Các câu hỏi để xác định nhu cầu công nghệ thông tin nhân sự
Nhưng làm thế nào để nhân sự và các nhà quản lý khác biết họ đang lựa chọn công nghệ thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các chi tiết, và rằng giải pháp họ chọn sẽ đứng trước thử thách của thời gian?
Sau đây là những câu hỏi chính để hỏi và trả lời trong quá trình lựa chọn công nghệ thông tin nguồn nhân lực.
- Mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng mà phần mềm công nghệ thông tin nhân sự cung cấp là gì? Nhân viên chuyên nghiệp nên xác định xem phần mềm có thể nhập dữ liệu từ nhiều bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu và tài liệu giấy và mức độ mà nó có thể giao tiếp với tất cả các loại hệ thống và dữ liệu cần thiết khác.
Phần mềm sẽ có thể lấy và lọc thông tin từ nhiều nguồn. Lý tưởng nhất, quá trình này cũng nên được tự động hóa. Nhiều giải pháp đăng ký trực tuyến yêu cầu dữ liệu phải được thao tác thủ công trước khi có thể chuyển đến nhà cung cấp dịch vụ để cập nhật hệ thống của họ. Tự động hóa định dạng cập nhật, lịch truyền tải và phương thức phân phối có thể giúp loại bỏ các vấn đề về thanh toán và tính đủ điều kiện. - Phần mềm sẽ có thể đáp ứng các quy tắc của công ty và các nhà cung cấp dịch vụ của HR không? Một công cụ đăng ký thực sự có khả năng sẽ đánh giá từng hoạt động đăng ký và áp dụng bất kỳ sự kết hợp cần thiết nào của các quy tắc, thông điệp, lời nhắc và các tùy chọn được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu đủ điều kiện chính xác mong muốn. Phần mềm phải phù hợp với bất kỳ quy tắc đủ điều kiện nào mà công ty và nhà cung cấp dịch vụ có.
- Liệu công nghệ thông tin nhân sự có thể phát triển và mở rộng quy mô với tổ chức? Nhân sự nên đánh giá khả năng của công nghệ để phát triển khi công ty thuê nhân viên mới , văn phòng, thay đổi lợi ích và quy tắc. Nhân sự nên hỏi về các ngưỡng cho từng yếu tố này.
- Phần mềm công nghệ thông tin nhân sự có thể tích hợp với các hệ thống khác không? Biên chế và các chức năng khác thường chia sẻ nhiều thông tin giống như quản lý lợi ích . Nhân sự có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi dữ liệu và thông tin nhân viên khác được nhập vào một hệ thống được chia sẻ với một hệ thống khác. Theo dõi tuyển dụng nhân viên là một chức năng cần thiết khác.
- Ai chịu trách nhiệm thực hiện, hoặc xây dựng, giải pháp? Mức độ đào tạo là gì? Một số giải pháp yêu cầu khách hàng phải tham gia rất nhiều vào việc triển khai ban đầu, điều này có thể áp đảo đối với các quản trị viên nhân sự bận rộn.
Nhân sự cần có sự hiểu biết rõ ràng về mức độ đào tạo và chuyên môn kỹ thuật sẽ được yêu cầu và lượng thời gian dự kiến. Các nhà cung cấp giải pháp đặt câu hỏi về chủ đề này có thể cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực tinh tế ban đầu có thể xuất hiện đơn giản, nhưng có liên quan đến chuyên môn công nghệ đáng kể. Nhân sự sau đó có thể xác định các nhiệm vụ cụ thể có thể quá cồng kềnh để thực sự cản trở hoàn thành, có khả năng làm giảm giá trị công nghệ thông tin nhân sự và ROI. - Nếu đào tạo có liên quan , có tính phí không? Chi phí đào tạo cũng cần được đánh giá — bao gồm cả thời gian và chi phí đi lại cho việc đi lại ngoài khu vực. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả các chi phí cứng và mềm liên quan đến việc áp dụng công nghệ thông tin nhân sự.
- Ai sẽ sở hữu dữ liệu? Câu trả lời cho câu hỏi này nên là tổ chức Nhân sự . Các công ty sẽ có thể chuyển dữ liệu của họ đến bất kỳ Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) nào. Nếu dữ liệu nằm trên máy chủ độc quyền của nhà cung cấp dịch vụ, đôi khi công ty có thể bị tính phí bổ sung nếu nó chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ.
- Những loại bảo trì và bảo trì được yêu cầu? Khi phần mềm được cài đặt trên máy trạm hoặc máy chủ của công ty, các cập nhật thường xuyên cho công nghệ đó thường được yêu cầu và có thể rất cồng kềnh để lập kế hoạch và quản lý. Các cập nhật cho công nghệ thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua một nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) hoặc phần mềm như một dịch vụ (SaaS).
- Những biện pháp an ninh nào được xây dựng trong công nghệ thông tin nhân sự ? Nếu phần mềm có sẵn trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp phải cung cấp các bản sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và các lớp bảo vệ bổ sung. Cần có các hệ thống và thủ tục bổ sung để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc truy cập bởi các nhân viên không được phép . Nhân sự, tham vấn với các nhà quản lý khác, cần có thẩm quyền độc quyền để quyết định ai sẽ được phép truy cập vào công nghệ thông tin nhân sự và ở mức độ nào.
- Nhân viên sẽ có thể ghi danh vào các chương trình quyền lợi và thực hiện các thay đổi trong thời gian thực cho dữ liệu cá nhân và các lựa chọn chương trình của họ? Quyền truy cập của nhân viên phải là một quyền, xem xét việc truy cập chung, rộng rãi vào máy tính.
Đa số người lao động có thể truy cập internet tại nhà. Nhân viên tự phục vụ cung cấp tiềm năng rất lớn để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Một hệ thống tự phục vụ tốt sẽ hướng dẫn nhân viên thông suốt thông qua việc nhập thông tin về bản thân và người phụ thuộc của họ.
Hệ thống nên trình bày rõ ràng các kế hoạch có sẵn và cho phép nhân viên lựa chọn thuận tiện, đơn giản hóa các hành động này trong suốt quá trình với trình thuật sĩ. Nhân viên cũng có thể thêm người phụ thuộc và thay đổi thông tin khi cần thiết, 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần, quanh năm.
Đây là những câu hỏi bổ sung để trả lời khi bạn đánh giá nhu cầu công nghệ thông tin Nhân sự của tổ chức của bạn.
- Liệu công nghệ cung cấp Nhân sự có thẩm quyền quyết định ai sẽ được phép truy cập và ở mức độ nào? Dọc theo cùng một tĩnh mạch cung cấp quyền truy cập của nhân viên, công nghệ này sẽ cung cấp cho nhân sự câu nói cuối cùng. Nhân sự cần có thẩm quyền phê duyệt tất cả các dữ liệu trước khi nó được truyền cho người vận chuyển, và cũng nên xác định mức độ mà nhân viên và những người khác có quyền truy cập.
- Những loại khả năng báo cáo nào có sẵn từ công nghệ thông tin nhân sự? Công nghệ báo cáo sẽ cung cấp nhiều chế độ xem và định dạng (bảng tính, PDF, HTML), đánh giá hình ảnh lớn và khả năng đi sâu để nâng cao việc ra quyết định. Nhân sự sẽ có thể đánh giá, vào bất kỳ lúc nào, ghi danh vào các kế hoạch cụ thể, hành động nổi bật và thay đổi thông tin nhân khẩu học của nhân viên liên quan đến lợi ích và dữ liệu nhân viên khác.
- Phần mềm có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp HR tiết kiệm thời gian không? Tùy thuộc vào nhu cầu riêng của phòng ban, Nhân sự có thể muốn hỏi về khả năng xử lý thông tin theo lô, quản lý thông báo và thanh toán cho chính sách COBRA , cung cấp các công cụ tự thanh toán và lập hóa đơn và báo cáo cụ thể.
- Phần mềm có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp nhân sự giao tiếp tốt hơn với nhân viên không? Một số chương trình cung cấp cho HR sự linh hoạt để giao tiếp với nhân viên ở một số cấp - thông qua email hàng loạt, bảng tin điện tử và theo tiêu chí lọc cụ thể (chẳng hạn như vị trí, bộ phận, kế hoạch bảo hiểm, trạng thái đăng ký, trạng thái nghỉ hưu và các thông tin khác) Hệ thống công nghệ thông tin nhân sự. Có một số phương tiện để giao tiếp có thể tự động hóa thêm các quy trình và giúp nhân sự có thể nhắm mục tiêu tốt hơn các thông điệp.
- Hệ thống công nghệ thông tin nhân sự có cung cấp phương tiện kiểm tra và cân bằng không? Ngoài việc cho phép nhân sự phê duyệt các giao dịch, nhiều hệ thống công nghệ thông tin nhân sự cũng cung cấp các khả năng cho nhân sự để làm người gác cổng kiểm toán hóa đơn để đảm bảo họ đồng ý với dữ liệu trong hệ thống. Điều này có thể:
-kiểm tra độ chính xác của hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ,
tiết kiệm thời gian và tiền bạc,
-assist trong việc cung cấp nhân viên đăng ký kịp thời và
-nhận sự xác nhận đủ điều kiện khi nhân viên đi chăm sóc.
- Thông tin sẽ được trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ như thế nào? Và, ai sẽ chịu trách nhiệm cho sự tương tác này? Việc tích hợp hệ thống công nghệ thông tin nhân sự nên được đánh giá không chỉ bởi số lượng người vận chuyển mà phần mềm có mối quan hệ mà theo loại kết nối mà nó cho phép. Đảm bảo tương tác thành công với các nhà cung cấp dịch vụ thông qua phần mềm quản lý lợi ích đòi hỏi nhiều bước, bao gồm:
- tổng hợp điều tra dữ liệu thực hiện ban đầu;
thiết lập tích hợp ban đầu cho việc trao đổi thông tin đang diễn ra;
-Cách tương tác hàng ngày hoặc hàng tuần để đảm bảo dữ liệu được nhận và áp dụng chính xác;
-xem xét các cập nhật liên tục;
các yêu cầu về bảo hiểm cho việc đăng ký được đáp ứng phù hợp với các nhà quản lý; và
-fostering một mối quan hệ chủ động với mỗi tàu sân bay để cải thiện mối quan hệ trao đổi dữ liệu.
Biết ai chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ là điều cần thiết để hiểu đầy đủ về việc cung cấp sản phẩm. Mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp một mức tích hợp khác nhau trong việc cung cấp một số, cho tất cả, các nhiệm vụ được nêu ở trên. Nhân sự nên xem xét để làm việc với các nhà cung cấp chứng minh mối quan hệ liền mạch, mạnh mẽ, liên tục với các hãng vận tải đã chọn của công ty.
Nhiều nhà cung cấp cho phép truyền tệp ANSI 834 chung, có thể hoặc không được chấp nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ, một yếu tố thường bị ảnh hưởng bởi kích thước của nhóm. Người quản lý nên tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp dịch vụ chuyển giao sạch, được xác thực (đảm bảo tính đủ điều kiện của giao dịch), được tùy chỉnh theo nhu cầu của từng hãng vận chuyển để tránh các vấn đề. Họ cũng nên tìm đến các nhà cung cấp có bộ phận EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) chuyên dụng để tương tác với ngôn ngữ chuyển giao riêng, của riêng người vận chuyển.
- Mức dịch vụ khách hàng nào được cung cấp? Có một khoản phí bổ sung cho dịch vụ không? Nhân sự cần xác định mức độ truy cập vào trợ giúp được cung cấp và những gì cấu thành dịch vụ khách hàng — trợ giúp trực tuyến qua cơ sở dữ liệu, trò chuyện trực tuyến, hỗ trợ qua email, trò chuyện với người trực tiếp hoặc kết hợp. Với sự nhạy cảm về lợi ích và các thông tin nhân sự khác, các nhà quản lý nên trông đợi một câu trả lời cho các thắc mắc trong vòng 24 giờ từ một người liên hệ trực tiếp có thể giúp đỡ.
- Chi phí của hệ thống công nghệ thông tin nhân sự là gì và nó có vượt trội hơn những lợi ích không? Nhân sự nên đánh giá toàn bộ chi phí của hệ thống công nghệ thông tin nhân sự, bao gồm tất cả các khoản phí hàng năm, hàng tháng và một lần, cùng với các lợi ích được cung cấp. Một hệ thống đắt hơn một chút có thể nhiều hơn trả tiền cho sự khác biệt với các tính năng cho phép nhân viên để duy trì hồ sơ của riêng mình và cung cấp thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, và độ chính xác. Những yếu tố này cần được xem xét và cân nhắc trong việc lựa chọn một hệ thống công nghệ thông tin nhân sự.
Nhu cầu về hệ thống công nghệ thông tin nhân sự ngày càng tăng. Với đội ngũ nhân sự tìm kiếm một loạt các lựa chọn trong các hệ thống công nghệ thông tin nhân sự, ngày càng quan trọng để phân tích và cân nhắc tất cả các tùy chọn có sẵn.
Việc lựa chọn một hệ thống công nghệ thông tin nhân sự nên được xem xét như một sự đầu tư sẽ phát triển với nhu cầu của bộ và công ty . Những câu hỏi này sẽ đưa bạn đến hệ thống công nghệ thông tin nhân sự phù hợp cho công ty của bạn.