Chương trình đề xuất nhân viên Musts Beyond The Proverbial Suggestion Box
Một chương trình đề xuất nhân viên không được thụ thai, vội vã đưa ra, không xác định có thể biến mọi người ra và phát sinh ý chí, hoài nghi và hiểu lầm.
Công ty của bạn có cần chương trình đề xuất nhân viên không?
Trước khi khởi chạy chương trình đề xuất của nhân viên, hãy xem xét văn hóa doanh nghiệp của bạn . Bạn hiện đang nhận được những ý tưởng mới mẻ và chu đáo?
Các đề xuất của nhân viên đã thấm nhuần vào bề mặt tại các cuộc họp nhân viên và trong cuộc trò chuyện bình thường? Nếu vậy, có thể có nhiều phương pháp không chính thức để nuôi dưỡng những ý tưởng mới được bảo đảm hơn là một chương trình gợi ý của nhân viên toàn diện.
Có lẽ bạn có thể lên lịch các buổi động não của bộ phận hoặc tạo ra các ý tưởng về các chủ đề cụ thể trong các phần của cuộc họp nhân viên hàng tuần của bạn. Bạn có thể thiết lập một ngày một tháng cho một bữa ăn trưa mà tại đó mỗi nhân viên được yêu cầu gửi ít nhất một ý tưởng.
Bạn có thể yêu cầu người quản lý của bạn mang ba ý tưởng của nhân viên đến cuộc họp của mỗi người quản lý. Sáng tạo phục vụ bạn tốt trong thế hệ ý tưởng.
Nếu không, hãy bắt đầu bằng cách hỏi những gì về văn hóa của bạn hiện đang gây nhiều ý tưởng ? Các vấn đề này có tiếp tục tồn tại khi bạn triển khai chương trình đề xuất của nhân viên không?
Nếu vậy, chương trình đề xuất nhân viên thành công của bạn phải loại bỏ hoặc phá vỡ các rào chắn này trước khi bạn bắt đầu.
Các chương trình gợi ý của nhân viên phải được xây dựng và triển khai cẩn thận vì chúng khó sử dụng, khó theo kịp, tốn thời gian, chúng có thể gây ra nhiều cảm xúc khó hơn kết quả tích cực và chúng phải được quản lý chặt chẽ và công bằng.
Các yếu tố trong Chương trình đề xuất nhân viên thành công
Một vài chương trình gợi ý của nhân viên đã thành công, nhưng các chương trình gợi ý của nhân viên đã thành công trong việc chia sẻ các yếu tố thành công chung. Bạn có thể tạm dừng ở số lượng các yếu tố được coi là quan trọng đối với sự thành công của chương trình gợi ý của nhân viên, nhưng đây là những yếu tố phổ biến cho bất kỳ quá trình làm việc thành công nào có thời gian của nhân viên và cung cấp khả năng nhận được phần thưởng đáng kể .
Nếu bạn theo đuổi một chương trình gợi ý của nhân viên, những điều sau đây phải xảy ra cho sự thành công của nó.
Chỉ định Nhóm đánh giá đề xuất chéo chức năng
Một nhóm đa chức năng phải xem xét các đề xuất phải được ghi nhận trong vòng 48 giờ. Nếu nhóm này là tất cả các nhà quản lý hoặc tất cả các đạo diễn, nhóm này có thể được coi là không liên lạc hoặc chặn thay đổi. Tuy nhiên, nó sẽ có khả năng thực hiện các đề xuất mà nó nhận được.
Nếu nó liên quan đến các nhân viên khác, quá trình này có thể tốn thời gian và cảm nhận để phục vụ lợi ích cho bản thân. Thỏa thuận và quyền sở hữu quản lý cấp cao trở thành bước thứ hai trong quy trình phê duyệt. Mọi người trong nhóm phải sẵn lòng thay đổi và sẵn lòng hỏi “tại sao không” thay vì “tại sao”?
Tài chính, đặc biệt và tất cả các phòng ban khác phải được trình bày trong nhóm đánh giá đề xuất.
Nếu các nhà quản lý hoặc giám đốc xem xét các đề xuất, đánh giá phải là một phần của cuộc họp được lên lịch thường xuyên, với các đề xuất được phân phối và xem xét trước.
Nếu nhóm họp thường xuyên hơn hàng tháng, nó sẽ trở thành công việc nhiều hơn những người thường sẵn sàng làm. Xoay các thành viên của nhóm này 4-6 lần một năm, nhưng không phải tất cả thành viên cùng một lúc, nếu một nhóm nhân viên đa chức năng là phương tiện đánh giá đề xuất được chọn của bạn. Việc lựa chọn các thành viên nhóm cho nhóm đánh giá đề xuất nên phản ánh cách doanh nghiệp thường được hoàn thành trong văn hóa của bạn.
Dưới đây là các ý tưởng khác để thiết kế và quản lý chương trình đề xuất nhân viên hiệu quả - ngoài hộp đề xuất.
Quy trình được quyết định khi gửi và xem xét các đề xuất trong chương trình đề xuất của nhân viên phải được thông báo công khai. Chia sẻ tất cả các nguyên tắc và đặc biệt là các mục tiêu mà bạn đang cố gắng hoàn thành, bằng cách bắt đầu chương trình đề xuất của nhân viên.
Thiết lập Hướng dẫn cho Chương trình Đề xuất Nhân viên của bạn
Bạn sẽ cần phải đặt các nguyên tắc, chẳng hạn như chủ đề nào được mở cho các đề xuất.
Những khả năng này sẽ bao gồm các ý tưởng ảnh hưởng đến tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, tạo doanh thu và tăng cường tinh thần.
Nếu không, như một khách hàng ở Florida phát hiện ra khi anh ta hứa $ 25 cho mỗi đề xuất của nhân viên; ông đã nhận được một loạt các đề xuất của nhân viên như: đặt một máy làm kem vào phòng ăn trưa, đặt một máy popping ngô trong phòng ăn trưa và bất kỳ nhân viên nào đáp ứng số lượng sản xuất hàng ngày của họ sẽ có thể về nhà bất kể thời gian trong ngày .
Đề xuất của nhân viên cần nhiều hơn đề xuất. Nó phải cung cấp một số chi tiết về cách người đề xuất cho rằng đề xuất nên được thực hiện. Thật dễ dàng để loại bỏ một ý tưởng, tôi sẽ yêu cầu các chi tiết bổ sung kèm theo ý tưởng - không phải là một kế hoạch hành động đầy đủ - nhưng ít nhất là chi tiết hơn một ý tưởng.
Chắc chắn yêu cầu “lý do” và “cách” ý tưởng sẽ tác động đến công ty, bao gồm phân tích tiết kiệm chi phí.
Đồng thời, trong các tham số này, quy trình đề xuất phải đơn giản. Tôi đã từng biết một công ty có mẫu đề xuất của nhân viên ba trang mà người quản lý tự hỏi tại sao họ không nhận được bất kỳ đề xuất nào của nhân viên.
Các ý tưởng được kết nối toàn bộ với công việc của một người không nên được xem xét, hoặc nên được xử lý khác nhau.
Tại Toyota, hàng triệu đề xuất được tạo ra mỗi năm. Đó là sự hiểu biết của tôi rằng lý do họ có rất nhiều đề xuất của nhân viên là các nhân viên tập trung chặt chẽ vào việc cải thiện công việc của mình.
Nhân viên nghĩ về một ý tưởng cải tiến, chia sẻ ý tưởng đó với người giám sát của mình và sau đó, nếu được bảo đảm, ý tưởng được thực hiện ngay lập tức. Không có quá trình hoặc nhóm người quản lý tốn thời gian nào phải xem xét hầu hết các ý tưởng. Trong trường hợp này, người quản lý phải có khả năng thưởng cho những người đưa ra ý tưởng phù hợp với các tham số của chương trình.
Hướng dẫn thêm cho chương trình đề xuất nhân viên thành công của bạn
Bạn cần chỉ định một quản trị viên cho chương trình đề xuất nhân viên, người sẽ đảm bảo quá trình di chuyển như đã hứa. Một công ty sản xuất cỡ trung ở Michigan đã tìm thấy danh sách hơn một trăm đề xuất bị sa thải trong một ủy ban đánh giá đã trì hoãn các cuộc họp. Thật là một người bận rộn về tinh thần cho những người đã hy vọng biến những đề xuất đó thành cân nhắc!
Truyền đạt công khai quy trình được quyết định dựa trên tất cả các nguyên tắc và đặc biệt là các mục tiêu mà bạn đang cố gắng hoàn thành, bằng cách bắt đầu chương trình đề xuất của nhân viên. Đặt hướng dẫn như các chủ đề mở cho các đề xuất: tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, ý tưởng tạo doanh thu và động lực của nhân viên được cải thiện và tinh thần tích cực .
Một người quản lý cấp cao cần phải vô địch chương trình gợi ý của nhân viên và ngồi trên ủy ban thẩm định. Điều này mang lại sự tín nhiệm cho chương trình gợi ý của nhân viên và làm cho những người đề xuất cảm thấy quan trọng.
Tìm thêm mười "yếu tố" quan trọng hơn cho chương trình đề xuất nhân viên thành công.
Dưới đây là các ý tưởng khác để thiết kế và quản lý chương trình đề xuất nhân viên hiệu quả - ngoài hộp đề xuất.
Thưởng và công nhận trong chương trình đề xuất nhân viên của bạn
Phần thưởng cho đề xuất được triển khai phải được xác định rõ ràng ở giao diện người dùng. Nếu đề nghị của nhân viên là một ý tưởng tiết kiệm chi phí, trong nhiều chương trình gợi ý của nhân viên, nhân viên sẽ nhận được một tỷ lệ tiết kiệm chi phí: thường giải thưởng này có thể bằng năm mươi hai mươi phần trăm tiết kiệm chi phí đã được chứng minh.
Khi suy nghĩ về chương trình gợi ý nhân viên của bạn, hãy nhận ra rằng tiết kiệm chi phí rất khó để "chứng minh" nếu bạn không có số tốt xác định quy trình trước khi đề xuất của nhân viên được thực hiện. Vì vậy, thường là bước đầu tiên trong việc thực hiện đề xuất tiết kiệm chi phí là "đo lường" quy trình để đảm bảo bạn biết quy trình hiện đang hoạt động như thế nào.
Các ý tưởng quy trình khác, ít đo lường hơn cần một phần thưởng tiêu chuẩn được chỉ định. Thông thường, sự công nhận là quan trọng nhất đối với nhân viên.
Phần thưởng có thể bao gồm hàng hóa có logo của công ty, phiếu quà tặng, bữa trưa với người quản lý lựa chọn của nhân viên, bữa tối thưởng hàng quý và hướng tới việc mua các mặt hàng đắt tiền hơn từ danh mục.
Thật vậy, do khó khăn trong việc đo lường kết quả của nhiều đề xuất của nhân viên, một số công ty cung cấp phần thưởng công nhận này ngay cả khi các ý tưởng được thêm vào dòng dưới cùng đáng kể. Theo kinh nghiệm của tôi, điều này không phải là động lực khi nhân viên nhận được một phần tiền tiết kiệm được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định như một năm.
Phản hồi trong Chương trình đề xuất nhân viên của bạn
Đưa ra phản hồi cho những người có đề xuất riêng tư, đặc biệt nếu ý tưởng bị từ chối. Nếu không, mọi người sẽ rất khao khát để dính cổ của họ bằng cách đưa ra những lời đề nghị không bình thường, và có thể là những lời đề nghị thành công nhất của bạn.
Mặt khác, khi một đề xuất của nhân viên được thực hiện và kết quả là một phần thưởng, tôi sẽ công khai thừa nhận sự đóng góp tại một cuộc họp nhân viên, với sự cho phép của nhân viên liên quan.
Ngoài ra, bạn có thể đăng đề xuất của nhân viên, tên của các nhân viên trong nhóm thực hiện và phần thưởng được đưa ra.
Giữ cho người tham gia chương trình đề nghị nhân viên ngang nhau với tiến độ đề xuất của họ trong chương trình là quan trọng hơn việc cung cấp suggester với câu trả lời nhanh. Nhân viên chỉ muốn biết những gì đang xảy ra với ý tưởng của họ.
Trong nhiều tổ chức, các đề xuất dường như biến mất vào một lỗ đen mà từ đó chúng có thể không xuất hiện trong nhiều tháng - được bảo đảm không thành công cho chương trình gợi ý của nhân viên.
Một cách tiếp cận phổ biến để thực hiện đề xuất là bao gồm suggester trên bất kỳ nhóm triển khai nào. Điều này cũng giữ cho các đề xuất trở nên hợp lý. Ở mức tối thiểu, nếu đề xuất được chấp nhận, bạn cần có tiến trình thực hiện mà suggester biết và hiểu.
Thêm Con trỏ cho Chương trình Đề xuất Nhân viên Thành công của bạn
Các chương trình gợi ý của nhân viên cần phải nhấn mạnh chất lượng của các đề xuất thay vì số lượng đề xuất. Nhiều chương trình khuyến khích ngược lại, đó là một trong những lý do mọi người trở nên dễ dàng nản chí với họ; họ không cung cấp nhiều bang cho tiền và thời gian đầu tư.
Tôi không tin vào những đề xuất của nhân viên vô danh.
Mọi người nên sẵn sàng công khai đứng đằng sau ý tưởng của họ. Ít nhất, đó là loại văn hóa công ty tôi hy vọng bạn đang khuyến khích trong tổ chức của bạn.
Thực tế, Peter Block, một trong những nhà phát triển tổ chức quan trọng nhất hiện nay, phản đối bất kỳ phản hồi nặc danh nào ( từ các cuộc khảo sát nhân viên và vân vân) vì văn hóa phản hồi vô danh khuyến khích. Một số nhân viên sẽ không đưa ra đề xuất? Có lẽ, nhưng hãy tự hỏi bạn muốn tạo loại công ty nào? Khuyến khích lòng can đảm của tổ chức .
Phần thưởng không chỉ là nhân viên gửi ý tưởng chiến thắng. Khen thưởng và công nhận các nhà quản lý và giám sát viên đã thực hiện công việc tốt nhất của cả hai khuyến khích nhân viên gợi ý và nhận ra con đường tiến bộ.
Cân nhắc bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp làm người đề xuất, đặc biệt khi chương trình đề xuất nhân viên của bạn trưởng thành và thành công.
Tôi đã thấy nhiều chương trình gợi ý được thực hiện trong ba mươi năm qua. Hầu hết thất bại vì sự thất bại của các tổ chức phải chú ý đến những điểm này.
Mọi người có khuynh hướng bắt đầu các chương trình mờ ảo, không xác định không xác định được phần thưởng, chiến lược triển khai và hệ thống thông tin liên lạc. Những người không nhận được phản hồi kịp thời , ngừng gửi ý tưởng.
Nếu mọi ý tưởng trở thành một “lý do tại sao chúng ta” chứ không phải là “tại sao chúng ta không nên”, mọi người trở nên chán nản một cách nhanh chóng. Quá trình này trở thành một trò đùa. Hoặc, chỉ cần bỏ qua. Có bao nhiêu hộp gợi ý trống đang ngồi trong các công ty ở Mỹ? Nhiều hơn tôi quan tâm để đếm. Sử dụng các đề xuất này để đảm bảo chương trình đề xuất nhân viên của bạn phát triển mạnh.