Bạn có thể phát triển và sử dụng mô tả công việc của nhân viên vì lợi ích của bạn
Mô tả công việc của nhân viên xác định rõ ràng và nêu rõ trách nhiệm của một công việc cụ thể.
Họ cũng bao gồm thông tin về điều kiện làm việc, công cụ, thiết bị được sử dụng, kiến thức và kỹ năng cần thiết và mối quan hệ với các vị trí khác bao gồm cả người quản lý là ông chủ.
Phát triển hiệu quả, mô tả công việc của nhân viên là các công cụ giao tiếp quan trọng đối với sự thành công của tổ chức bạn. Mô tả công việc của nhân viên kém bằng văn bản, mặt khác, thêm vào sự nhầm lẫn nơi làm việc, làm tổn thương giao tiếp và làm cho mọi người cảm thấy như thể họ không biết những gì được mong đợi từ họ .
Vẫn không chắc chắn về giá trị của mô tả công việc của nhân viên? Nếu bạn sử dụng chúng như sống, các tài liệu thở được cập nhật thường xuyên để phản ánh công việc thay đổi của mỗi nhân viên, họ có thể trở thành một kế hoạch công việc hơn là một tài liệu bụi thường xuyên không liên quan.
Hãy xem xét năm mẹo này về mô tả công việc.
Điểm tích cực về mô tả công việc
Mô tả công việc của nhân viên cung cấp một cơ hội để truyền đạt rõ ràng hướng công ty của bạn và họ nói với nhân viên nơi người đó phù hợp với bên trong bức tranh lớn.
Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một tổ chức lớn, nhiều trang web, mô tả công việc của nhân viên được viết tốt sẽ giúp bạn điều chỉnh hướng đi của nhân viên theo hướng lãnh đạo cấp cao của bạn .
Sắp xếp những người bạn sử dụng với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của bạn sẽ thành công cho tổ chức của bạn. Là một nhà lãnh đạo, bạn đảm bảo chức năng liên thông của tất cả các vị trí và vai trò khác nhau cần thiết để hoàn thành công việc cho khách hàng.
Mô tả công việc của nhân viên đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ mọi người.
Theo Ferdinand Fournies tại sao không phải nhân viên làm những gì họ được cho là phải làm và phải làm gì với nó? đây là nơi đầu tiên để xem nếu mọi người không làm những gì bạn muốn họ làm.
Ông nói rằng bạn cần phải chắc chắn rằng họ hiểu rõ mong đợi của bạn. Sự hiểu biết này bắt đầu với mô tả công việc của nhân viên.
Mô tả công việc của nhân viên giúp bạn bao quát tất cả các căn cứ pháp lý của mình.
Ví dụ, để tuân thủ Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật (ADA) , bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mô tả về các yêu cầu vật lý của công việc là chính xác.
Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân viên mới hoặc đăng việc làm cho người nộp đơn nội bộ , mô tả công việc của nhân viên sẽ cho ứng viên biết chính xác những gì bạn muốn trong người bạn đã chọn.
Họ cung cấp một mô tả rõ ràng về những gì bạn mong đợi các nhân viên được lựa chọn để làm. Xóa các mô tả công việc của nhân viên có thể giúp bạn chọn các ứng viên ưa thích của mình và giải quyết các vấn đề và câu hỏi của những người không được chọn. Phân tích công việc tương tự hữu ích.
Mô tả công việc của nhân viên được viết tốt giúp nhân viên tổ chức, những người phải làm việc với người được thuê, hiểu rõ ranh giới trách nhiệm của người đó.
Những người đã tham gia vào quá trình tuyển dụng có nhiều khả năng hỗ trợ sự thành công của nhân viên mới hoặc đồng nghiệp được quảng bá . Phát triển mô tả công việc của nhân viên là một cách dễ dàng để lôi cuốn mọi người vào thành công của tổ chức bạn.
Điều đó nói rằng, đối với một tổ chức hiệu quả, mô tả công việc của nhân viên có thể làm chậm bạn nếu bạn không cẩn thận. Mô tả công việc của nhân viên có thể bóp nghẹt thành công của bạn và đưa mọi người trở lại vào các hộp biểu đồ tổ chức mà bạn đã yêu cầu họ phá vỡ trong nhiều năm.
Mục đích? Mô tả công việc của nhân viên cung cấp các tác động tích cực được thảo luận trong phần đầu của bài viết này, mà không có những tiêu cực tiềm ẩn này. Bạn có thể tạo số dư cho phép mô tả công việc của nhân viên để thông báo, giao tiếp và điều chỉnh hiệu suất mà không làm hỏng tốc độ, tính linh hoạt và chuyển động của bạn .
Khi bạn phát triển mô tả công việc của nhân viên, hãy nhận ra rằng họ là một thành phần trong một hệ thống quản lý hiệu quả hiệu quả . Xem xét những cảnh báo này về mô tả công việc của nhân viên.
Tiềm năng tiêu cực của mô tả công việc của nhân viên
Mô tả công việc của nhân viên cũng có nhược điểm của họ.
sử dụng những ý tưởng này để xác định các khía cạnh tiêu cực của mô tả công việc của nhân viên — và biến chúng thành tích cực.
Mô tả công việc của nhân viên trở nên ngày tháng ngay khi bạn viết chúng trong một môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, thay đổi, hướng đến khách hàng.
Bạn phải bổ sung mô tả công việc của nhân viên với mục tiêu thương lượng thường xuyên và cơ hội phát triển , tối thiểu, hàng quý, tốt nhất là hàng tháng. Điều này đòi hỏi nhân viên phải gặp gỡ với sếp hoặc nhóm để thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường tiếp theo.
Cuộc họp này cũng phải thực tế. Nếu nhân viên nhận được các mục tiêu mới và vẫn chịu trách nhiệm cho mọi công việc được liệt kê trong bản mô tả công việc của nhân viên ban đầu, điều này là không công bằng.
Đặc biệt, nếu các mục tiêu và thành tích công việc được gắn liền với tiền lương hoặc tiền thưởng, bạn phải xem xét nơi nhân viên đang đầu tư thời gian của mình. Nếu mô tả công việc của nhân viên cung cấp hình ảnh sai, hãy thay đổi mô tả công việc của nhân viên.
Làm cho một số mô tả công việc của nhân viên có đủ tính linh hoạt để các cá nhân có thể "làm việc bên ngoài hộp".
Và, không, đừng đánh đồng "các nhiệm vụ khác theo sự phân công của người quản lý", với tư duy sáng tạo . Các mô tả công việc của nhân viên phải linh hoạt để nhân viên được đào tạo chéo thoải mái, giúp một thành viên khác hoàn thành một nhiệm vụ và tự tin rằng họ có thể đưa ra quyết định phù hợp để phục vụ khách hàng của họ.
Bạn muốn những người thoải mái có cơ hội hợp lý và kéo dài giới hạn của họ. Bạn không muốn khuyến khích mọi người nghĩ, "Đó không phải là công việc của tôi."
Các mô tả công việc của nhân viên kém bằng văn bản có thể là bằng chứng về việc làm sai hoặc sai trong một vụ kiện chấm dứt sai trái .
Theo Tiến sĩ John Sullivan, một chuyên gia nhân sự nổi tiếng toàn quốc, có nhiều lý do để ngừng làm mô tả công việc của nhân viên. Chúng bao gồm một thực tế rằng hầu hết là mơ hồ, không thể đo lường, không kịp thời, và không sử dụng.
Để có hiệu quả, bạn phải thường xuyên xem xét và sử dụng mô tả công việc của nhân viên như một phần công việc hàng ngày của bạn.
Ngoài việc cập nhật các mục tiêu và mục tiêu thường xuyên đề xuất ở trên, mô tả công việc của nhân viên là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý và đánh giá hiệu suất . Chúng được sử dụng để xác định mức tăng lương và điều kiện thưởng.
Họ là một tài liệu tham khảo công việc để xác định cách một nhân viên dành thời gian của mình tại nơi làm việc. Họ cung cấp một tập trung có thể đo lường cho năng lượng và sự chú ý. Nếu không, bác sĩ Sullivan là chính xác. Loại bỏ mô tả công việc của nhân viên.
Mô tả công việc của nhân viên ngồi không sử dụng trong một ngăn kéo, hoặc tệ hơn, được nộp trong văn phòng Nhân sự, là một sự lãng phí thời gian; chúng phải không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng của bạn.
Thực hiện các hành động được thảo luận trong phần đầu của bài viết này, và làm cho mô tả công việc của nhân viên là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn của bạn.
Sử dụng mô tả công việc của nhân viên để có được quyền sở hữu và hỗ trợ nhân viên cho vị trí và theo dõi các thông số về kỹ năng và khả năng mà bạn tìm kiếm vị trí. Trong tuyển dụng, mô tả công việc của nhân viên được viết tốt có thể giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng tốt. Và việc thuê đội ngũ phù hợp là rất quan trọng cho sự thành công trong tương lai của bạn.