Danh sách kỹ năng trợ lý văn phòng và trách nhiệm

by Alison Doyle

Danh sách kỹ năng trợ lý văn phòng cho hồ sơ, thư xin việc và phỏng vấn

Nhân viên trợ giúp văn phòng đôi khi được gọi là thư ký hoặc trợ lý hành chính, nhưng những gì họ làm là hỗ trợ trong hoạt động của một văn phòng. Cho dù văn phòng thuộc về một công ty luật, một thực hành y tế, một cơ sở giáo dục, hoặc một công ty, nhu cầu là tương tự; ai đó phải nộp hồ sơ, duy trì lịch trình, và chăm sóc truyền thông thường xuyên thay mặt cho những người sử dụng văn phòng.

Ai đó có thể là bạn.

Trách nhiệm công việc trợ lý văn phòng

Trong khi các vị trí trợ lý văn phòng thường tương tự nhau, công việc vẫn còn thay đổi - nó chỉ thay đổi từng ngày, thay vì từ văn phòng đến văn phòng. Hôm nay bạn có thể hoạt động như một nhân viên tiếp tân, ngày mai có thể yêu cầu sửa chữa máy in, và một ngày sau đó, bạn sẽ phải mang toàn bộ tủ hồ sơ vào thế kỷ 21. Bạn sẽ cần một kỹ năng rất rộng để thành công.

Trợ lý văn phòng là một trong những anh hùng vô danh của thế giới kinh doanh, bởi vì khi bạn làm đúng công việc của bạn, không ai nhận thấy. Văn phòng dường như tự chạy. Nhưng một số người thích công việc linh hoạt nhưng có nhịp độ nhanh, cảm giác là trung tâm của mọi thứ. Và một thư ký tốt vẫn có thể tìm được việc ở hầu hết mọi nơi, trong bất kỳ loại tổ chức nào.

Cách sử dụng Danh sách kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong suốt quá trình tìm kiếm công việc của mình.

Đầu tiên, tên của các kỹ năng này hoạt động như các từ khóa, vì vậy hãy sử dụng nhiều nhất có thể khi viết sơ yếu lý lịch của bạn. Đừng dựa vào việc thuê người giám sát để tìm ra rằng bạn có những gì họ muốn, hãy nói trực tiếp với họ.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng các từ khóa tương tự này trong thư xin việc của bạn . Tập trung cụ thể vào những người mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn quan tâm nhất.

Bạn sẽ phải làm nghiên cứu của bạn, bởi vì trong khi công việc trợ lý văn phòng thường tương tự, việc tuyển dụng người giám sát thay đổi theo mức độ ưu tiên của họ. Mô tả công việc có thể sẽ bao gồm một danh sách các kỹ năng cần thiết. Chú ý đến nó.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng thảo luận này để lên kế hoạch phỏng vấn . Hãy chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng ít nhất một ví dụ cho một thời gian bạn đã chứng minh mỗi trong số 6 kỹ năng hàng đầu được liệt kê ở đây.

Nó cũng có thể giúp xem lại danh sách các kỹ năng của chúng tôi được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng .

Sáu kỹ năng trợ lý văn phòng hàng đầu

Dưới đây là danh sách sáu kỹ năng quan trọng hàng đầu cho trợ lý văn phòng, cũng như danh sách các kỹ năng mà người sử dụng lao động có thể mong đợi bạn có.

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói: Giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng cho một trợ lý văn phòng. Bạn sẽ phải tương tác với người giám sát của bạn, nhân viên văn phòng đồng nghiệp, các chuyên gia bạn hỗ trợ, và có thể là khách hàng hoặc người trong các văn phòng khác của cùng một tổ chức. Tất cả các bạn làm việc như một nhóm, và bạn là trung tâm truyền thông chính của nó. Bạn sẽ cần phải vui vẻ, hữu ích, thông tin đầy đủ, nói rõ, và một người nghe giỏi mỗi ngày.
Kỹ năng giao tiếp viết: Hầu hết các trợ lý văn phòng viết rất nhiều. Họ có thể viết ghi nhớ, điền vào biểu mẫu hoặc thư nháp hoặc email. Một số tạo nội dung cho trang web của công ty hoặc chỉnh sửa văn bản cho người khác. Rõ ràng, giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp là phải.

Thân thiện: Trợ lý văn phòng có thể là người đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy khi vào văn phòng. Nếu người cư ngụ chính của văn phòng xảy ra vào lúc này, trợ lý văn phòng có thể là người duy nhất mà khách truy cập tương tác. Bạn phải sẵn sàng chào đón mọi khách truy cập bằng một nụ cười và một từ tốt bụng và giúp họ với bất cứ điều gì họ cần cho đến khi bạn có thể. Vì vậy, các kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết.
Kỹ năng công nghệ: Trong những ngày cũ, các thư ký đã viết rất nhiều. Thời gian đã thay đổi và do đó có công nghệ, nhưng trợ lý văn phòng vẫn có thể mong đợi dành nhiều thời gian trước bàn phím. Thay vì một máy đánh chữ, bạn sẽ phải biết cách của bạn xung quanh một loạt các ứng dụng phần mềm. Biết làm thế nào để làm một số hỗ trợ kỹ thuật ánh sáng và làm thế nào để sửa chữa một máy in recalcitrant không làm tổn thương, một trong hai.

Tổ chức: Trợ lý văn phòng phải được tổ chức cực kỳ hiệu quả để sắp xếp nhiều nhiệm vụ của họ. Bạn cũng sẽ cần phải giúp giữ cho những người khác được tổ chức, từ việc duy trì lịch để giữ cho văn phòng có trật tự.
Kỹ năng giải quyết vấn đề : Giải quyết vấn đề , hoặc kỹ năng tư duy phê phán , rất quan trọng đối với bất kỳ trợ lý văn phòng nào, vì bạn thường sẽ là người khác đến với các câu hỏi hoặc vấn đề.