Quản lý nhân viên đúng cách và họ sẽ không lãng phí thời gian tại nơi làm việc
Nếu không được kiểm soát, nó sẽ trở thành cơn ác mộng đối với người quản lý nhân sự của công ty, những người bị choáng ngợp với các vấn đề về hiệu suất và kỷ luật, cao hơn doanh thu bình thường và tuyển dụng liên tục để lấp đầy chỗ trống.
Nó giống như đang trên một vòng quay vui vẻ không bao giờ dừng lại.
Thời gian trôi bao lâu rồi?
Trong các cuộc khảo sát ngược lại được tiến hành bởi Salary.com trong năm 2012 và 2013, về thời gian lãng phí tại nơi làm việc , những điều sau được phát hiện:
- 64% (năm 2012) đến 70% (năm 2013) của những người được khảo sát đã thừa nhận lãng phí thời gian làm việc hàng ngày. Thời gian lãng phí dao động từ 30 phút đến vài giờ mỗi ngày.
- Các hoạt động lãng phí thời gian hàng đầu là: 43% nói chuyện với đồng nghiệp, 34% hoạt động trực tuyến và 4% cho mỗi lần nhắn tin và cuộc gọi cá nhân.
- Những lý do quan trọng nhất của công nhân vì lý do họ lãng phí thời gian là: 35% không đủ thách thức, 32% cảm thấy không có động lực làm việc chăm chỉ hơn, 30% không hài lòng với những gì họ làm, và 23% đã hết sức chán .
Đôi khi Tại sao nhân viên lãng phí thời gian là rõ ràng
Trong cả hai cuộc điều tra năm 2012 và 2013, nhân viên đã xác định quá nhiều cuộc họp là lãng phí thời gian lớn nhất trong công việc của họ. Các câu trả lời thú vị khác cho câu hỏi khảo sát, "Sự phân tâm lớn nhất ở nơi làm việc của bạn là gì?"
- Đồng nghiệp không hiệu quả: 17%
- Các đồng nghiệp khác: 17%
- Văn phòng chính trị: 13%
- Công việc bận rộn: 13%
- Khác: 11%
- Và cuối cùng, My Boss: 8%
Đổ lỗi cho nhân viên của bạn có thể là cách dễ nhất để giải thích thời gian lãng phí. Nhưng, bạn cần phải tự hỏi mình, bạn đang làm gì (hoặc không làm) cho phép hoặc khuyến khích họ lãng phí thời gian?
Các câu trả lời và giải pháp có thể tồn tại ngay dưới mũi của bạn. Dưới đây là 5 khả năng.
Giảm thiểu thời gian lãng phí bắt đầu với sự lãnh đạo
Một nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ tốt như đội họ phát triển (đào tạo đúng) và dẫn đầu ( đặt ra kỳ vọng và mục tiêu ). Nếu nhà lãnh đạo không hiệu quả, nhóm sẽ không hoạt động tốt trên cơ sở nhất quán.
Nếu nhà lãnh đạo không đặt ra kỳ vọng cho đội để đạt được, thì nhóm sẽ tự thiết lập và làm những gì họ muốn - bao gồm lãng phí nhiều thời gian nhất có thể.
Hầu hết mọi người sẽ chỉ làm những gì họ được yêu cầu làm. Nếu họ không được yêu cầu làm một cái gì đó cụ thể, hoặc nếu các hướng dẫn quá rộng hoặc mơ hồ, nó không phải là một bất ngờ mà họ đang lãng phí thời gian và không tạo ra một mức độ thỏa đáng về năng suất.
Không có gì ngạc nhiên khi được khảo sát về lý do tại sao họ lãng phí thời gian, họ đưa ra câu trả lời như “không đủ thách thức”, “không có động lực để làm việc chăm chỉ hơn” hoặc “thiếu sự hài lòng công việc.” Các nhà lãnh đạo được trả tiền để tạo ra kết quả thông qua những nỗ lực kết hợp của họ thành viên của nhóm. Khi nhà lãnh đạo làm một công việc kém hàng đầu, nhóm nghiên cứu sẽ quyết định những gì họ sẽ làm và khi họ cảm thấy thích làm việc đó.
Trong thời gian bắt đầu: Tiêu đề mất thời gian lãng phí tại nơi làm việc
Các giải pháp cho thời gian lãng phí thách thức bắt đầu tại thời điểm thuê.
Nếu một nhà lãnh đạo không có một tầm nhìn rõ ràng về nơi ông muốn tổ chức của mình trong tương lai, sau đó không có cách nào mà ông có thể thuê đúng người .
Tại sao? Bởi vì anh ta không biết người lý tưởng, anh ta nên thuê về kỹ năng, khả năng và sự phù hợp về văn hóa cần thiết để biến tầm nhìn thành hiện thực.
Vì vậy, nếu không có tầm nhìn, nhà lãnh đạo sẽ tăng tỷ lệ thuê người sai - những người có khuynh hướng lãng phí thời gian hoặc chỉ đưa ra mức tối thiểu về hiệu suất của họ. Các nhà lãnh đạo phải có một tầm nhìn rõ ràng và cụ thể, cùng với một mô tả dứt khoát về các công việc cần thiết và loại người để lấp đầy những công việc đó để có một đội ngũ sản xuất.
Thành viên nhóm cần rõ ràng mong đợi
Một khi nhân viên được thuê, hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm của bạn biết cụ thể những gì họ phải làm và làm thế nào và khi nào họ có nghĩa vụ phải làm điều đó.
Quan trọng nhất, mỗi thành viên trong nhóm phải hiểu tại sao họ làm những gì họ làm. Họ cần phải biết làm thế nào những gì họ làm phù hợp với tầm nhìn mà bạn đang tạo ra.
Khi mọi người nhìn thấy những gì họ làm góp phần vào tổng nỗ lực, họ dễ dàng hơn để tập hợp xung quanh nguyên nhân và xem mục đích của họ. Các nhóm có mục đích và cảm nhận sự đóng góp của họ cho mục đích, có xu hướng không bị phân tâm và lãng phí thời gian trong công việc.
Đặt, mong đợi và đo lường hiệu suất mong đợi
Các nhà lãnh đạo cần phải nhận ra làm thế nào để thiết lập và giao tiếp kỳ vọng hiệu suất thực tế cho những gì cần phải được thực hiện. Sau khi thiết lập và truyền đạt, nhà lãnh đạo phải tuân theo và giữ cho nhóm chịu trách nhiệm đáp ứng những kỳ vọng đó.
Kỳ vọng cho phép bạn đo lường kết quả. Nếu bạn không thể đo lường kết quả, thì bạn không thể quản lý quy trình để đạt được kết quả mong muốn. Trong trường hợp không có kỳ vọng hoặc bất kỳ nỗ lực nào để giữ mọi người có trách nhiệm gặp họ, nhóm sẽ đặt ra những kỳ vọng của riêng họ và chỉ đáp ứng những kỳ vọng mà họ đặt ra cho bản thân.
Nếu nhân viên biết rằng hiệu suất của họ đang được đo khách quan, nhất quán và theo cách xây dựng, họ ít có khả năng đi lang thang và lãng phí thời gian.
Nó không bao giờ về quản lý thời gian
Như tôi đã đề cập ngay từ đầu, giải pháp chống lại nhân viên lãng phí thời gian tại nơi làm việc bắt đầu với bạn, người lãnh đạo và cả những kỳ vọng và trách nhiệm mà bạn thiết lập. Hãy rõ ràng, giải pháp không liên quan gì đến quản lý thời gian bởi vì bạn không thể quản lý thời gian - nó chỉ tiếp tục di chuyển.
Những gì bạn có thể quản lý là bạn và cách bạn sử dụng thời gian có sẵn tại nơi làm việc. Tôi gọi đó là bạn quản lý. Dành thời gian để dạy cho nhóm của bạn về việc bạn quản lý kết hợp với mọi thứ khác được thảo luận ở đây và sau đó đứng lại và để họ làm những gì họ cần và muốn làm.