Nhân sự Trợ lý Tổng quan Mô tả công việc với nhiệm vụ chính
Trợ lý Nhân sự hỗ trợ việc quản lý các hoạt động hàng ngày của các chức năng và nhiệm vụ nguồn nhân lực. Trợ lý nhân sự thực hiện trách nhiệm trong một số hoặc tất cả các lĩnh vực chức năng sau: phát triển bộ phận, HRIS, quan hệ nhân viên, đào tạo và phát triển, lợi ích, bồi thường, phát triển tổ chức, quản trị điều hành và việc làm.
Trợ lý nhân sự có trách nhiệm một phần cho các lĩnh vực sau:
- tuyển dụng và nhân viên hậu cần;
- quản lý hiệu suất và cải thiện hệ thống theo dõi;
- định hướng nhân viên, phát triển, và hậu cần đào tạo và lưu giữ hồ sơ;
- hỗ trợ quan hệ nhân viên;
- sự hỗ trợ và tham gia của ủy ban toàn công ty;
- truyền thông của nhân viên công ty;
- bồi thường và quản lý lợi ích và lưu trữ hồ sơ;
- báo cáo an toàn, phúc lợi, chăm sóc sức khỏe và sức khỏe của nhân viên ; và
- dịch vụ nhân viên;
- duy trì các tập tin của nhân viên và hệ thống nộp hồ sơ nhân sự;
- hỗ trợ hoạt động hiệu quả hàng ngày của văn phòng nhân sự.
Trợ lý Nhân sự đóng góp vào việc hoàn thành các hoạt động và mục tiêu của Nhân sự nhằm cung cấp một nền văn hóa hiệu quả cao, hướng tới nhân viên, nhấn mạnh quyền năng, chất lượng, năng suất và tiêu chuẩn, đạt được mục tiêu và tuyển dụng và phát triển liên tục một lực lượng lao động cao cấp.
Trợ lý Nhân sự giúp thực hiện các dịch vụ, chính sách và chương trình thông qua nhân viên nhân sự. Trợ lý nhân sự cũng báo cáo với giám đốc nhân sự, người trợ lý giúp hoàn thành trách nhiệm của họ. Trợ lý nhân sự cũng hỗ trợ các nhà quản lý công ty về các vấn đề nhân sự.
Mục tiêu chủ yếu:
- An toàn của lực lượng lao động.
- Phát triển một lực lượng lao động cao cấp.
- Phát triển bộ phận Nhân sự.
- Phát triển văn hóa công ty theo định hướng của nhân viên, nhấn mạnh đến chất lượng, cải tiến liên tục và hiệu suất cao.
- Phát triển liên tục cá nhân.
Các lĩnh vực chính mà một trợ lý nhân sự điển hình chịu trách nhiệm được nêu bật ở đây cũng như các nhiệm vụ cụ thể hơn trong từng lĩnh vực trách nhiệm.
Phát triển bộ phận nhân sự
- Quản lý các chương trình, thủ tục và hướng dẫn để giúp căn chỉnh lực lượng lao động với các mục tiêu chiến lược của công ty.
- Tham gia vào việc phát triển các mục tiêu, mục tiêu và hệ thống của bộ phận .
- Hỗ trợ theo dõi các phép đo của bộ phận và công ty hỗ trợ hoàn thành các mục tiêu chiến lược của công ty.
- Chuẩn bị và duy trì các báo cáo cần thiết để thực hiện các chức năng của phòng Nhân sự. Chuẩn bị các báo cáo định kỳ để quản lý, khi cần thiết hoặc được yêu cầu.
- Tham gia vào các cuộc họp nhân viên hành chính và tham dự các cuộc họp và hội thảo khác khi cần thiết và đại diện cho bộ phận.
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
- Duy trì cơ sở dữ liệu HRIS và tạo các báo cáo được lập lịch hoặc yêu cầu để hỗ trợ quản lý.
- Cập nhật thư mục điện thoại của nhân viên và biểu đồ tổ chức công ty . Duy trì một cơ sở dữ liệu thông tin liên hệ của nhân viên.
- Định kỳ kiểm tra cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
- Hỗ trợ phát triển và cập nhật phần Nhân sự của trang web.
- Giữ hồ sơ nhân viên được cập nhật bằng cách xử lý các thay đổi trạng thái của nhân viên một cách kịp thời.
- Duy trì các tệp nhân sự phù hợp với các yêu cầu pháp lý hiện hành.
Quản lý lợi ích
- Các hành vi mang lại lợi ích cho các định hướng và đào tạo lợi ích khác, khi cần thiết.
Quy trình tuyển sinh, thay đổi và chấm dứt người tham gia trong tất cả chương trình và chương trình trợ cấp.
- So khớp các báo cáo thanh toán hàng tháng với các khoản khấu trừ lương.
- Hỗ trợ nhân viên có bất kỳ vấn đề hoặc mối quan ngại nào về quyền lợi.
- Quản lý các giao dịch hàng ngày của kế hoạch 401 (k) và xử lý các khoản vay và ứng dụng của nhân viên.
Đào tạo và phát triển
- Lên lịch tham gia vào các buổi đào tạo.
- Theo dõi người tham gia và hồ sơ đào tạo.
- Nhập hồ sơ đào tạo vào cơ sở dữ liệu và duy trì nó.
- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển hiệu suất của nhân viên (PDPs) .
- Theo dõi việc hoàn thành các mục tiêu PDP.
Việc làm
- Quảng cáo tuyển dụng nhân viên đầu tiên, nội bộ, và sau đó, bên ngoài, phù hợp với chính sách tuyển dụng của công ty. Quản lý hậu cần của quá trình tuyển dụng.
- Viết báo phân loại quảng cáo và đăng quảng cáo trên Internet ở những nơi thích hợp với vị trí mở bao gồm cả bảng công việc, văn phòng dịch vụ nghề nghiệp đại học, hiệp hội chuyên nghiệp và trên trang web của công ty.
- Sắp xếp và đánh giá sẽ tiếp tục khi chúng đến hàng ngày. Quản lý luồng ứng dụng giấy và quản lý hộp email tuyển dụng. Cung cấp đánh giá đầu tiên về hồ sơ. Duy trì một hệ thống nộp đơn giữ lại các ứng dụng đủ tiêu chuẩn trong một năm.
- Lịch phỏng vấn cho người quản lý tuyển dụng và Nhân sự. Lên lịch phỏng vấn bổ sung nếu cần.
- Gửi thư cho gói thư mời của ứng cử viên theo yêu cầu và theo dõi trả lại.
- Đảm bảo rằng không gian làm việc, máy tính và các thiết bị khác, hộp thư và phần mềm được cài đặt thích hợp đã sẵn sàng cho ngày bắt đầu của nhân viên mới.
- Thực hiện định hướng nhân viên mới .
- Chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho việc thuê mới và thiết lập hồ sơ nhân sự.
- Hỗ trợ nhà máy và văn phòng phía trước với nhu cầu nhân sự tạm thời bằng cách liên hệ và làm việc với Cơ quan nhân sự tạm thời.
- Tiến hành định hướng nhân viên tạm thời, tạo thời gian phù hiệu và theo dõi sự hiện diện của nhân viên tạm thời .
- Gửi fax các tờ thời gian tới Cơ quan nhân sự tạm thời hàng tuần để xử lý biên chế.
Quan hệ nhân viên
- Hỗ trợ trong việc phát triển và thực hiện sổ tay nhân viên và các chính sách và quy trình nhân sự mới.
- Nộp tất cả các báo cáo tuân thủ với chính quyền tiểu bang và liên bang bao gồm cả báo cáo EEO-1.
- Hỗ trợ việc thực hiện và theo dõi các chương trình an toàn và sức khỏe của công ty.
Đền bù
- Được đào tạo và thường xuyên thực hành sao lưu kế toán và bảng lương.
- Tham gia ít nhất một cuộc khảo sát lương mỗi năm.
Phát triển tổ chức
- Tham gia vào các ủy ban khác nhau để cung cấp hỗ trợ nhân sự và theo dõi các hoạt động và hoàn thành các mục tiêu.
- Tham gia lập kế hoạch và thực hiện các quan hệ nhân viên và các sáng kiến hài lòng của nhân viên.
Quản trị điều hành
- Sắp xếp thư và fax; phân phối cho hộp thư của nhân viên.
- Hỗ trợ các cuộc họp Hội đồng quản trị: tạo ra các gói bảng, gặp gỡ và chào đón các thành viên hội đồng quản trị đến, đặt bữa trưa, đặt chỗ.
- Hợp nhất và gửi email báo cáo quản lý hàng tuần cho người quản lý.
- Điều phối các kế hoạch hành trình điều hành và các thỏa thuận khác nếu cần.
- Đơn đặt hàng hoa và thẻ cho nhân viên cho các sự kiện như bệnh tật, tử vong trong gia đình, sinh, tốt nghiệp, v.v.
- Nhận VISA và hộ chiếu cho nhân viên cần phải đi ra nước ngoài.
Bổ sung
- Giả định các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Nhân sự hoặc Tổng Giám đốc.
Để thực hiện công việc Trợ lý Nhân sự thành công, một cá nhân phải có khả năng thực hiện từng trách nhiệm thiết yếu một cách thỏa đáng. Những yêu cầu này là đại diện, nhưng không bao gồm tất cả, kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết của Công ty Trợ lý Nhân sự.
Nhân sự yêu cầu trợ lý
Chỗ ở hợp lý có thể được thực hiện để cho phép người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu này.
- Các kỹ năng máy tính tuyệt vời, bao gồm Word và Excel trong môi trường Microsoft Windows.
- Các kỹ năng giao tiếp bằng miệng và viết hiệu quả.
- Kiến thức chung về các luật và thông lệ tuyển dụng khác nhau.
- Kinh nghiệm quản trị lợi ích và các chương trình nhân sự khác.
- Kỹ năng quan hệ tuyệt vời.
- Kỹ năng quản lý cơ sở dữ liệu và lưu giữ hồ sơ.
- Có khả năng thể hiện mức độ bảo mật cao .
- Kỹ năng tổ chức tuyệt vời.
- Phải có khả năng xác định và giải quyết các vấn đề một cách kịp thời.
- Phải có khả năng thu thập và phân tích thông tin một cách khéo léo.
Nhu cầu vật lý của công việc của Trợ lý Nhân sự
Những nhu cầu vật lý này đại diện cho các yêu cầu vật lý cần thiết cho một nhân viên để thực hiện thành công các chức năng thiết yếu của công việc của Trợ lý Nhân sự. Chỗ ở hợp lý có thể được thực hiện để cho phép người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu được mô tả trong công việc của Trợ lý Nhân sự.
Trong khi thực hiện các trách nhiệm của công việc của Trợ lý Nhân sự, nhân viên được yêu cầu nói và nghe. Nhân viên thường phải ngồi và sử dụng bàn tay và ngón tay, để xử lý hoặc cảm nhận và thao tác các phím trên bàn phím.
Nhân viên thỉnh thoảng phải đứng, đi bộ, với tay và tay, trèo lên hoặc cân bằng, và cúi xuống, quỳ xuống, cúi mình hoặc bò.
Khả năng thị lực cần thiết cho công việc này bao gồm tầm nhìn gần.
Môi trường làm việc cho công việc của Trợ lý Nhân sự
Trong khi thực hiện các trách nhiệm của công việc của Trợ lý Nhân sự, các đặc điểm môi trường làm việc này đại diện cho môi trường mà Trợ lý Nhân sự sẽ gặp phải. Chỗ ở hợp lý có thể được thực hiện để cho phép người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu của công việc của Trợ lý Nhân sự.
Trong khi thực hiện các nhiệm vụ của công việc này, nhân viên đôi khi được tiếp xúc với các bộ phận cơ khí và phương tiện di chuyển. Mức độ tiếng ồn trong môi trường làm việc thường là yên tĩnh đến vừa phải.
Phần kết luận
Mô tả công việc này nhằm truyền đạt thông tin cần thiết để hiểu phạm vi của vị trí Trợ lý Nhân sự và nó không nhằm mục đích là một danh sách đầy đủ các kỹ năng, nỗ lực, nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc điều kiện làm việc liên quan đến vị trí này.
Giáo dục và kinh nghiệm
- Cần có bằng Cử nhân.
- Một đến hai năm kinh nghiệm kinh doanh chung, kinh nghiệm nguồn nhân lực được ưa thích.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia.
Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý , hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.