Các cuộc họp một đối một đảm bảo việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của bạn
Dưới đây là bảy cách để tận dụng tối đa các cuộc họp trực tiếp với nhân viên của bạn.
1. Tiến độ mục tiêu
Ngoài các cuộc họp riêng tư thường xuyên, bạn nên có mục tiêu hiệu suất hàng năm tại chỗ. Lập kế hoạch phát triển hiệu suất không chỉ là để vượt qua những thành công và thất bại của năm ngoái; nó đặt mục tiêu và mục tiêu cho năm nay. Bạn sẽ tham khảo những mục tiêu này trong suốt cả năm.
Mỗi lần bạn gặp gỡ nhân viên của mình, bạn sẽ xem xét các mục tiêu này và xem họ đang tiến triển như thế nào để đạt được chúng. Nhân viên của bạn sẽ luôn luôn biết những gì được mong đợi của họ và bạn sẽ luôn luôn biết nơi họ đứng tương đối với tiến bộ cần thiết.
2. Thay đổi mục tiêu
Điều này có vẻ như trái ngược với điểm trên, nhưng các mục tiêu được đặt ra trong tháng 12 không phải lúc nào cũng có ý nghĩa trong tháng Bảy. Các công ty sắp xếp lại, khách hàng rời khỏi tổ chức của bạn và khách hàng mới tham gia. Nhân viên bỏ thuốc lá, và thay thế được thuê. Các dự án bị giết và các dự án mới được thêm vào. Nói cách khác, đừng ngại thay đổi kế hoạch ban đầu.
Khi bạn ngồi xuống với các nhân viên và nhìn vào các mục tiêu và một mục tiêu không có ý nghĩa, hãy vứt nó đi. Không có tội. Loại bỏ nó và thêm một cái mới, nếu thích hợp. Bây giờ, nếu một mục tiêu không còn có ý nghĩa bởi vì nhân viên của bạn đã đạt được mục tiêu, sau đó chúc mừng cô ấy và đưa nó ra khỏi danh sách.
3. Hỏi về sự hỗ trợ cần thiết
Một cuộc họp một lần là thời điểm lý tưởng để hỏi nhân viên nơi cô ấy cần giúp đỡ .
Một dự án phức tạp có thể cần thêm nhân lực. Cô ấy có thể làm việc với một đồng nghiệp là kẻ bắt nạt và giật mình. Cô ấy chỉ phát hiện ra rằng cô ấy mang thai và sẽ cần thời gian nghỉ cho các cuộc hẹn của bác sĩ. Nhưng, hãy cẩn thận - đừng hỏi về nhu cầu nếu bạn sẽ bỏ qua chúng khi chúng được xác định.
Đừng có yêu cầu giúp đỡ như là một dấu hiệu cho thấy nhân viên của bạn không có khả năng thực hiện công việc của mình. Mọi người cần sự giúp đỡ, và tốt hơn là bạn nên tạo ra một môi trường mở, hỗ trợ hơn là chờ đợi cho đến khi có một thảm họa mà bạn phải dành cho việc sửa chữa cuối tuần của mình.
4. Kế hoạch nghề nghiệp
Trong khi tập trung của bạn là ngày nhận được công việc làm ngày hôm nay, nhân viên của bạn đang quan tâm đến tương lai của họ. Mặc dù đây không phải là trọng tâm của mọi người trong một cuộc họp, lập kế hoạch nghề nghiệp là một phần quan trọng trong các cuộc họp thường lệ. Điều này là vì lợi ích của bạn cũng như lợi ích của nhân viên của bạn.
Bạn muốn biết nơi cô ấy muốn đi , và bạn sẽ muốn giúp cô ấy trên con đường đó. Tại sao? Bởi vì điều tốt nhất bạn có thể làm cho công ty của bạn là giúp giữ lại những nhân viên tốt nhất . Điều đó bao gồm tăng trưởng nghề nghiệp - rất ít người muốn ở cùng một công việc mãi mãi.
Vì vậy, hãy nói về những gì nhân viên của bạn cần làm và học cách kiếm được một chương trình khuyến mãi hoặc chuẩn bị chuyển sang một loại công việc khác.
5. Khen ngợi
Mọi người đều muốn nghe khi họ thành công . Trong khi thời gian tốt nhất để khen ngợi một nhân viên là trong thời điểm này, ("Hey, trình bày tuyệt vời!" Hoặc "Tôi chỉ nhìn thấy bạn xử lý mà khách hàng đáng ghét hoàn toàn. Tuyệt vời công việc!") Quản lý không phải là ở khắp mọi nơi cùng một lúc.
Hãy chắc chắn rằng bạn khen ngợi nhân viên của bạn cho những thành tựu của họ. Giữ cho mắt và tai của bạn mở ra cho các báo cáo về công việc tốt. Nếu một người khác nói, "Này, Jane đã làm một công việc tuyệt vời ngày hôm qua," viết nó xuống và mang nó lên với cô ấy tại một của bạn trên một. (Đây cũng là tài liệu tuyệt vời để bạn thực hiện điều chỉnh lương dựa trên hiệu suất của mình.)
6. Sửa chữa
Cùng với việc ca ngợi, những điều chỉnh cần phải xảy ra . Giống như lời khen ngợi, hầu hết các phản hồi này là hiệu quả hơn khi được đưa ra trong thời điểm này - nếu thích hợp. Trừ khi một tình huống khẩn cấp và nguy hiểm, bạn cần phải sửa chữa riêng tư.
(Có thể la lên với một nhân viên để lấy bình chữa cháy để dập lửa, nhưng không sao để hét lên với nhân viên trước mặt khách hàng và nhân viên khác vì ngăn tiền của cô ấy ngắn.)
Các cuộc họp trực tiếp là thời gian để ngồi xuống và cung cấp các chỉnh sửa và lời khuyên.
Các chỉnh sửa mà bạn cung cấp có thể nằm trong số các yêu cầu cầu kỳ (“chúng tôi có tiêu chuẩn công ty sử dụng Times New Roman cho báo cáo, vui lòng thay đổi báo cáo của bạn”), cho các đặc điểm cá tính đang gây ra sự cố ( “Tôi nhận thấy rằng bạn chỉ trích đồng nghiệp của mình . Nếu bạn có thắc mắc về một đồng nghiệp, hãy mang chúng đến cho tôi, và tôi sẽ xử lý chúng. Công việc của bạn là làm X, Y và Z. Đừng quan tâm đến công việc của Jane.)
Những lời chỉ trích nên luôn luôn giúp đỡ hơn là trừng phạt - ít nhất là lúc đầu. Không người quản lý nào nên mong đợi sự hoàn hảo. Tuy nhiên, có một số hành động có thể cần “trừng phạt”. Nếu một nhân viên bị trễ kinh niên, bạn có thể cần phải tạo một kế hoạch cải tiến hiệu suất . Nếu một nhân viên đang bắt nạt các nhân viên khác, bạn có thể cần phải ghi vào hồ sơ nhân sự của mình và đồng hành với biện pháp kỷ luật này với tư vấn chuyên sâu .
Thường trực một-on-những người cho phép bạn theo kịp với những tình huống như vậy không có gì được ra khỏi bàn tay. Ví dụ, bạn sẽ không bao giờ bị bắt nạt tại nơi làm việc vì bạn sẽ sửa chữa các vấn đề tại dấu hiệu đầu tiên của họ, và nếu sửa chữa không hiệu quả, bạn đang ghi lại một trường hợp mạnh mẽ để chấm dứt việc làm.
7. Bài tập mới
Mặc dù bạn không phải chờ một cuộc họp trực tiếp để chỉ định một nhiệm vụ hoặc mục tiêu mới cho nhân viên , nhưng đây thường là nơi tốt nhất để thảo luận về một dự án mới. Nó cung cấp cho bạn thời gian để trình bày toàn bộ dự án và cho nhân viên của bạn để đặt câu hỏi để khi cô rời khỏi văn phòng của bạn, cô ấy đã sẵn sàng để đi.
Cô ấy cũng có thể đưa ra mối quan tâm và ý tưởng có thể làm cho dự án chạy trơn tru hơn. Cô cũng cần phải hiểu số lượng thẩm quyền và quyền tự chủ mà cô có thể thực hiện trong việc ra quyết định của mình. Cuối cùng, nhân viên cần phải tạo ra với bạn một con đường quan trọng xác định thời gian khi bạn sẽ cần phản hồi về tiến trình của mình trong suốt cuộc họp của bạn.
Bạn nên tổ chức cuộc họp trực tiếp một lần?
Không có câu trả lời duy nhất bao gồm tất cả các dự phòng. Nó phụ thuộc vào số lượng nhân viên bạn có , loại công việc bạn làm, mức độ hỗ trợ mà nhân viên của bạn cần và lịch biểu của bạn. Đôi khi, 15 phút mỗi ngày một lần, mỗi tháng một lần, là đủ để giữ trên đầu trang của tất cả mọi thứ.
Đôi khi bạn có thể cần một giờ mỗi tuần để hoàn thành bảy mục tiêu nêu trên. Nếu bạn mới tham gia các cuộc họp trực tiếp, hãy bắt đầu với mỗi tuần khác trong nửa giờ và điều chỉnh lên hoặc xuống khi cần. Bạn không cần phải lên lịch cùng một lượng thời gian cho mỗi nhân viên, mặc dù bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn không ưa một nhân viên nào khác .
Khi bạn nhận được thói quen của các cuộc hẹn thường xuyên với các báo cáo trực tiếp của bạn, bạn sẽ thấy rằng bộ phận của bạn chạy trơn tru hơn. Nhân viên của bạn sẽ biết họ cần làm gì và bạn sẽ biết mình cần làm gì để giúp họ.
Và, nếu bạn chưa nắm giữ chúng — hãy lên lịch cuộc hẹn riêng với sếp của bạn theo định kỳ. Bạn sẽ được hưởng lợi từ thời gian này đối mặt với ông chủ của bạn, giống như nhân viên của bạn được hưởng lợi từ thời gian họ dành riêng từng người một với bạn.