Giao tiếp là chìa khóa khi bạn muốn mọi người thay đổi
Không có tổ chức nào tồn tại trong đó nhân viên hoàn toàn hài lòng với giao tiếp . Giao tiếp là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong các tổ chức.
Đây là khu vực thường xuyên bị nhân viên phàn nàn nhất trong quá trình thay đổi tổ chức và hoạt động hàng ngày. Nguyên nhân?
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi bốn thành phần liên kết hoàn hảo để tạo ra ý nghĩa được chia sẻ, một định nghĩa yêu thích về giao tiếp.
- Cá nhân gửi tin nhắn phải trình bày thông điệp một cách rõ ràng và chi tiết, và phát ra tính toàn vẹn và tính xác thực.
- Người nhận tin nhắn phải quyết định lắng nghe, đặt câu hỏi để làm rõ và tin tưởng người gửi tin nhắn.
- Phương thức phân phối được chọn phải phù hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của cả người gửi và người nhận.
- Nội dung của thông điệp phải cộng hưởng và kết nối, ở một mức độ nào đó, với niềm tin đã được tổ chức của người nhận. Nó phải chứa thông tin mà nhân viên muốn nghe. Nó phải trả lời hầu hết các yêu cầu của người lao động và được chăm sóc về các câu hỏi.
- Với tất cả những điều này xảy ra trong giao tiếp, đó là một điều ngạc nhiên khi các tổ chức đã làm tốt điều đó.
Thay đổi các học viên quản lý đã cung cấp một loạt các đề xuất về cách giao tiếp tốt trong bất kỳ thay đổi tổ chức nào.
Khuyến nghị về truyền thông để quản lý thay đổi hiệu quả
Phát triển một kế hoạch truyền thông bằng văn bản để đảm bảo rằng tất cả những điều sau đây xảy ra trong quá trình quản lý thay đổi của bạn.
- Giao tiếp nhất quán, thường xuyên và thông qua nhiều kênh, bao gồm nói, viết, video, đào tạo, nhóm tập trung, bảng thông báo, mạng nội bộ và hơn thế nữa về thay đổi.
- Truyền đạt tất cả những gì được biết về những thay đổi, nhanh như thông tin có sẵn. (Hãy nói rõ rằng sự thiên vị của bạn hướng tới giao tiếp tức thời, vì vậy một số chi tiết có thể thay đổi vào một ngày sau đó.) Cho mọi người biết rằng lựa chọn khác của bạn là giữ tất cả thông tin liên lạc cho đến khi bạn tích cực về các quyết định, mục tiêu và tiến độ. Đó là thảm họa trong quản lý thay đổi hiệu quả.
- Cung cấp lượng thời gian đáng kể để mọi người đặt câu hỏi, yêu cầu làm rõ và cung cấp đầu vào. Nếu bạn là một phần của một kịch bản mà trong đó một nhà lãnh đạo trình bày những thay đổi, về sự trong suốt trên không, cho một nhóm lớn, và sau đó bỏ chạy, bạn biết tin xấu là gì để tích hợp thay đổi. Mọi người phải cảm thấy tham gia vào sự thay đổi. Sự tham gia tạo ra cam kết - không có gì khác quan trọng trong quá trình thay đổi.
- Truyền đạt rõ ràng tầm nhìn , nhiệm vụ và mục tiêu của nỗ lực quản lý thay đổi. Giúp mọi người hiểu những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến cá nhân họ như thế nào. (Nếu bạn không giúp đỡ quá trình này, mọi người sẽ tạo nên những câu chuyện của riêng mình, thường tiêu cực hơn sự thật.)
- Nhận ra rằng giao tiếp thực sự là một cuộc trò chuyện. Nó là hai chiều, và thực sự thảo luận phải kết quả. Nó không thể chỉ là một bài thuyết trình.
- Các nhà lãnh đạo thay đổi hoặc nhà tài trợ cần dành thời gian trò chuyện trực tiếp hoặc theo nhóm nhỏ với những người dự kiến sẽ thực hiện các thay đổi.
- Truyền đạt lý do cho những thay đổi theo cách mà mọi người hiểu được bối cảnh, mục đích và nhu cầu. Các học viên đã gọi điều này: "xây dựng một khung khái niệm đáng nhớ," và "tạo ra một khuôn khổ lý thuyết để củng cố sự thay đổi."
- Chỉ trả lời các câu hỏi nếu bạn biết câu trả lời. Các nhà lãnh đạo phá hủy độ tin cậy của họ khi họ cung cấp thông tin không chính xác hoặc xuất hiện để vấp ngã hoặc quay trở lại khi đưa ra câu trả lời. Tốt hơn hết là bạn không biết, và bạn sẽ cố gắng tìm ra.
- Lãnh đạo cần lắng nghe. Tránh phòng ngừa, bào chữa, và câu trả lời được đưa ra quá nhanh. Hành động với sự chu đáo.
- Làm cho các nhà lãnh đạo và thay đổi các nhà tài trợ có sẵn, hàng ngày khi có thể, để hòa nhập với những người khác tại nơi làm việc.
- Tổ chức các hội thảo và diễn đàn tương tác trong đó tất cả nhân viên có thể cùng nhau khám phá những thay đổi trong khi tìm hiểu thêm. Sử dụng đào tạo như một hình thức giao tiếp tương tác và là cơ hội để mọi người khám phá một cách an toàn các hành vi và ý tưởng mới về thay đổi và quản lý thay đổi. Tất cả các cấp của tổ chức phải tham gia vào cùng một phiên.
- Giao tiếp nên chủ động. Nếu nhà máy tin đồn đã hoạt động, tổ chức đã đợi quá lâu để giao tiếp.
- Tạo cơ hội cho mọi người kết nối với nhau, cả chính thức và không chính thức, để chia sẻ ý tưởng về thay đổi và quản lý thay đổi.
- Công khai xem xét các phép đo được đưa ra để lập biểu đồ tiến trình trong quản lý thay đổi và nỗ lực thay đổi.
- Công bố các phần thưởng và công nhận cho các phương pháp tiếp cận tích cực và thành tích trong những thay đổi và quản lý thay đổi. Kỷ niệm từng chiến thắng nhỏ công khai.
Thông tin bổ sung về quản lý thay đổi
- Thay đổi, thay đổi, thay đổi: Thay đổi các bài học quản lý từ trường
- Hỗ trợ điều hành và lãnh đạo trong quản lý thay đổi
- Lập kế hoạch và phân tích trong quản lý thay đổi
- Thay đổi bài học quản lý về sự tham gia của nhân viên
- Xây dựng hỗ trợ quản lý thay đổi hiệu quả
- Mẹo quản lý thay đổi
- Thay đổi trí tuệ quản lý