Từng bước một hệ thống quản lý hiệu suất
Xét cho cùng, có bao nhiêu người trong tổ chức của bạn muốn nghe rằng họ đã kém hoàn hảo vào năm ngoái? Có bao nhiêu nhà quản lý muốn đối mặt với các lập luận và tinh thần giảm sút có thể là kết quả từ quá trình thẩm định hiệu suất ?
Có bao nhiêu người giám sát cảm thấy rằng thời gian của họ được chi tiêu một cách chuyên nghiệp vào tài liệu và cung cấp bằng chứng để hỗ trợ phản hồi của họ - suốt cả năm? Ngoài ra, các đầu ra quan trọng nhất cho việc đánh giá hiệu suất, từ công việc của mỗi người, có thể không được xác định hoặc đo lường được trong hệ thống làm việc hiện tại của bạn. Làm cho hệ thống thẩm định một bước khó khăn hơn trong việc quản lý và tăng mức lương của nhân viên lên xếp hạng số của họ.
Nếu mục tiêu thực sự của thẩm định hiệu suất là phát triển nhân viên và cải thiện tổ chức, hãy xem xét chuyển sang một hệ thống quản lý hiệu suất . Đặt trọng tâm vào những gì bạn thực sự muốn tạo trong tổ chức của mình - quản lý và phát triển hiệu suất.
Là một phần của hệ thống đó, bạn sẽ muốn sử dụng danh sách kiểm tra này để hướng dẫn bạn tham gia vào quá trình quản lý và phát triển hiệu suất. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra này để giúp bạn trong một quá trình đánh giá hiệu suất truyền thống hơn.
Nếu bạn làm theo danh sách kiểm tra này, tôi tin rằng bạn sẽ cung cấp một hệ thống quản lý và phát triển hiệu suất sẽ cải thiện đáng kể quá trình thẩm định mà bạn hiện đang quản lý. Nhân viên sẽ cảm thấy tốt hơn về việc tham gia và hệ thống quản lý hiệu suất thậm chí có thể ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất.
Chuẩn bị và lập kế hoạch quản lý hiệu suất
Nhiều công việc được đầu tư, vào mặt trước, để cải thiện quá trình thẩm định nhân viên truyền thống. Trên thực tế, các nhà quản lý có thể cảm thấy như thể quá trình mới quá tốn thời gian.
Một khi nền tảng của các mục tiêu phát triển được đặt ra, tuy nhiên, thời gian để quản lý hệ thống giảm. Mỗi bước được thực hiện với sự tham gia và hợp tác của nhân viên, để có kết quả tốt nhất.
Quản lý và phát triển hiệu suất trong hệ thống làm việc chung
- Xác định mục đích của công việc , nhiệm vụ và trách nhiệm .
- Xác định mục tiêu hiệu suất với kết quả có thể đo lường.
- Xác định mức độ ưu tiên của từng trách nhiệm công việc và mục tiêu.
- Xác định các tiêu chuẩn hiệu suất cho các thành phần chính của công việc.
- Tổ chức các cuộc thảo luận tạm thời và cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên, tốt nhất là hàng ngày, tóm tắt và thảo luận, ít nhất là hàng quý. (Cung cấp phản hồi tích cực và mang tính xây dựng.)
- Duy trì hồ sơ về hiệu suất thông qua các báo cáo sự việc quan trọng. (Jot ghi chú về các khoản đóng góp hoặc các vấn đề trong suốt quý, trong hồ sơ của nhân viên .)
- Cung cấp cơ hội cho phản hồi rộng hơn. Sử dụng hệ thống phản hồi hiệu suất 360 độ kết hợp phản hồi từ các đồng nghiệp, khách hàng và những người có thể báo cáo với anh ta.
- Xây dựng và quản lý một kế hoạch huấn luyện và cải tiến nếu nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng.
Chuẩn bị ngay cho cuộc họp lập kế hoạch phát triển hiệu suất
- Lên lịch cuộc họp Lập kế hoạch phát triển hiệu suất (PDP) và xác định trước khi làm việc với nhân viên để phát triển kế hoạch phát triển hiệu suất (PDP) .
- Các nhân viên xem xét hiệu suất cá nhân, tài liệu tự đánh giá ý kiến và tập hợp tài liệu cần thiết, bao gồm cả kết quả phản hồi 360 độ , khi có sẵn.
- Người giám sát chuẩn bị cho cuộc họp PDP bằng cách thu thập dữ liệu bao gồm hồ sơ công việc, báo cáo và đầu vào từ những người khác quen thuộc với công việc của nhân viên.
- Cả hai kiểm tra cách nhân viên đang thực hiện chống lại tất cả các tiêu chí và suy nghĩ về các lĩnh vực để phát triển tiềm năng.
- Xây dựng kế hoạch cho cuộc họp PDP bao gồm các câu trả lời cho tất cả các câu hỏi về công cụ phát triển hiệu suất với các ví dụ, tài liệu, v.v.
Cuộc họp về quy trình phát triển hiệu suất (PDP)
- Thiết lập một khung cảnh thoải mái, riêng tư và mối quan hệ với nhân viên.
- Thảo luận và đồng ý với mục tiêu của cuộc họp, để tạo ra một kế hoạch phát triển hiệu suất .
- Các nhân viên thảo luận về những thành tựu và tiến bộ mà anh đã đạt được trong quý.
- Các nhân viên xác định cách thức mà ông muốn phát triển hơn nữa hiệu suất chuyên môn của mình, bao gồm đào tạo, bài tập, những thách thức mới và như vậy.
- Người giám sát thảo luận về hiệu suất trong quý và đề xuất các cách thức mà nhân viên có thể phát triển hơn nữa hiệu suất của mình.
- Thêm suy nghĩ của người giám sát vào các lĩnh vực phát triển và cải tiến được lựa chọn của nhân viên.
- Thảo luận các lĩnh vực thỏa thuận và bất đồng, và đạt được sự đồng thuận.
- Kiểm tra trách nhiệm công việc cho quý tới và nói chung.
- Đồng ý theo các tiêu chuẩn về hiệu suất cho các trách nhiệm công việc chính.
- Đặt mục tiêu cho quý.
- Thảo luận về cách thức các mục tiêu hỗ trợ việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của tổ chức, mục tiêu của bộ phận và như vậy.
- Đồng ý khi đo lường cho từng mục tiêu.
- Giả sử hiệu suất là thỏa đáng, thiết lập một kế hoạch phát triển với nhân viên, giúp anh ta phát triển chuyên nghiệp theo những cách quan trọng với anh ta.
- Nếu hiệu suất ít hơn thỏa đáng, hãy lập kế hoạch cải thiện hiệu suất bằng văn bản và lên lịch các cuộc họp phản hồi thường xuyên hơn . Nhắc nhở nhân viên về hậu quả kết nối với hiệu suất kém liên tục .
- Người giám sát và nhân viên thảo luận phản hồi của nhân viên và các đề xuất xây dựng cho người giám sát và bộ phận.
- Thảo luận bất kỳ điều gì khác mà người giám sát hoặc nhân viên muốn thảo luận, hy vọng, duy trì môi trường tích cực và xây dựng được thiết lập cho đến nay, trong cuộc họp.
- Ký lẫn nhau công cụ phát triển hiệu suất để cho biết cuộc thảo luận đã diễn ra.
- Kết thúc cuộc họp một cách tích cực và hỗ trợ. Người giám sát thể hiện sự tự tin rằng nhân viên có thể hoàn thành kế hoạch và người giám sát có sẵn để hỗ trợ và hỗ trợ.
- Đặt khung thời gian để theo dõi chính thức, thường hàng quý.
Theo dõi cuộc họp về quá trình phát triển hiệu suất
- Nếu một kế hoạch cải tiến hiệu suất là cần thiết , hãy theo dõi vào những thời điểm được chỉ định.
- Theo dõi phản hồi hiệu suất và thảo luận thường xuyên trong suốt quý. (Một nhân viên không bao giờ nên ngạc nhiên về nội dung phản hồi tại cuộc họp phát triển hiệu suất.)
- Người giám sát cần phải giữ các cam kết liên quan đến kế hoạch phát triển đã thỏa thuận, bao gồm thời gian cần thiết từ công việc, thanh toán cho các khóa học, đã đồng ý phân công công việc và vân vân.
- Người giám sát cần phải hành động dựa trên phản hồi của các thành viên trong phòng ban và cho nhân viên biết những gì đã thay đổi, dựa trên phản hồi của họ.
- Chuyển tiếp tài liệu thích hợp tới văn phòng Nhân sự và giữ lại một bản sao của kế hoạch để dễ dàng truy cập và giới thiệu.