Làm cho cuộc họp ít nhàm chán để bạn hoàn thành mục đích của họ
Nếu mọi người không chú ý và tập trung, cuộc họp chỉ là một sự lãng phí thời gian của mọi người. Làm thế nào bạn có thể làm cho cuộc họp nhàm chán thú vị hơn để họ thực hiện một cái gì đó?
Dưới đây là 5 mẹo thực tế:
1. Ban SmartPhone
Vâng, điều này giống như yêu cầu mọi người ném con của họ vào hang sói trước khi đến cuộc họp. Mọi người sẽ nhấn mạnh rằng họ phải có điện thoại của họ - sau khi tất cả, một trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra. Vâng. Thế giới có thể kết thúc trong cuộc họp lập kế hoạch hàng quý của bạn, nhưng không chắc.
Vấn đề với công nghệ ngày nay là nó cho phép bạn tập trung vào những gì không ở trước mặt bạn — cuộc họp. Điều thú vị là, nếu mọi người đối diện với những người họ đang nhắn tin trong cuộc họp của bạn, họ sẽ nhắn tin cho người khác. Điện thoại nằm trong bàn làm việc .
Nếu không có điện thoại, có hai điều xảy ra trong cuộc họp của bạn. Bạn buộc phải ở lại trong hiện tại và thời gian chết được dành giao tiếp với những người tham gia khác. Tại sao điều đó quan trọng? Bởi vì bạn sẽ thấy các cuộc họp của bạn thú vị hơn khi bạn biết đồng nghiệp của mình.
Làm sao bạn biết chúng? Bằng cách nói chuyện với họ.
Bạn làm gì khi có điện thoại? Bạn không nói chuyện với những người mới.
2. Chuẩn bị, Chuẩn bị, Chuẩn bị
Một cuộc họp nơi dẫn đầu hoặc người điều hành đến trễ , không có chương trình làm việc và cánh nó, nhàm chán và tẻ nhạt. Một cuộc họp được chuẩn bị tốt có thể hấp dẫn và hấp dẫn. Khi lãnh đạo có kế hoạch và mục đích, cuộc họp sẽ thú vị hơn.
Khi không có hướng hoặc mục tiêu, cuộc họp sẽ không thú vị.
Một phần khác của việc chuẩn bị là cải thiện kỹ năng của riêng bạn. Bạn đã đến các cuộc họp hiệu quả và tương tác và làm cho bạn cảm thấy như bạn có thể đi ra ngoài và hoàn thành những điều tuyệt vời. Và, bạn đã tham dự các cuộc họp mà bạn khá chắc chắn rằng nếu bạn ngủ thiếp đi, không ai nhớ bạn, và bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng. Sự khác biệt là người điều hành cuộc họp.
Nếu cuộc họp của bạn là nhàm chán, hãy nhìn vào gương . Tìm cách cải thiện. Bạn có thể tham gia một lớp học chính thức (bộ phận nhân sự của bạn có thể giúp bạn với đề xuất), bạn có thể yêu cầu phản hồi và cố vấn từ đồng nghiệp có kỹ năng họp bạn ngưỡng mộ hoặc bạn có thể tham gia lớp học trực tuyến. Rất nhiều trợ giúp có sẵn cho bạn, và rất nhiều nó là miễn phí cho việc tham gia khi bạn muốn làm cho cuộc họp nhàm chán bình thường của bạn thú vị hơn.
3. Mọi người tham gia
Tại sao mọi người nên tham gia? Vâng, bởi vì nếu sự tham gia là không cần thiết, bạn có thể xử lý toàn bộ vấn đề này qua email. Nghiêm túc. Có rất ít lần bạn cần đưa một nhóm vào để truyền đạt thông tin.
Vâng, có một số thứ như sa thải hàng loạt hoặc tái cơ cấu công ty hoàn chỉnh sẽ tốt hơn nếu bạn có người quản lý nói chuyện với cả nhóm, nhưng trong hầu hết các trường hợp, các cuộc họp phải luôn tương tác .
Tương tác như thế nào? Vâng, điều đó phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp. Nếu đó là một phiên động não , mọi người nên nói chuyện. Nếu ai đó không nói lên, hãy gọi cho người đó. Introverts có thể không thích loại cuộc họp đó - và bạn không nên làm cho các cuộc họp áp lực cao cho người hướng nội bằng cách đặt chúng ngay tại chỗ.
Nhưng văn hóa cuộc họp của bạn cần phải đảm bảo rằng mọi người tham gia vào các buổi động não này và họ nên biết rằng sự tham gia của họ là cần thiết trước.
Nếu đó là một cuộc họp lập kế hoạch, hoặc một cuộc họp thiết lập mục tiêu , hoặc thậm chí một cuộc họp báo cáo hàng quý, cần có thời gian cho đầu vào, cho dù đặt câu hỏi hoặc đưa ra nhận xét. Khí quyển cần khuyến khích sự tham gia, nhưng với một vài giới hạn (xem bên dưới).
4. Đừng để bất kỳ ai thống trị
Nếu bạn đang dẫn đầu cuộc họp , điều tự nhiên là bạn nên nói nhiều nhất.
Sau khi bạn, mặc dù, bạn không muốn một người khác để thống trị cuộc trò chuyện. Điều đó có thể làm cho một cuộc họp tẻ nhạt. Hãy nhớ chuyển hướng nhận xét và gọi cho những người bạn biết là các chuyên gia trong khu vực để khuếch tán một người nói chuyện bắt buộc.
Ví dụ, khi Jane đưa ra nhận xét thứ tư của cô và bắt đầu đi một phần năm, hãy cắt ngang cô ấy càng tốt bằng cách nói, “Cảm ơn, Jane, chúng tôi biết vị trí của anh. Tôi muốn nghe Karen nói gì. Và, Jim và Bob vẫn chưa có cơ hội để nói chuyện.
Đôi khi, bạn sẽ phải nói chuyện với Janes của văn phòng của bạn trước một cuộc họp để nhắc nhở họ rằng điểm đến với nhau như một nhóm là chia sẻ ý tưởng với mọi người và nếu cô ấy thống trị, cuộc họp sẽ không thành công. Hoặc, ngay lập tức sau cuộc họp cũng hoạt động tốt, vì bạn sẽ có các ví dụ mới nếu cần.
Những người đã dành thời gian để tham dự một cuộc họp mang lại kiến thức và kinh nghiệm của họ xứng đáng có cơ hội để nói chuyện và chia sẻ ý kiến của họ. Là người lãnh đạo, bạn có thể học cách kiểm soát hành vi làm suy yếu cuộc họp .
5. Tạo các mục có thể thao tác
Một cuộc họp kết thúc mà không có hành động nào chỉ là phí thời gian . Đó là một bãi chứa thông tin, trong trường hợp đó một cuộc họp không phải là cách tốt nhất để tiếp tục. Một cuộc họp thú vị và thú vị kết thúc với những điều mà mọi người có thể và cần phải làm - hoặc để tiếp tục mục tiêu cá nhân của họ hoặc mục tiêu của công ty hoặc, lý tưởng, cả hai. Nếu mọi người không bước đi khi biết bước tiếp theo của họ là gì, thì cuộc họp không thành công.
Ngoài việc có các mục có thể thao tác, cần phải theo dõi. Điều này có thể diễn ra trong một cuộc họp thứ hai hoặc riêng lẻ, nhưng nó phải xảy ra. Mọi người sẽ điều chỉnh nếu họ biết rằng các mục hành động là tất cả để hiển thị.
Các cuộc họp sẽ không bao giờ thay thế các chuyến đi đến Disneyland để phấn khích, nhưng bạn có thể làm cho chúng trở nên thú vị và thú vị và hiệu quả hơn. Thực hiện năm thay đổi này và bạn sẽ làm cho các cuộc họp nhàm chán thông thường của bạn trở nên thú vị hơn cho những người tham dự. Và, đó là một điều tốt cho sự thành công của tổ chức bạn.