thống quản lý hiệu suất bao gồm các kế hoạch phát triển hiệu năng (PDP) và các chương trình phát triển nhân viên.
- Thiết lập một hệ thống đào tạo nhân viên trong nhà xác định và cung cấp cho nhu cầu đào tạo của công ty. Những điều sau đây được bao gồm trong hệ thống đào tạo: đánh giá nhu cầu đào tạo, định hướng nhân viên mới hoặc giới thiệu, phát triển quản lý, đào tạo chéo sản xuất, đo lường tác động đào tạo và thực hành chuyển giao đào tạo tốt nhất.
- Giúp các nhà quản lý lựa chọn và ký kết các chương trình đào tạo và tư vấn bên ngoài.
- Hỗ trợ phát triển và giám sát chi tiêu của ngân sách đào tạo của công ty.
Cách thức và thời điểm sử dụng hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích. Đặc biệt trong tuyển dụng và đăng tuyển dụng, mô tả công việc cung cấp quá nhiều thông tin. Các hồ sơ công việc cắt giảm các yếu tố quan trọng để cung cấp một hình ảnh của một công việc. Sử dụng hồ sơ công việc khi cần thiết để mô tả công việc của bạn. cho các ứng cử viên tiềm năng.
Hồ sơ công việc cung cấp một giải thích tốt về các thành phần của một công việc và những gì bạn đang tìm kiếm trong một nhân viên khi họ được đăng với việc làm của bạn mở trên trang web tuyển dụng của bạn.
Các nhân viên tiềm năng sẽ lưu ý các thành phần và yêu cầu của một công việc trong công việc của bạn. Hồ sơ công việc cung cấp cho họ đủ thông tin để xác định xem họ có đủ điều kiện và quan tâm đến công việc của bạn hay không.
Điều này tiết kiệm cả thời gian sử dụng lao động và thời gian tìm kiếm việc làm và thất vọng.
Được sử dụng khi hiệu quả, hồ sơ công việc là một công cụ hữu ích khác trong hộp công cụ nhân sự.