Giai đoạn 4: Danh sách kiểm tra quản lý thay đổi
Giai đoạn thứ tư của thay đổi quản lý
Trong giai đoạn này của quá trình thay đổi, sự thay đổi được giới thiệu đến một phần lớn hơn của tổ chức. Các kế hoạch chi tiết được phát triển bởi nhóm thay đổi đang dẫn đầu nỗ lực.
Các đại lý thay đổi này nên tham gia càng nhiều người càng tốt trong giai đoạn lập kế hoạch. Mức độ khả năng liên quan đến các nhân viên khác của họ sẽ phụ thuộc vào quy mô và phạm vi của những thay đổi được hy vọng.
Công việc của Đội Thay đổi Lãnh đạo
Nhóm lãnh đạo thay đổi cũng cần nhận ra thực tế là các nhân viên sẽ trải nghiệm những thay đổi theo nhiều cách khác nhau. Họ sẽ phản ứng một cách chuyên nghiệp với sự ra đời của những thay đổi, nhưng quan trọng hơn, họ sẽ phản ứng với những thay đổi ở cấp độ cá nhân - và điều này có thể là phản ứng mạnh nhất của tất cả.
Điều này là do nhân viên cần phải đi qua bốn giai đoạn phản ứng cá nhân để thay đổi trước khi họ sẵn sàng chấp nhận và tích hợp các thay đổi. Trong khi một số nhân viên sẽ di chuyển qua tất cả bốn giai đoạn trong mười phút; các nhân viên khác sẽ mất nhiều tháng để đi qua cùng một con đường.
Những gì giới thiệu về sự thay đổi cần phải hoàn thành
Ở giai đoạn giới thiệu này, nhóm lãnh đạo thay đổi cần đảm bảo rằng các sáng kiến sau đây được thực hiện.
- Xác định vai trò và công việc sẽ phải thay đổi như thế nào.
- Cung cấp giáo dục chung cho tổ chức để mọi người hiểu ý nghĩa của thay đổi đối với tổ chức và cách thay đổi sẽ được quản lý .
- Lập kế hoạch các buổi đào tạo cần thiết cho nhân viên để chia sẻ các kỳ vọng thay đổi và các thông số với toàn bộ tổ chức. Đào tạo cụ thể cho công việc và phòng ban cũng thường cần thiết
- Xác định các nhà quản lý hoặc nhóm dự án nội bộ hoặc phòng ban để giúp tích hợp các thay đổi nếu cần.
- Cung cấp các cơ hội đào tạo nhân viên khác, khi cần thiết, vì vậy nhân viên được trang bị để thực hiện các thay đổi cần thiết. Chúng có thể bao gồm:
- Đào tạo kỹ thuật để thay đổi công việc,
- Đào tạo giám sát và quản lý —cho biết về những thay đổi và kỳ vọng cũng như trong bất kỳ kỹ năng quản lý nào cần tăng cường,
—Giáo dục quản lý dự án,
—Thay đổi đào tạo quản lý và
- Đào tạo quan hệ nhân sự như xây dựng đội ngũ và lãnh đạo cuộc họp . - Bắt đầu lập kế hoạch thay đổi trong phần thưởng và cơ cấu nhận dạng và công nhận của tổ chức để thay đổi song song và khen thưởng hỗ trợ nỗ lực đổi mới.
- Xây dựng trong cơ chế phản hồi để nhân viên biết sự thay đổi đang tiến triển như thế nào. Tăng cường giao tiếp gấp 100 lần.
- Cung cấp hậu quả cho việc chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi — theo thời gian, nhưng không quá nhiều thời gian. Bắt đầu với phần thưởng và sự công nhận cho những người được chấp thuận thay đổi sớm.
- Cung cấp những cách để nói lời tạm biệt với những cách cũ và cam kết với những cách thức kinh doanh mới. Đây được gọi là nghi lễ và họ là một động lực mạnh mẽ. Trong một tổ chức khi các nhân viên cảnh sát chấp nhận hoàn toàn chính sách cộng đồng, các nhân viên đường phố đã viết ra tất cả các cách mà trước đây họ đã tương tác với cộng đồng của họ. Một khi họ đã viết ra tất cả các phương pháp cũ, họ ném các giấy tờ vào thùng rác và đặt giấy tờ lên lửa. Một sự buông xả mạnh mẽ.
Giới thiệu Thay đổi để Xây dựng Cam kết Nhân viên
Mọi người phản ứng với sự thay đổi theo nhiều cách khác nhau. Mức độ mà nhân viên sẽ hỗ trợ và cam kết thay đổi mong muốn phụ thuộc một phần vào phản ứng tự nhiên của họ để thay đổi và một phần về cách thay đổi được giới thiệu.
Bạn có thể khuyến khích mọi người đăng ký những thay đổi bạn muốn thực hiện bằng cách áp dụng các ý tưởng quản lý thay đổi sau đây bất cứ khi nào thay đổi được giới thiệu trong tổ chức của bạn. (Những đề xuất này được chuyển thể từ những ý tưởng của Tiến sĩ Rosabeth Moss Kanter của Đại học Harvard.)
- Cung cấp một tầm nhìn về sự thay đổi với các chi tiết rõ ràng về trạng thái mới mong muốn sớm trong tiến trình.
- Thể hiện cam kết tích cực của bạn với sự thay đổi; tạo cảm giác phấn khích cho tương lai. Cam kết tích cực bao gồm giữ người có trách nhiệm và bổ ích và hỗ trợ những nỗ lực và đóng góp tích cực của nhân viên.
- Chia sẻ thông tin về các kế hoạch thay đổi ở mức độ lớn nhất có thể với tất cả nhân viên của bạn. Chia sẻ nhiều như bạn biết ngay sau khi bạn biết điều đó.
- Dành thời gian cho nhân viên trở nên quen với ý tưởng thay đổi.
- Tham gia tất cả nhân viên trong việc lập kế hoạch thay đổi.
- Chia các thay đổi lớn thành các bước nhỏ , có thể thực hiện được. Tạo các mục tiêu và mốc quan trọng có thể đo lường cụ thể cho các bước nhỏ và quy trình thay đổi tổng thể.
- Giữ bất ngờ ở mức tối thiểu . Tập trung nỗ lực vào giao tiếp hiệu quả trong mỗi giai đoạn của quá trình thay đổi để cho phép mọi người xem điều gì đang đến. Chi tiết cụ thể về tác động của thay đổi đối với cá nhân, nơi được biết đến, giúp mọi người điều chỉnh để thay đổi nhanh hơn.
- Đưa ra các tiêu chuẩn , yêu cầu và chính sách mới do những thay đổi rõ ràng.
- Cung cấp tăng cường tích cực và ưu đãi để thưởng cho những thành công ban đầu và để phục vụ như là mô hình vai trò và hành vi mong muốn từ phần còn lại của tổ chức.
Đối phó với phản ứng cá nhân để thay đổi
Hầu hết mọi người đều gắn liền với thói quen hiện tại của họ. Thực hiện thay đổi liên quan đến nhiều hơn là chỉ học các kỹ năng mới. Mọi người cần một giai đoạn chuyển tiếp để xúc động theo cách cũ và di chuyển theo hướng mới.
Bốn giai đoạn chấp nhận thay đổi là từ chối, kháng cự , thăm dò và cam kết. Để chuyển qua các giai đoạn này, khi thay đổi được giới thiệu trong tổ chức, nhân viên di chuyển từ từ chối (môi trường bên ngoài) và sau đó tới kháng chiến (môi trường nội bộ) mà cả hai đều dựa vào quá khứ.
Khi họ bắt đầu chấp nhận những thay đổi đã được giới thiệu, nhân viên chuyển sang tương lai bằng cách bước vào giai đoạn thăm dò đầu tiên, và sau đó, nếu tất cả tiền thu được theo kế hoạch, họ sẽ kết thúc giai đoạn cam kết tìm kiếm tương lai và hoàn thành giai đoạn giới thiệu thay đổi cách quản lý.
4 giai đoạn phản ứng cá nhân để thay đổi trong quá trình giới thiệu
Nhân viên đi qua bốn giai đoạn trên đường của họ để cam kết những thay đổi mà tổ chức đã giới thiệu. Hãy nhớ rằng bốn giai đoạn này đang xảy ra trong giai đoạn thứ tư của sáu giai đoạn mà bạn sẽ trải nghiệm trong một quá trình thay đổi. Đây là những gì xảy ra ở từng giai đoạn.
1. Từ chối: Sự thay đổi chưa thực sự đối với nhân viên. Không có gì xảy ra mà được nhìn thấy bởi các nhân viên cá nhân. Công việc vẫn tiếp tục như bình thường. Cá nhân có thể nghĩ những suy nghĩ như, "Sự thay đổi này sẽ biến mất nếu tôi bỏ qua nó."
"Tổ chức sẽ thay đổi ý định của nó." "Nó sẽ không xảy ra với tôi." "Họ không thể mong đợi tôi để tìm hiểu điều đó." "Nhưng, chúng tôi đã luôn luôn làm theo cách này." Và, "Tôi" m quá già để bắt đầu lại làm điều này theo một cách khác. ”
2. Kháng cự: Nhân viên trải nghiệm sự tức giận, nghi ngờ, lo âu và những cảm xúc tiêu cực khác. Họ có xu hướng tập trung vào trải nghiệm cá nhân của họ về tác động của thay đổi thay vì cách nó có thể giúp tổ chức của họ.
Năng suất và sản lượng có thể giảm. Bạn có thể gặp phải sự phản kháng từ các nhân viên như giận dữ, thanh nhạc, có thể nhìn thấy được, có thể nhìn thấy, bỏ rơi, đối đầu và đáng sợ. Kháng chiến cũng có thể im lặng, buồn tẻ, rút lui, phi ngôn ngữ, ẩn giấu, phá hoại và phá hoại.
Cả hai tồn tại và bạn phải được chuẩn bị để đối phó với cả hai hình thức kháng chiến .
3. Thăm dò: Mọi người bắt đầu tập trung vào tương lai và về những thay đổi thực sự có thể giúp họ như thế nào. Họ mong muốn tìm hiểu và hiểu được tác động của những thay đổi về công việc và phạm vi ảnh hưởng của họ. Giai đoạn này có thể gây căng thẳng khi nhân viên tìm kiếm những cách thức mới để hành xử và liên hệ với nhau.
Tại thời điểm này, mọi người cũng nhận ra rằng sự thay đổi đó sẽ không biến mất. Vì vậy, ngay cả khi họ vẫn cảm thấy không được hỗ trợ, họ tìm cách để tạo ra sự thay đổi tốt nhất cho cá nhân họ và trong công việc của họ.
4. Cam kết: Nhân viên đã đăng ký thay đổi và sẵn sàng tiến lên kế hoạch hành động. Năng suất và cảm xúc tích cực trở lại.
Tóm lại, Giai đoạn Giới thiệu về Quản lý Thay đổi là thách thức, phản ứng và căng thẳng — nhưng cũng thú vị, tiếp thêm sinh lực và tăng cường. Những mẹo và đề xuất này sẽ giúp bạn có hiệu quả và chuyên nghiệp đối phó với việc giới thiệu các thay đổi trong tổ chức của bạn.