Khi bạn bỏ lỡ công việc vì bạn bị bệnh, bạn cần phải làm theo các thủ tục được chỉ định bởi người quản lý của bạn, hoặc được vạch ra bởi phòng nhân sự và sổ tay nhân viên của bạn. Thông thường, chủ nhân sẽ yêu cầu bạn báo cho ông chủ của bạn bằng thư, email hoặc gọi điện thoại.
Ngay cả khi nó không được yêu cầu, nó là một ý tưởng tốt để nói với sếp của bạn về sự vắng mặt của bạn càng sớm càng tốt. Đưa thông điệp này vào văn bản (hoặc qua thư hoặc email) thường là tốt nhất. Đọc phần dưới đây để được tư vấn về cách thông báo cho sếp của bạn về sự vắng mặt của bạn, và đọc các mẫu bệnh vắng mặt và thư xin lỗi .
Hiểu Chính sách của Công ty và Tùy chọn của Ông chủ của bạn
Mặc dù công ty của bạn có thể có chính sách riêng liên quan đến ngày ốm của bạn nhưng người quản lý của bạn có thể có một quan điểm khác. Thông thường, các công ty yêu cầu nhân viên cảnh báo người quản lý của họ về một ngày bị bệnh. Đối với thời gian kéo dài hơn (hơn bốn ngày) do bệnh tật, một số công ty cũng sẽ yêu cầu lưu ý của bác sĩ .
Sếp của bạn có thể có một sở thích cho dù bạn gửi email hoặc gọi điện để thông báo cho họ rằng bạn đang dùng một ngày bị bệnh. Một số nhà quản lý - và công ty - cũng thích rằng một lưu ý về sự vắng mặt của bạn được gửi đến nhóm của bạn, và không chỉ là ông chủ trực tiếp của bạn để tất cả các đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn không có sẵn.
Cách thông báo cho Boss của bạn
Cho dù đó là cần thiết hay không, đó là một ý tưởng tốt để đưa lý do vắng mặt bệnh tật của bạn bằng văn bản. Bằng cách đó bạn có một hồ sơ về những gì đã xảy ra, và người quản lý của bạn có thể dễ dàng ghi lại sự vắng mặt.
Tất nhiên, nếu bạn phải bỏ lỡ công việc do một căn bệnh đột ngột, bạn nên cố gắng hết sức để thông báo cho người giám sát của bạn càng sớm càng tốt.
Một cuộc gọi điện thoại, văn bản hoặc email nhanh để cho họ biết rằng bạn không thể làm việc trong ngày hôm đó là ưu tiên tuyệt đối, nếu có thể. Sử dụng bất kỳ phương pháp nào được ưa thích trong văn phòng của bạn (ví dụ, một số nhà tuyển dụng thích tin nhắn văn bản, trong khi những người khác không khuyến khích văn bản).
Khi bạn trở lại làm việc, sau đó bạn nên cung cấp một thư xin phép hoặc thư xin phép vắng mặt chính thức, cùng với bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào (ghi chú của bác sĩ, đánh giá ER, v.v.).
Nội dung cần bao gồm trong thư hoặc email
Khi viết một lá thư, hãy làm theo định dạng thư kinh doanh . Bao gồm thông tin liên lạc, ngày tháng và thông tin liên lạc của chủ lao động của bạn. Sau đó, bắt đầu nội dung thư của bạn với một lời chào thích hợp.
Tiếp theo, giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn đang viết. Bao gồm lý do cho sự vắng mặt của bạn và đề cập đến nếu bạn có bất kỳ tài liệu nào. Bao gồm (các) ngày vắng mặt của bạn. Tuy nhiên, giữ phần này của bức thư ngắn gọn. Bạn không cần phải đi vào tất cả các chi tiết của các triệu chứng của bạn. Hãy rõ ràng nhưng súc tích. Sau đó, kết thúc bằng việc đóng chuyên nghiệp và chữ ký của bạn.
Khi viết email, hãy giữ thông điệp của bạn cũng chuyên nghiệp như bất kỳ thư từ kinh doanh nào. Tuy nhiên, bạn có thể để ngày và thông tin liên lạc ở đầu thư.
Bao gồm cùng một nội dung, nhưng bên dưới chữ ký của bạn, bao gồm thông tin liên lạc của bạn.
Điền vào dòng chủ đề với tên của bạn và lý do của bạn để viết. Ví dụ, dòng chủ đề của bạn có thể chỉ đơn giản là "Firstname LastName - vắng mặt."
Cho dù bạn viết một email hay một lá thư, hãy chắc chắn đọc lại tin nhắn của bạn. Có, bạn bị bệnh, nhưng đây vẫn là một thông điệp chuyên nghiệp. Bạn muốn văn bản của bạn được rõ ràng và đánh bóng.
Ví dụ về thư xin lỗi
Dưới đây là một số thư xin phép vắng mặt mẫu để sử dụng như một hướng dẫn khi bạn cần phải cung cấp một lý do bằng văn bản cho công việc bị mất vì bệnh tật. Sử dụng các ví dụ này làm mẫu cho thư của riêng bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ thay đổi chữ cái để nó đầu tiên trong hoàn cảnh cụ thể của bạn.
Ví dụ 1
Họ của bạn
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zipNgày
Tên họ của chủ nhân
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Kính gửi cô:
Vui lòng chấp nhận thư này làm văn bản thông báo rằng tôi không thể tham dự công việc vào Thứ Hai, ngày 2 tháng 8 năm 20XX do bệnh tật. Tôi bị bệnh và không thể báo cáo để làm việc vào ngày đó.
Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn
Tên đã nhập của bạn
Ví dụ số 2
Họ của bạn
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zipNgày
Tên họ của chủ nhân
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Thưa ông Lastname,
Vui lòng chấp nhận thư này làm tài liệu về sự vắng mặt của tôi từ ngày 2 tháng 3 đến hết ngày 6 tháng 3 năm 20XX do bệnh tật. Tôi đã bao gồm ghi chú của bác sĩ của tôi chi tiết đề nghị của mình để điều trị bệnh viện do biến chứng từ bệnh cúm. Tôi cũng đã kèm theo các hướng dẫn về xuất viện.
Nếu tôi có thể cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào, vui lòng cho tôi biết. Cảm ơn sự thông cảm của bạn.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn
Tên đã nhập của bạn
Ví dụ về Email Sickness Excuse
Dưới đây là một số ví dụ về email cớ để sử dụng làm hướng dẫn khi bạn bỏ lỡ công việc do bệnh tật.
Ví dụ 1
Chủ đề: Mary White vắng mặt
Kính thưa ngài Gray
Vui lòng chấp nhận thông báo bằng văn bản về sự vắng mặt của tôi vào ngày 16 tháng 11 năm 20XX. Tôi không thể đi làm vì bệnh tật.
Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
Mary White
marywhite2345@email.com
123-456-7890
Ví dụ số 2
Chủ đề: Joe Brown- vắng mặt ngày X tháng 6, 20XX
Steve thân mến,
Tôi viết thư để ghi lại sự vắng mặt của tôi do bệnh vào ngày X tháng Sáu, 20XX. Tôi không thể báo cáo công việc do một cuộc tấn công cấp tính của ngộ độc thực phẩm. Vui lòng xem báo cáo đính kèm về điều trị của tôi tại Chăm sóc khẩn cấp.
Trân trọng,
Joe
joe.brown765@email.com
555-555-5555
Thông báo trước
Chủ đề: Jane Doe - Không có việc làm
Kính gửi Tên người giám sát:
Tôi đã bị cúm và sẽ không đến vào thứ ba, ngày 2 tháng 3, vì vậy tôi có thể nghỉ ngơi và hồi phục. Tôi đã yêu cầu Patricia kiểm tra các khách hàng của tôi để đảm bảo tất cả các nhu cầu của họ được đáp ứng và Tom sẽ chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp của chúng tôi hôm thứ Sáu. Tôi sẽ thử và kiểm tra email nếu bạn cần bất cứ điều gì khẩn cấp.
Cảm ơn bạn,
Jane