Người sử dụng lao động có thể cung cấp một lá thư giới thiệu làm theo các hướng dẫn này
Nhân viên mất dấu kiểm soát của người giám sát khi họ di chuyển, thay đổi công việc hoặc nghỉ hưu.
Các doanh nghiệp di chuyển và đóng cửa hoặc được sáp nhập hoặc mua lại. Phòng Nhân sự mất hồ sơ.
Ngay cả những nhân viên nỗ lực giữ liên lạc với người giám sát trước là tài liệu tham khảo tiềm năng và chuẩn bị tài liệu tham khảo để kiểm tra tham chiếu, có thể mất dấu người ủng hộ của họ theo thời gian. Trong một trong những nỗ lực của tôi để có được tài liệu tham khảo về một nhân viên tiềm năng, tôi tìm thấy một công ty ra khỏi kinh doanh, một giám sát viên di chuyển đến những nơi không rõ, và một giám sát viên đã chết. May mắn thay, một trong ba công ty có một văn phòng nhân sự có hồ sơ về nhân viên và có thể xác nhận chi tiết về việc làm - nhưng không có gì khác.
Tôi có cảm xúc lẫn lộn về một lá thư giới thiệu. Như tôi nêu trong Cách Trả lời Yêu cầu Kiểm tra Tham chiếu , thư giới thiệu kéo dài mãi mãi và nội dung của nó có thể không áp dụng nhiều năm sau khi thư giới thiệu được viết. Tuy nhiên, một lá thư giới thiệu là một món quà tiềm năng cho một nhân viên có giá trị.
Thư giới thiệu có thể tiết kiệm trong ngày. Được viết trên văn phòng phẩm của công ty, với địa chỉ và điện thoại được in rõ ràng, lá thư giới thiệu cung cấp một sự thúc đẩy đôi khi cần thiết cho thông tin đăng nhập của người nộp đơn. Là một nhà tuyển dụng, đặc biệt nếu bạn dự đoán những thay đổi, như tôi vừa mô tả, trong tình huống kinh doanh của bạn, hãy giúp nhân viên của bạn ưu tiên.
Cung cấp cho nhân viên một lá thư giới thiệu .
Viết thư giới thiệu
Thư giới thiệu có thể kéo dài mãi mãi và là ảnh chụp nhanh về hiệu suất của nhân viên tại một thời điểm nhất định. Do đó, hãy suy nghĩ và quan tâm đến cách bạn viết thư giới thiệu và thông tin mà thư giới thiệu của bạn chuyển tải. Thực hiện theo chính sách công ty của bạn liên quan đến thư giới thiệu, nếu có chính sách.
Trong mọi trường hợp, hãy yêu cầu bộ phận Nhân sự của bạn xem lại thư giới thiệu của bạn để bạn chắc chắn rằng bạn đang bảo vệ lợi ích tốt nhất của công ty bạn và của chính bạn. Viết thư giới thiệu của nhân viên theo các hướng dẫn này.
- Cung cấp thư giới thiệu về văn phòng phẩm của công ty gốc có địa chỉ in, điện thoại và thông tin liên hệ bổ sung theo định dạng thư kinh doanh chuẩn. Bạn có thể cung cấp cho nhân viên một số bản sao của thư giới thiệu về văn phòng phẩm trong một phong bì văn phòng phẩm. (Điều này có thể ngăn cản việc thực hành nhiều lần sao chép một lá thư giới thiệu - mãi mãi.)
- Địa chỉ thư giới thiệu cho chủ nhân cụ thể đang yêu cầu thư giới thiệu , hoặc người mà nhân viên dự định gửi, thư giới thiệu. Nếu thư giới thiệu là chung chung, hãy gửi thư tới: "Để ai có thể quan tâm ."
- Ký tên thư giới thiệu bằng mực và bao gồm tên, chức danh , số điện thoại và địa chỉ email của bạn .
- Bắt đầu với: Đây là thư giới thiệu cho: Tên nhân viên.
- Mô tả mối quan hệ của bạn với nhân viên, chức danh công việc của nhân viên và công việc của nhân viên. Ví dụ: “Tôi là giám sát viên của Mark khi ông làm việc với tư cách là nhà điều hành máy giao dịch có tay nghề tại Bộ phận Máy tiện tại Công cụ Alcon.”
- Đối với các thành phần chính của thư giới thiệu, mô tả các trách nhiệm chính của công việc của nhân viên. Ví dụ, “trách nhiệm chính của Mark là vận hành x máy; duy trì công cụ và thiết bị của công ty; tạo ra một khu vực làm việc an toàn và được bảo quản tốt; khắc phục sự cố chất lượng, máy và các vấn đề về hiệu năng; phục vụ như là nhà lãnh đạo đội ca ngày; ủng hộ tôi như là người giám sát thay thế trong sự vắng mặt của tôi; và là người đứng đầu nhóm tham gia của nhân viên.
- Sau đó, trong nội dung thư giới thiệu, cung cấp đánh giá tổng thể về đóng góp và giá trị của nhân viên. Tuyên bố nên phản ánh rằng đánh giá là cho hiệu suất của Mark tại một thời điểm nhất định. Ví dụ, “Mark là một nhân viên có giá trị đã đóng góp cao hơn mức chuẩn khi anh ấy làm việc trong bộ phận của tôi. Điều này là rõ ràng và được công nhận bởi nhiệm vụ của mình cho vai trò lãnh đạo. ”
- Nhà nước tại sao Mark bỏ việc làm của bạn trong thư giới thiệu nếu lý do hỗ trợ cho cơ hội việc làm tiếp theo của Mark. Ví dụ: “Đánh dấu trái Công cụ Alcon để chấp nhận vị trí của người giám sát tại một công ty khác. Một công việc giám sát sẽ không có sẵn ở đây trong nhiều năm. ”
- Kết thúc thư giới thiệu trên một lưu ý tích cực. Ví dụ, "Chúng tôi rất tiếc khi thấy Mark đi nhưng chúc anh ấy tất cả những gì tốt nhất trong công việc mới của mình với tư cách là người giám sát."
- Cuối cùng, nói rằng nhà tuyển dụng tiềm năng có thể liên lạc với bạn nếu họ cần thêm thông tin. Ký tên và hoàn thành thư giới thiệu.
Đây là những thành phần thích hợp của thư giới thiệu của nhân viên.
Những gì không viết trong thư giới thiệu
Một số cảnh báo nhất định được đưa ra trước khi bạn viết thư giới thiệu cho nhân viên. Khi bạn viết một lá thư giới thiệu không đưa ra tuyên bố thuộc loại này. Đừng:
- Cung cấp chi tiết mà bạn có thể không biết chắc chắn liệu họ có nằm ngoài giới hạn việc làm của nhân viên với công ty của bạn hay không. Ví dụ: không nêu tên công ty mà bạn tin rằng nhân viên đó đã đi làm. Bạn có thể không biết nếu nhân viên đã từng làm việc ở đó. Bạn đã được Mark nói rằng anh ta đã chấp nhận một công việc như một người giám sát. Thư giới thiệu của bạn không được cung cấp thông tin có khả năng xung đột có thể gây ra các vấn đề sau này cho nhân viên trong tìm kiếm việc làm của họ.
- Dự đoán trước tương lai. Hiệu suất duy nhất mà bạn có thể nhận xét là hiệu suất mà bạn đã trải nghiệm trong khi nhân viên làm việc cho bạn. Bất cứ điều gì khác là bóng tinh thể nhìn và không thích hợp cho một lá thư giới thiệu. Điều này là không phù hợp: "Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được hiệu suất giống như gương mẫu từ Mark mà chúng tôi đã làm khi ông làm việc cho Alcon Tool." Times thay đổi; cuộc sống thay đổi; các sự kiện không thể đoán trước xảy ra. Đối với bạn hoặc người sử dụng lao động tiềm năng mười năm xuống đường, điều này là không thể xác minh.
- Cung cấp thông tin cá nhân, bảo vệ hoặc bí mật của bất kỳ loại nào như tiền lương, số an sinh xã hội , chủng tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, thành phần gia đình, vấn đề y tế hoặc tuổi tác. (Một lá thư giới thiệu thực tế mà tôi từng nhận được nói rằng người giám sát chắc chắn rằng Betty sẽ cải thiện sự tham dự của cô ấy và trở thành một nhân viên xuất sắc khi ly hôn của cô ấy đã được giải quyết xong, và người chồng cũ của cô ấy đã chuyển ra ngoài tiểu bang Tôi chắc chắn rằng người giám sát có nghĩa là khuyến nghị này một cách tích cực.)
- Cung cấp bất kỳ thông tin nào khác ngoài thông tin thực tế mà bạn có thể trực tiếp, với trải nghiệm cá nhân, báo cáo.
Một bản sao của thư giới thiệu , sau khi xem xét bởi Nhân sự , nên được đặt trong hồ sơ nhân viên của nhân viên .