Mẹo để biết khi nào, tại sao, như thế nào và tài liệu gì trong hiệu suất của nhân viên
Tài liệu là điều cần thiết cho các nhà quản lý và nhân viên nhân sự bởi vì bạn cần nỗ lực nghiêm túc để ghi lại tất cả các sự kiện trong lịch sử việc làm của nhân viên của bạn — cả sự cố tích cực và tiêu cực về hiệu suất.
Đây là lý do tại sao các nhà quản lý và nhân viên nhân sự sẽ muốn ghi chép cẩn thận tất cả các diễn biến.
Tại sao lại là Tài liệu?
- Tài liệu cung cấp bằng chứng cho thấy các vấn đề về hiệu suất đã được thảo luận với nhân viên một cách kịp thời và súc tích.
- Tài liệu cung cấp lịch sử cải tiến của nhân viên hoặc không cải thiện hiệu suất theo thời gian. Đó là thời gian và mô tả chính xác về hành động của nhân viên, hành động của người quản lý và các sự kiện khi chúng xảy ra.
- Tài liệu cung cấp bằng chứng hỗ trợ các quyết định quản lý để thực hiện hành động không thuận lợi như kỷ luật hoặc chấm dứt với một nhân viên.
- Tài liệu cung cấp bằng chứng rằng một nhân viên xứng đáng có một chương trình khuyến mãi hoặc cơ hội có sẵn cho các nhân viên khác cũng đủ điều kiện.
- Tài liệu cung cấp bằng chứng để biện minh cho việc tăng lương , giảm, hoặc lý do tại sao một nhân viên không được tăng lương.
- Trong trường hợp xảy ra vụ kiện, tài liệu hoàn chỉnh và toàn diện bảo vệ lợi ích của chủ nhân. Tài liệu có thể hỗ trợ các hành động của quản lý trong việc chấm dứt một nhân viên không thành công . Nó cũng có thể chứng minh rằng nhân viên đã bị chấm dứt vì những lý do hợp pháp như trái ngược với những người khác như phân biệt đối xử bất hợp pháp .
Tài liệu gì
Người quản lý cần phải ghi lại hiệu suất của nhân viên, cả những đóng góp tích cực và thất bại về hiệu suất. Họ cần phải ghi lại chính xác những gì nhân viên đã làm và nói và những gì người quản lý đã làm và nói trong phản ứng trong cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện.
Bạn cần phải ghi lại bất kỳ thỏa thuận nào được thực hiện trong cuộc trò chuyện, mục tiêu được đặt ra , các cải tiến cần thiết và dự kiến cũng như tiến trình cải tiến.
Tài liệu cũng phải chứa các cam kết mà người quản lý thực hiện để hỗ trợ nhân viên.
Cách tài liệu
Tài liệu nên được viết trong hoặc ngay sau cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện với nhân viên. Không bao giờ bạn nên bỏ lỡ viết cuộc trò chuyện vào ngày nó thực sự xảy ra. Việc chờ cho đến sau này ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu vì nó dựa trên bộ nhớ.
Một trong những người quản lý sai lầm tồi tệ nhất là tin rằng họ có thể tái tạo lại lịch sử tư vấn của nhân viên khi cần thiết. Không có nhân sự nào có kinh nghiệm về tài liệu hợp lý, kịp thời, không bao giờ bị lừa bởi một hồ sơ được xây dựng lại. Các nhà quản lý tái tạo lại từ bộ nhớ mang lại rủi ro không cần thiết và không thể chấp nhận cho công ty của họ bởi vì một lịch sử được tạo nên sẽ không giữ trong một vụ kiện tiềm năng.
Bạn cần tài liệu của mình để xuất hiện chuyên nghiệp, gọn gàng và có tổ chức. Viết tài liệu như thể bạn đang nói về lịch sử cho một bên thứ ba. Bạn không bao giờ biết ai có thể đọc tài liệu của bạn một ngày, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. (Mặt sau của một khăn ăn cocktail, phong bì, hoặc lưu ý dính không đủ điều kiện như tài liệu chuyên nghiệp.)
Tài liệu của bạn nên đến người quản lý mới của nhân viên nếu nhân viên có được một công việc mới - hoặc bạn làm — trong tổ chức của bạn.
Đối với bộ nhớ của bạn và để thông báo cho người quản lý mới của nhân viên, bạn cần phải đặt tên và chức danh của nhân viên, tên và chức danh của bạn và ngày đầy đủ trên mỗi tài liệu.
Viết tài liệu thực tế, công bằng, hợp pháp, khách quan, đầy đủ và nhất quán. Tránh ý kiến (Mike là cẩu thả. Alice là lười biếng. Tom đã nói dối với tôi.), Tên gọi, biên tập (John là một jerk. Mark có một vấn đề thái độ.), Và ghi nhãn (Mary là vô trách nhiệm. George không phải là một đội người chơi.).
Tránh cũng cố gắng giải thích hành vi của nhân viên. (Marsha không được như thế này. Paula có vẻ như đang ở trên đầu cô.) Giảm thiểu việc sử dụng các từ mô tả như tính từ và trạng từ (từ từ, sloppily, không vui, ủ rũ, thô lỗ). Nêu rõ hành vi và hành động cụ thể của nhân viên, không phải ý kiến hay cách giải thích của bạn.
Trong tài liệu, những gì cần thiết là một bản ghi chính xác của cuộc hội thoại. Gắn bó với các sự kiện và viết ra những gì bạn nói và những gì nhân viên nói. Hãy chắc chắn rằng tài liệu của bạn rõ ràng và nó được sự thật thẳng. (Trong bất kỳ tình huống pháp lý tiềm năng nào, các lỗi trong bất kỳ sự kiện nào được ghi lại đều làm cho tất cả các nghi ngờ về tài liệu.)
Cuối cùng, ghi lại bất kỳ thỏa thuận, cam kết, mốc thời gian, cải tiến cần thiết, điểm kiểm tra, và các chi tiết khác có thể trượt từ bộ nhớ. Hãy chắc chắn rằng bạn thiết lập một ngày và thời gian cho thời hạn và ngày hết hạn để sự hiểu lầm sẽ không xảy ra.
Biết chính sách tài liệu của bộ phận nhân sự của bạn, sẽ cho bạn biết tài liệu nào cần đặt trong hồ sơ nhân viên của nhân viên Bất kỳ tài liệu nào về hành động kỷ luật chắc chắn sẽ được đưa vào.
Nơi lưu trữ tài liệu nhân viên
Vì tài liệu về nhân viên là bí mật và riêng tư cho nhân viên, bạn cần phải cẩn thận rằng mọi tài liệu đều được giữ bí mật cho người quản lý, nhân sự và người quản lý tiếp theo của nhân viên đó. Do đó, không nên đưa tài liệu trên ổ đĩa máy tính dùng chung. Tài liệu viết tay và tài liệu của người quản lý được in ra được lưu giữ tốt nhất trong bộ nhớ bị khóa.
Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, khi bạn đi đến nhân sự để yêu cầu trợ giúp kỷ luật, chấm dứt hoặc chuyển một nhân viên sang một công việc có khả năng phù hợp hơn , nhân sự sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hoặc cải thiện tình hình. Khi nhân sự cho bạn biết tài liệu, tài liệu, tài liệu hoặc họ không thể giúp bạn, bạn sẽ có tất cả các cơ sở của bạn được bảo hiểm.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.