Chính sách BYOD thường là lựa chọn tốt cho các công ty nhỏ hơn
Nhưng hôm nay, mọi người đều có một chiếc iPhone trong túi của họ và một chiếc laptop trên bàn làm việc của họ, vì vậy nhiều nhà quản lý doanh nghiệp nghĩ về lý do họ phải trả tiền cho điện thoại hoặc máy tính xách tay khi nhân viên đã có chúng?
Do đó, bạn thấy xuất hiện công ty Bring Your Own Device.
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc thực hiện chính sách BYOD, hãy nghĩ về những ưu và khuyết điểm. Dưới đây là những ưu và nhược điểm để bạn cân nhắc khi nghĩ về phương hướng tốt nhất cho công ty của bạn.
Ưu điểm của chính sách BYOD
Chi phí: Bạn sẽ thấy rằng chi phí mua điện thoại và máy tính xách tay cho mỗi nhân viên là cao trên bầu trời. Nếu bạn yêu cầu nhân viên tự mang theo, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản tài sản. Bạn có thể gặp một nhân viên không sở hữu điện thoại thông minh, nhưng hầu hết mọi người đã làm.
Một cuộc khảo sát nghiên cứu Pew gần đây cho thấy 77 phần trăm người Mỹ trưởng thành đã sở hữu một chiếc điện thoại thông minh, với 92 phần trăm những người 18-29 tuổi sở hữu một chiếc điện thoại thông minh.
Thuận tiện: Nhân viên có thể cắm một chiếc điện thoại vào túi của họ và không phải lo lắng về việc chăm sóc hai thiết bị. Email công việc, email gia đình, là tất cả cùng nhau. Bạn sẽ biết rằng bạn luôn có thể tiếp cận nhân viên của mình vì họ sẽ luôn có điện thoại với họ.
Mỗi nhân viên đều thích thiết bị của riêng họ: Nếu John thích iPhone và Jane thích Android, cả hai đều có thể sử dụng hệ thống ưa thích của họ một cách hạnh phúc. Họ không phải học hệ thống mới. Thông thường, nếu công ty của bạn trả tiền để cài đặt Microsoft Office hoặc Photoshop hoặc bất kỳ phần mềm nào nhân viên cần để làm việc trên máy tính xách tay cá nhân của nhân viên, nhân viên cũng rất vui khi có phần mềm cho công việc cá nhân.
Nhân viên không có đường cong học tập cho thiết bị mới vì nhân viên đã hiểu cách sử dụng các thiết bị điện tử của riêng mình. Họ có thể nhảy vào ngày đầu tiên để có năng suất ngay lập tức.
Công nghệ cập nhật: Đó là một chi phí rất lớn cho bất kỳ công ty nào để cập nhật thiết bị , nhưng nhân viên thường có nhiều động lực hơn để trả tiền để thay thế điện thoại hoặc máy tính xách tay của mình bằng thiết bị mới nhất hiện có. Đây là một lợi ích cho công ty của bạn như là thiết bị được cập nhật nhanh hơn nó sẽ nếu công ty đã phải trả tiền cho nó.
Cảm giác sở hữu: Nếu bạn mất điện thoại công ty, đó là một nỗi đau, nhưng công ty sẽ cung cấp một cái mới cho bạn. Nếu bạn mất điện thoại của mình, thế giới sẽ kết thúc. Do đó, nhân viên có nhiều khả năng kiểm soát thiết bị của họ hơn vì nó thực sự thuộc về họ. Họ không chỉ mất một mảnh nhựa - họ mất hình ảnh của họ, những kỷ niệm của họ, và những gì có thể cảm thấy như cánh tay phải của họ.
Nhược điểm của chính sách BYOD
Hỗ trợ CNTT: Nếu mỗi nhân viên có máy tính, máy tính bảng và điện thoại chuẩn, bộ phận CNTT sẽ hỗ trợ và sửa chữa các thiết bị dễ dàng hơn. Nếu mọi người đều có riêng của họ, nó có thể trở nên phức tạp để giữ cho các thiết bị điện tử hoạt động. Nếu bạn cần cài đặt phần mềm tùy chỉnh, nó có hoạt động trên các thiết bị của mọi người không?
Điều gì sẽ xảy ra nếu Jane không muốn cập nhật máy tính xách tay của mình? Nếu John muốn chạy Linux trong khi mọi người khác đang chạy Windows thì sao?
Bảo mật: Tổ chức của bạn tạo và sử dụng loại dữ liệu nào? Thật dễ dàng để đưa ra các quy tắc về cách nhân viên nên sử dụng các thiết bị của công ty, nhưng không dễ để nói với nhân viên của bạn rằng họ không thể để đứa trẻ 13 tuổi của họ viết một bài báo trên máy tính xách tay của mình. Bạn sẽ làm gì để đảm bảo rằng thông tin công ty của bạn được giữ an toàn?
Điều gì sẽ xảy ra khi một nhân viên rời khỏi công việc của bạn? Bạn sẽ muốn xóa mọi thông tin bí mật khỏi bất kỳ thiết bị nhân viên nào khi họ rời khỏi công ty. Tuy nhiên, bạn không muốn xóa thông tin cá nhân của họ. Không ai hạnh phúc nếu bạn nói, “CNTT cần xóa tất cả ảnh và tài liệu của bạn khỏi máy tính để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ thông tin bí mật nào”.
Bạn sẽ cần phải xác định cách bạn sẽ bảo mật thông tin bí mật của bạn trước khi một nhân viên đồng ý sử dụng thiết bị của mình cho công việc. Hãy chắc chắn rằng bạn nêu rõ, ngay từ đầu, bạn sẽ làm gì với thông tin được phân loại trên thiết bị hoặc bạn sẽ gặp vấn đề khi một nhân viên rời đi .
Điều gì sẽ xảy ra với một số điện thoại khi một nhân viên rời đi? Nếu Jane là người bán hàng sử dụng số điện thoại cá nhân của mình cho mục đích công việc khi cô ấy bỏ và chuyển đến đối thủ cạnh tranh của bạn, tất cả khách hàng của cô ấy vẫn có số điện thoại của cô ấy trong hồ sơ của họ.
Khi họ gọi, cô ấy sẽ trả lời, và Jane sẽ có thời gian dễ dàng hơn để chuyển những khách hàng đó đến công ty mới của cô ấy. Ngay cả khi Jane đã ký một thỏa thuận không cạnh tranh , nếu khách hàng đến với Jane, bạn không thể ngăn chặn chúng một cách hợp pháp. Miễn là Jane không theo đuổi khách hàng, cô ấy rõ ràng.
Kết luận về chính sách BYOD
Chính sách BYOD có phù hợp với công ty của bạn không? Chính sách BYOD có thể hoạt động tốt cho công ty của bạn. Nhưng, đừng đưa ra quyết định dựa hoàn toàn vào các yếu tố tiện lợi và chi phí. Hãy suy nghĩ về cách chính sách BYOD sẽ tác động đến doanh nghiệp của bạn và suy nghĩ về những gì nhân viên của bạn muốn.
Nhìn về tương lai và đưa ra quyết định về cách xử lý các thiết bị khi một nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Chính sách BYOD có thể giúp thiết lập doanh nghiệp của bạn để thành công — đặc biệt đối với các công ty nhỏ — nhưng có những nhược điểm nhất định mà bạn cần phải xác định và quản lý.