Định nghĩa và mô tả HRIS
Thường được đóng gói như một cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số hình thức HRIS và mọi HRIS đều có các khả năng khác nhau.
Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên khả năng bạn cần trong công ty của bạn. Khi HRIS ngày càng trở nên tinh vi, sự lựa chọn đã trở thành đủ để làm tê liệt một bộ phận nhân sự .
Những cân nhắc chính khi bạn xem xét các tùy chọn HRIS của bạn
Việc lựa chọn HRIS là một tình huống căng thẳng vì có rất nhiều lựa chọn tồn tại. Chọn các tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn tại công ty bạn là một thách thức. Vượt qua các thông tin được cung cấp bởi mỗi hệ thống là thách thức, quá.
Nhân viên bán hàng thường được ủy quyền nhân viên bán hàng bằng lời nói có thể cho bạn biết rằng hệ thống sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Đảm bảo bạn kiểm tra điều này với nhiều nguồn bao gồm khách hàng hiện tại, nhóm thảo luận trực tuyến, LinkedIn, các thành viên SHRM khác và đánh giá của Google.
Đây là những yếu tố khác cần xem xét khi bạn chọn HRIS của mình.
- Hãy nhớ rằng ngay cả khi công ty của bạn chỉ là một vài người ngày nay, nó có thể có gấp đôi nhiều hoặc thậm chí 10 lần mà nhiều nhân viên trong tương lai, vì vậy hãy chọn một hệ thống có thể phát triển với doanh nghiệp của bạn.
- Một yếu tố quan trọng khác mà bạn phải xem xét là nhiều HRIS có thể hoàn thành chỉ một phần của những gì bạn cần tự động hóa để thực hiện. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng các thành phần của bất kỳ tiện ích bổ sung hoặc các hệ thống bổ sung nào hoạt động cùng nhau hoàn hảo. Một lần nữa, đừng lấy từ của nhân viên bán hàng về các hệ thống làm việc cùng nhau. Làm nghiên cứu của bạn.
- Kiểm tra cũng để xem những loại đào tạo và hỗ trợ liên tục có sẵn cho nhân viên của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng lời hứa của nhà tư vấn bán hàng về đào tạo và theo dõi sau khi mua hàng được viết ngay vào hợp đồng của bạn để mua HRIS. Và, hãy kiểm tra với các tổ chức khác để chắc chắn rằng công ty bạn đã chọn có hồ sơ theo dõi về sự hỗ trợ liên tục, hữu ích.
Chức năng của các lựa chọn HRIS tốt hơn
Thông thường, Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tốt hơn (HRIS) cung cấp tổng thể:
Quản lý tất cả thông tin của nhân viên . Dữ liệu như tên, chức danh, địa chỉ và tiền lương là khởi đầu cơ bản. Tiền lương và lịch sử vị trí, cấu trúc báo cáo, lịch sử đánh giá hiệu suất và thông tin nhân viên quan trọng khác.
Các tài liệu liên quan đến công ty như sổ tay nhân viên, thủ tục sơ tán khẩn cấp và hướng dẫn an toàn.
Quản lý lợi ích bao gồm đăng ký , thay đổi trạng thái và cập nhật thông tin cá nhân. Trong một hệ thống lý tưởng, bạn có thể cho phép nhân viên tra cứu và xem xét thông tin của riêng họ, bao gồm theo dõi kỳ nghỉ.
Hoàn thành tích hợp với bảng lương và phần mềm tài chính và hệ thống kế toán khác của công ty . Khi chúng được kết nối, bạn có thể đảm bảo rằng tiền lương là chính xác.
Không bao giờ có sự ngắt kết nối giữa mức lương chính thức và thông tin mà bảng lương có. Nếu các hệ thống không tích hợp, thật dễ dàng để cập nhật một mức lương trong một hệ thống và không phải ở một hệ thống khác.
Quản lý theo dõi và tiếp tục người nộp đơn : Khi hệ thống của bạn liền mạch, nhà tuyển dụng có thể nhấp vào nút đã thuê và tất cả thông tin từ người nộp đơn được chuyển giao cho nhân viên của mọi thứ. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian vì nhập dữ liệu và giấy tờ của bạn thực tế biến mất.
Nếu người nộp đơn đăng ký thông tin riêng của mình khi đăng ký, bạn có thể đảm bảo tính chính xác. Nếu thư đề nghị được tạo ra từ cùng một hệ thống như hệ thống bảng lương, tiền lương sẽ khớp hoàn hảo và không có sự hiểu lầm.
Kế hoạch phát triển hiệu suất: Nó không chỉ đủ để có kế hoạch, nếu chúng được ghi lại trong một hệ thống trung tâm, sau đó họ có thể dễ dàng theo dõi nhân viên từ vị trí này đến vị trí khác.
Lãnh đạo cao cấp có thể chạy báo cáo để xem mọi người đang ở đâu và những gì các ông chủ cá nhân của họ đang lên kế hoạch về kế hoạch kế vị cho tương lai của họ.
Hành động kỷ luật: Điều quan trọng là phải theo dõi ai đã bị đình chỉ, hạ cấp, hoặc có những hành động tiêu cực khác đối với họ được ghi nhận — ngay cả sau khi nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Khi một công ty gọi và yêu cầu một nhân viên tham khảo trước đây , thật dễ dàng cho một quản trị viên trong bộ phận nhân sự tra cứu và báo cáo xem liệu người đó có đủ điều kiện để tái hợp hay không.
Hồ sơ đào tạo: Điều này đặc biệt quan trọng trong một công ty có yêu cầu chứng nhận và giấy phép. Ở các công ty khác, hồ sơ đào tạo có thể không có mức độ quan trọng, nhưng bạn vẫn có thể thấy rằng việc có thông tin hữu ích khi bạn phát triển nhân viên của mình, một yếu tố quan trọng mà họ muốn làm việc.
Tóm lại, HRIS phục vụ hiệu quả nhất các công ty theo dõi thông tin này:
- tham dự và sử dụng PTO ,
- tăng lương và lịch sử,
- trả lương và giữ các vị trí,
- kế hoạch phát triển hiệu suất ,
- đã nhận được đào tạo,
- kỷ luật đã nhận được,
- thông tin nhân viên cá nhân và đôi khi,
- quản lý và kế hoạch kế thừa nhân viên chính,
- xác định nhân viên tiềm năng cao và
- theo dõi người nộp đơn, phỏng vấn và lựa chọn.
Lợi ích của HRIS phù hợp
HRIS hiệu quả cung cấp thông tin về mọi thứ mà công ty cần theo dõi và phân tích về nhân viên, nhân viên cũ và người đăng ký. Công ty của bạn sẽ cần phải chọn một Hệ thống thông tin nguồn nhân lực và tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu công ty của bạn đang trên con đường phát triển, hãy chọn một hệ thống có thể phát triển cùng với bạn.
Việc triển khai HRIS cơ bản là không tốn kém, nhưng hãy đảm bảo rằng bất kỳ điều gì bạn triển khai đều đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty bạn. Bạn có muốn có thể chạy báo cáo doanh thu không? Đăng biểu đồ tổ chức?
Cho phép người quản lý truy cập điện tử các đánh giá hiệu suất trước đó? Bạn có muốn mọi thứ phải được thực hiện thông qua bộ phận nhân sự hay bạn muốn các nhà quản lý tự truy cập thông tin?
Với một HRIS thích hợp, nhân viên Tài nguyên Nhân lực cho phép nhân viên tự mình cập nhật các lợi ích và thay đổi địa chỉ, do đó giải phóng nhân viên nhân sự cho các chức năng chiến lược hơn . Ngoài ra, dữ liệu cần thiết cho quản lý nhân viên, phát triển kiến thức, tăng trưởng và phát triển nghề nghiệp, và điều trị bình đẳng được tạo điều kiện thuận lợi.
Cuối cùng, các nhà quản lý có thể truy cập thông tin họ cần một cách hợp pháp, có đạo đức và hỗ trợ hiệu quả sự thành công của các nhân viên báo cáo của họ. Họ có thể chạy các báo cáo của riêng họ và nhập các kế hoạch vào hệ thống để giúp tiếp nối.
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một giải pháp phần mềm hoặc trực tuyến cho việc nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và nhu cầu thông tin dữ liệu của các chức năng Nhân sự, bảng lương, quản lý và kế toán trong một doanh nghiệp.
Thường được đóng gói như một cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số hình thức HRIS và mọi HRIS đều có các khả năng khác nhau. Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên khả năng bạn cần trong công ty của bạn.