Trả lời Khi nhà tuyển dụng tiềm năng yêu cầu tham khảo
Trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu là một doanh nghiệp phức tạp. Sợ bị trả thù và kiện tụng khiến nhiều chủ nhân không đáp ứng được. Những đề xuất này sẽ giúp bạn trả lời hợp lý để tham khảo các yêu cầu kiểm tra đồng thời bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty bạn và nhân viên hiện tại của bạn.
Trước tiên, hãy tuân theo chính sách được thiết lập của công ty bạn. Nhiều công ty yêu cầu các nhà quản lý gửi yêu cầu tham chiếu bằng văn bản tới Nhân sự .
Tuy nhiên, nếu tham chiếu của người quản lý là tích cực, bạn có thể đồng ý để người quản lý cung cấp tài liệu tham khảo bằng lời nói trực tiếp cho chủ nhân.
Bất cứ điều gì được gửi dưới dạng văn bản phải đến từ Nhân sự , hoặc nhân viên nhân sự nên xem xét phản ứng về tính nhất quán và bảo vệ lợi ích tốt nhất của công ty. Một định dạng kiểm tra tham chiếu chung yêu cầu bạn cung cấp thông tin này về nhân viên cũ.
- Chức vụ , và đôi khi, trách nhiệm công việc,
- Lương thực lãnh,
- Ngày tháng làm việc,
- Cung cấp danh sách kiểm tra yêu cầu chủ nhân cũ xếp hạng các đặc điểm như "làm việc nhóm" và "đáng tin cậy".
Giấy tờ này là tốt nhất còn lại để Nhân sự - ít nhất, yêu cầu nhân viên nhân sự để xem xét bất kỳ phản ứng bằng văn bản bạn có thể nghĩ đến việc gửi. Không trả lời các câu hỏi yêu cầu bạn xếp hạng số lượng nhân viên cũ trên bất kỳ khía cạnh nào về đặc điểm công việc hoặc công việc của họ.
Xếp hạng số không thể so sánh được dựa trên bất kỳ ý nghĩa được chia sẻ nào về định nghĩa của cụm từ, cũng không phải là ý nghĩa của các con số trên thang số được xác định trên các biểu mẫu này.
Vì vậy, tốt nhất, nó là giao tiếp thiếu sót. Tệ nhất, nó có thể làm tổn thương triển vọng công việc của nhân viên cũ của bạn.
Thứ hai, hãy kiểm tra để đảm bảo chữ ký của nhân viên cũ, cho phép kiểm tra tham chiếu , là trên giấy tờ được gửi bởi công ty yêu cầu. Nếu không có sự cho phép chữ ký của nhân viên cũ, bạn không nên cung cấp bất kỳ thông tin nào về nhân viên.
Trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu có tham chiếu tích cực
Nếu người quản lý có thể, với ít đặt chỗ, giới thiệu nhân viên cũ, tham khảo ý kiến với nhân viên nhân sự, người quản lý có thể trả lời cuộc gọi đến chủ nhân hỏi . Khi trả lời cuộc gọi điện thoại, người quản lý phải chắc chắn rằng chữ ký của nhân viên cho phép kiểm tra tham chiếu có trong hồ sơ với Human Resources trước khi trả lời điện thoại.
Khi một nhân viên cũ là một nhân viên tốt và để lại công ty của bạn về điều kiện tốt (có lẽ một người phối ngẫu di dời và khoảng cách không phải là giao hoán), bạn muốn cung cấp cho nhân viên cũ trợ giúp để tìm một vị trí mới.
Hoặc, có lẽ bạn đã được sử dụng như là một tài liệu tham khảo của một nhân viên báo cáo cho bạn cùng một lúc, mặc dù không phải gần đây nhất. Nếu bạn có ý kiến tích cực để thực hiện về nhân viên, bạn có thể trả lời người sử dụng lao động tiềm năng với những ý kiến tích cực mà bạn có thể đóng góp.
Kiểm tra các câu hỏi bạn không muốn chạm
Chỉ trả lời các câu hỏi mà bạn cảm thấy thoải mái khi trả lời nếu bạn nhận được một cuộc gọi hoặc tài liệu yêu cầu tham chiếu. Người quản lý chỉ nên nói chuyện với các lĩnh vực kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mà anh ta có kiến thức trực tiếp. Có một số câu hỏi mà người quản lý không nên trả lời:
- Câu hỏi mẫu: Dự đoán liệu nhân viên cũ của bạn có thành công ở vị trí mà họ đang được xem xét hay không. (Có một quả cầu pha lê, bất cứ ai?) Bạn không thể trả lời câu hỏi này. Ngay cả khi vị trí có vẻ tương tự, bạn không thể dự đoán được đồng nghiệp, văn hóa của chủ nhân, mối quan hệ của họ với khách hàng hay vô số yếu tố giúp nhân viên thành công hay không.
Câu trả lời hay: Khi nhân viên làm việc cho tôi, ở vị trí của cô ấy với công ty tôi, cô ấy là một người đóng góp mạnh mẽ mà công việc của họ được đánh giá cao. - Câu hỏi mẫu: Điểm yếu của nhân viên là gì?
Câu trả lời hay: Cô ấy không có điểm yếu đáng nói đến đã ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của mình một cách có ý nghĩa khi cô ấy làm việc cho tôi. - Câu hỏi mẫu: Tại sao nhân viên rời khỏi vị trí mà cô báo cáo cho bạn?
Trả lời tốt: Cô ấy tìm kiếm trách nhiệm cao hơn và làm tròn kiến thức của mình về công ty và sản phẩm của chúng tôi.
Câu trả lời hay: Cô ấy rời tổ chức của chúng tôi vì những lý do cá nhân quan trọng với cô ấy.
Đây là các loại câu hỏi kiểm tra tham chiếu mà một chủ nhân tiềm năng sẽ hỏi nếu bạn trả lại cuộc gọi điện thoại kiểm tra tham chiếu.
Trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu: Không tích cực
Nếu nhân viên rời công ty của bạn dưới đám mây, cho dù nhân viên không phù hợp với công việc của họ , nhân viên không đóng góp vì lý do khác hoặc không thể quản lý, hãy tham khảo cuộc gọi hoặc biểu mẫu tới nhân viên của Nhân sự để có phản hồi tiêu chuẩn.
Đôi khi có những trường hợp bất thường xung quanh một nhân viên rời khỏi công ty của bạn. Có lẽ một nhân viên đang xem nội dung khiêu dâm trên máy tính của anh ấy - vâng, anh ấy đã yêu cầu Giám đốc nhân sự của mình làm một trong những tài liệu tham khảo của anh ấy. Một cựu nhân viên khác có thể đã đe dọa bạo lực hoặc phạm một hành động bạo lực trong khi công ty của bạn thuê làm việc.
Trong khi những nhân viên cũ này hiếm khi liệt kê công ty của bạn làm tài liệu tham khảo, hãy chuẩn bị sẵn sàng. Các cuộc gọi này sẽ được gửi đến nhân viên nhân sự để có phản hồi tiêu chuẩn.
Có một báo trước ở đây, tuy nhiên. Nói chuyện với luật sư của bạn trước khi trả lời bất kỳ kiểm tra tham chiếu nào về một nhân viên có khả năng bạo lực. Nếu bạn không tiết lộ hành vi bạo lực cho một chủ nhân tiềm năng và nhân viên cũ cam kết hành động bạo lực trong khi sử dụng lao động mới, công ty của bạn có thể phải chịu trách nhiệm vì không tiết lộ thông tin này. Vì vậy, hãy kiểm tra với luật sư của bạn trong bất kỳ trường hợp bất thường mà bạn chia tay với một nhân viên.
Khi một nhân viên cũ yêu cầu một thư tham khảo chung
Cung cấp cho nhân viên cũ một lá thư tham khảo chung chung không được khuyến khích. Khi một tài liệu tồn tại, nó tồn tại mãi mãi. Nhân viên tương lai đã cung cấp bản sao văn phòng nhân sự của các lá thư đã được 10 và 20 năm lỗi thời, đôi khi hầu như không đọc được từ nhiều phiên sao chụp.
Sau một thời gian nhất định trôi qua — bạn không biết nhân viên cũ của bạn đã trở thành nhân viên nào - trừ phi anh ta hoặc cô ta là ngoại lệ hiếm hoi giữ liên lạc. Và, bạn không bao giờ biết làm thế nào nhân viên sẽ sử dụng thư của bạn hoặc cách từ của bạn sẽ được giải thích bởi các nhà tuyển dụng tiềm năng. Áp dụng chính sách cho biết người quản lý không bao giờ viết thư tham khảo chung chung.
Thông báo cho nhân viên cũ rằng công ty của bạn sẽ vui lòng cung cấp xác nhận việc làm từ Nhân sự cho các nhà tuyển dụng cụ thể, những người yêu cầu trực tiếp.
Những suy nghĩ cuối cùng về việc đáp ứng yêu cầu kiểm tra tham chiếu
Rất ít nhân viên đặt mục tiêu thất bại trong công việc. Tuy nhiên, nhân viên làm thất bại và các công ty và nhân viên làm một phần. Hãy ghi nhớ khi bạn được yêu cầu tham chiếu rằng mỗi nhân viên cũ xứng đáng có cơ hội để bắt đầu lại.
Có lẽ cựu nhân viên đã không phù hợp với vị trí mà anh ta nắm giữ tại công ty của bạn. Văn hóa công ty của bạn có thể hoàn toàn không phù hợp với nhu cầu của nhân viên. Nhân viên có thể đã có một tầm nhìn khác cho các yêu cầu công việc của mình từ công việc của ông chủ của mình. Có lẽ cuộc sống cá nhân của anh đã được làm sáng tỏ trong nhiệm kỳ của anh với công ty của anh.
Bạn không bao giờ biết tất cả các chi tiết và lý do về lý do tại sao một nhân viên thất bại hoặc di chuyển . Thật dễ dàng với nhân viên có hiệu suất cao mà bạn hối tiếc vì đã mất việc làm tốt hơn, di chuyển trong gia đình hoặc có cơ hội mơ ước. Nó khó hơn với người biểu diễn cận biên.
Hãy trung thực hoặc cung cấp thông tin tối thiểu. Đừng làm dự đoán bóng pha lê thành công cũng như không cung cấp xếp hạng và xếp hạng số cho các thuật ngữ không xác định. Nếu cần, hãy cung cấp thông tin tối thiểu mô tả hiệu suất của nhân viên cũ. Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên nghỉ ngơi và nói chuyện với chủ nhân tiềm năng.
Các số liệu gần đây liên quan đến kiểm tra tham chiếu cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đang tham gia kiểm tra rất nghiêm túc những ngày này. Hơn 90% người sử dụng lao động kiểm tra tài liệu tham khảo. Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên cũ của bạn nghỉ ngơi — khi bạn có thể làm như vậy một cách chu đáo.