Xuất bản ngày 8/1/2015
Rất có thể, khi một người nào đó được thăng chức vai trò quản lý đầu tiên của họ, đây sẽ là lần đầu tiên họ quản lý ngân sách của bộ phận.
Hầu hết các nhà quản lý mới nhận được ít hoặc không có đào tạo chính quy về cách phát triển dự báo ngân sách, theo dõi chi phí của họ hoặc cách thực hiện các điều chỉnh giữa năm. Họ thường được giao một bảng tính hoặc báo cáo từ người quản lý của họ, hoặc bộ phận tài chính, và dự kiến sẽ biết làm thế nào để làm điều đó, hoặc học bằng thử và sai.
Trong khi "thử và sai" có thể là một cách hiệu quả để học một kỹ năng mới, thì sẽ tốt hơn nếu người quản lý mới không phải tạo ra quá nhiều lỗi đau đớn.
Dưới đây là một số bài học rút ra từ thử nghiệm và học tập lỗi của riêng tôi, mà tôi tin rằng hầu hết các nhà quản lý mới có thể hưởng lợi từ:
Đầu tư thời gian để học ngay từ đầu
Không có thời gian nào tốt hơn để đặt câu hỏi "ngu ngốc" hơn khi bạn là người mới mẻ với một cái gì đó và chưa bao giờ làm điều đó. Tốt hơn là hỏi và dành thời gian học tập trước, thay vì đợi cho đến khi ai đó phải chỉ ra những sai lầm của bạn . Yêu cầu thời gian từ người quản lý của bạn (hoặc người tiền nhiệm nếu bạn có thể) để xem xét triết lý cơ bản, mục tiêu bao quát, định dạng và từng chi tiết đơn hàng. Nếu tổ chức của bạn có một người tài chính, hãy yêu cầu người đó dành thời gian với bạn. Hầu hết sẽ được hãnh diện và sẵn sàng chia sẻ chuyên môn của họ. Sau khi tất cả, nếu họ có thể đào tạo bạn làm thế nào để làm những việc theo thông số kỹ thuật của họ trả trước, bạn sẽ ít đau đầu cho họ sau này.
Tham gia khóa học “Tài chính và ngân sách cho người không quản lý tài chính”
Kiểm tra với các trường kinh doanh đại học địa phương của bạn, dưới "Giáo dục điều hành". Hầu hết các trường kinh doanh cung cấp một đến ba ngày, các khóa học phi tín dụng. Trong hoặc sau khóa học, dành thời gian để xem xét báo cáo thường niên của công ty bạn và hiểu các tỷ lệ và báo cáo tài chính khác nhau.
Quản lý ngân sách của bộ phận của bạn như đó là doanh nghiệp của riêng bạn
Khi chúng tôi làm việc cho các tổ chức lớn, chúng tôi kết thúc để xử lý tiền của công ty như nó phát triển trên cây. Nó không phải, và bây giờ nó là công việc của bạn như một người quản lý để có quyền sở hữu cá nhân của các nguồn lực của bộ phận của bạn.
Hãy là một người chơi trong đội
Nếu có thể, hãy xem xét ngân sách của người quản lý của bạn. Mặc dù điều quan trọng là sở hữu ngân sách của bạn, đơn vị của bạn là một phần của một thực thể lớn hơn. Yêu cầu người quản lý của bạn cho bạn thấy nơi ngân sách của bạn phù hợp và hỗ trợ hình ảnh lớn, cũng như các phụ thuộc lẫn nhau với các đồng nghiệp của bạn. Có thể đôi khi một bộ phận khác cần tiền cho các mục tiêu có mức độ ưu tiên cao hơn của bạn. Đừng chờ đợi để được hỏi hoặc bị lấy đi - chủ động và đề nghị giúp người quản lý ngang hàng của bạn. Bạn sẽ được xem là chiến lược và cộng tác .
Đừng chơi trò chơi ngu ngốc
Chỉ vì "tất cả mọi người làm điều đó," không có nghĩa là nó không ngu ngốc và xấu cho công ty. Ví dụ về trò chơi ngân sách ngu ngốc điển hình mà người quản lý chơi là “sử dụng hoặc mất chi tiêu”. Đó là khi bạn đến gần cuối năm và ngân sách của bạn đang chạy theo dự báo của bạn. Trong những năm trước, khi bạn nhấn mạnh, ngân sách năm tới của bạn được đặt dựa trên thực tế của năm đó.
Vì vậy, để không bị cắt giảm ngân sách của bạn một lần nữa, bạn đi mua sắm - mua những thứ bạn không cần hoặc chỉ cần mua trong trường hợp bạn có thể cần nó.
Theo dõi chi phí hàng tháng của bạn và thực hiện sửa chữa chủ động
Đừng cho rằng "ai đó" sẽ cho bạn biết khi bạn vượt quá ngân sách. Trong thực tế, bạn thậm chí có thể phải yêu cầu báo cáo hàng tháng hoặc theo dõi chính mình. Đừng chờ đợi cho đến cuối năm, khi đó là một bất ngờ (cho bạn và sếp của bạn). Đến lúc đó, đã quá muộn để điều tra và sửa chữa. Chịu trách nhiệm, tự đo lường và chủ động báo cáo cho người quản lý của bạn.
Hãy minh bạch và tham gia nhóm của bạn
Chia sẻ ngân sách của bạn với nhóm của bạn, thậm chí có thể khiến họ tham gia vào việc thiết lập dự báo. Liên quan đến nhóm của bạn và giúp họ hiểu quy trình lập ngân sách tạo cảm giác về quyền sở hữu được chia sẻ và khuyến khích nhân viên của bạn tìm ra cách sáng tạo để quản lý chi phí.
Hãy chiến lược
Không chỉ lấy các thực tế của năm ngoái và thêm mười phần trăm vào dự báo của năm sau. Bắt đầu với việc phát triển một chiến lược và mục tiêu, và sau đó xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đó. Nếu bạn cần nhiều hơn năm ngoái, hãy chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho yêu cầu của bạn về việc tài trợ bổ sung.
Đừng lạm dụng nó
Trong khi quản lý ngân sách là một vai trò quan trọng đối với người quản lý, đừng bao giờ đánh mất những tài sản quan trọng nhất: người của bạn! Hãy chắc chắn rằng bạn đang chi tiêu ít nhất năm lần số lượng thời gian phát triển nhóm của bạn mà bạn đang crunching số.