Giai đoạn 6 của Quản lý thay đổi: Tích hợp
Giai đoạn 6: Tích hợp
Trong giai đoạn hội nhập, tổ chức thực hiện những thay đổi mà nó đã làm việc trên "một phần trong cách chúng ta kinh doanh". Những thay đổi trở nên không thể thiếu cho cách tổ chức hoạt động.
Nhân viên có thể không còn nhớ tổ chức đã làm việc như thế nào trước những thay đổi. Hoặc, ký ức của họ đã phai mờ đến mức không quan tâm đến những cách làm việc cũ.
Để hoàn thành giai đoạn cuối cùng này, bạn phải xây dựng các thay đổi trong tất cả các hệ thống và quy trình trong tổ chức để các thay đổi là nền tảng cho cách bạn làm việc. Vì vậy, những thay đổi sẽ có tác động đến cách bạn thuê nhân viên , cách bạn cung cấp sự công nhận và những gì bạn nhận ra, và cách bạn đo lường sự thành công và đóng góp của nhân viên.
Làm mới tổ chức của bạn theo thay đổi
Trong giai đoạn khởi đầu / nhận thức và giai đoạn điều tra , bạn đã được giới thiệu với khái niệm về việc unreezing tổ chức của bạn để bạn có thể bỏ qua các mẫu hành vi cũ của bạn trước khi những thay đổi có thể xảy ra. Bạn đã gặp Kurt Lewin, người đã đưa ra những gợi ý về cách tổ chức của bạn có thể tháo gỡ để cho phép sự ra đời của những thay đổi.
Trong giai đoạn này, Lewin khuyến cáo rằng tổ chức của bạn phải khôi phục sau những thay đổi đã xảy ra. Để làm điều này, quản lý phải làm tất cả những gì có thể để ổn định tổ chức của bạn ở cấp độ mới của hoạt động. Tuy nhiên, trước khi thực hiện điều này, bạn phải đánh giá xem những thay đổi bạn đã thực hiện có đang thực hiện ở cấp độ mới mà bạn mong muốn hay không.
Thời gian trôi qua, tăng cường các thay đổi, và sự hiểu biết được yêu cầu để khôi phục lại tổ chức ở cấp độ mới. Mọi người có xu hướng rơi trở lại vùng thoải mái của những hành vi cũ, diễn tập, trừ khi các nhà quản lý và nhân viên luôn cảnh giác và liên tục hỗ trợ các hành vi mới.
Xác định nhu cầu bổ sung cho các thay đổi
Giai đoạn này có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến khi hành vi mới của nhân viên được củng cố, được công nhận và được khen thưởng. Cũng xin lưu ý rằng các thay đổi ban đầu của bạn có khả năng tạo ra nhu cầu thay đổi bổ sung.
Việc tích hợp vĩnh viễn các thay đổi vào tổ chức yêu cầu các nhà lãnh đạo và người quản lý thay đổi phải giải quyết những thay đổi bổ sung cần thiết này trong phần còn lại của tổ chức để đáp ứng các thay đổi ban đầu. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như hệ thống nào khác sẽ cần cập nhật?
Ví dụ, nếu những thay đổi bạn thực hiện liên quan đến việc di chuyển từ một nơi làm việc đầy những người đóng góp cá nhân cho sự hình thành nhân viên trong các nhóm làm việc, rất nhiều thứ sẽ cần phải thay đổi. Bạn sẽ cần phải giải quyết các phần thưởng và hệ thống nhận diện để thưởng cho nhân viên vì đã đóng góp hiệu quả với tư cách thành viên nhóm.
Bạn sẽ cần phải thay đổi hệ thống quản lý hiệu suất để củng cố tinh thần đồng đội.
Bạn sẽ cần phải thay đổi hệ thống trả lương của nhân viên để thực hiện một phần các khoản tăng hoặc tiền thưởng phụ thuộc vào đóng góp của họ cho toàn bộ nhóm. Thay vì đặt tất cả các mục tiêu riêng lẻ, bạn sẽ cần phải có mục tiêu nhóm được chia sẻ.
Thật khó để tích hợp đầy đủ các thay đổi trừ khi bạn thay đổi các quy trình làm việc khác để hỗ trợ và củng cố các thay đổi bạn đã thực hiện.
Hệ thống và quy trình cần thay đổi
Trong giai đoạn hội nhập, các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm nên tập trung vào các hệ thống sau đây.
Tuyển dụng
- Tổ chức của bạn có thể cần phải thuê nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm mới do nhu cầu hỗ trợ liên tục của những thay đổi.
- Định hướng cho nhân viên mới sẽ cần phải kết hợp các thay đổi.
- Bạn sẽ cần phải viết lại sổ tay nhân viên để kết hợp các thay đổi.
Đào tạo
- Bạn có thể cần các lớp đào tạo kỹ thuật đang diễn ra để tuyển dụng mới và nâng cấp kỹ năng của nhân viên hiện tại của bạn.
- Bạn sẽ cần phải tiếp tục đào tạo nhân viên trong quản lý thay đổi và trong bất kỳ kỹ năng quan hệ con người nào cần nâng cấp cho tổ chức đã thay đổi của bạn.
Cơ cấu tổ chức
- Đưa ra quyết định về cách bạn sẽ cần phải cấu trúc tổ chức của mình theo các thay đổi. Thực hiện một cam kết để truyền đạt những gì, tại sao, và làm thế nào của những thay đổi một cách nhanh chóng và chi tiết cho các nhân viên.
- Xem xét các phản ứng cá nhân của các thành viên tổ chức có thể mất quyền lực, thẩm quyền hoặc địa vị trong cơ cấu tổ chức mới; điều tra các cách để bù đắp hoặc cải thiện sự mất mát của họ.
Thưởng và công nhận
- Phát triển các hệ thống phần thưởng mới, bao gồm các thay đổi đối với các quy trình quản lý hiệu suất, để củng cố sự tích hợp của thay đổi vào tổ chức của bạn.
- Hãy xem xét cách thức hệ thống nhận dạng nhân viên không chính thức của bạn sẽ thưởng hoặc phản ứng với những thay đổi.
- Lập kế hoạch và kỷ niệm với nhân viên của bạn khi bạn tích hợp đầy đủ các thay đổi vào tổ chức của mình. Vâng, giai đoạn thứ sáu này xứng đáng được tổ chức lễ kỷ niệm ngoài những người bạn đã tổ chức trên đường đi.
Giao tiếp
- Phát triển các phương pháp tiếp cận liên tục và liên tục như các cuộc họp toàn công ty hàng tuần, các cuộc họp của bộ phận hàng tuần, cập nhật bằng văn bản trong Yammer hoặc bất kỳ hệ thống liên lạc điện tử nào bạn sử dụng.
- Cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên của bạn về trạng thái của những thay đổi về tổ chức.
- Cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên của bạn về trạng thái hiệu suất của riêng họ trong các hệ thống mới được tạo để thực hiện các thay đổi.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức không tích hợp các thay đổi?
Việc không thay đổi các quy trình và hệ thống để hỗ trợ và củng cố các thay đổi sẽ gây khó khăn hoặc không thể cho tổ chức của bạn bao giờ tích hợp đầy đủ các thay đổi. Tương tự như vậy, việc không khôi phục tổ chức của bạn thành bối cảnh thay đổi sẽ ảnh hưởng đến khả năng tích hợp các thay đổi của bạn.
Bạn không muốn có nhân viên thấy rằng bạn không nghiêm túc về việc thực hiện các thay đổi. Họ đã đầu tư năng lượng chưa kể - cả tâm linh lẫn ngược lại - trong việc di chuyển qua sáu giai đoạn thay đổi này. Nếu bạn cho phép các thay đổi giảm theo cách bên lề, bạn đang tạo môi trường trong đó nhân viên sẽ ít có khả năng hơn và thậm chí không muốn thay đổi lại trong tương lai. Hãy nhớ, đánh lừa tôi một lần, xấu hổ về ngươi, đánh lừa tôi hai lần, xấu hổ về tôi.
Nhân viên của bạn sẽ phát triển thay đổi ennui hoặc mệt mỏi nếu bạn yêu cầu họ thay đổi quá thường xuyên. Nhưng, không có gì làm chậm những thay đổi cần thiết hơn đáng kể so với những nhân viên cảm thấy bạn đã lừa chúng trong quá khứ.